অফিসের সেক্রেটারি প্রেরণ কার্যক্রমও সম্পাদন করেন। তাঁর মাধ্যমেই প্রাথমিক যোগাযোগ এবং সরকারী টেলিফোন যোগাযোগ পরিচালিত হয়। আপনার সংস্থার প্রথম ধারণাটি যে আপনার সাথে যোগাযোগ করবে সে নির্ভর করে সচিব ফোনে কীভাবে দক্ষতার সাথে এবং পেশাদারভাবে যোগাযোগ করেন তার উপর। সুতরাং, কলগুলির উত্তর দেওয়ার জন্য, সচিবকে ব্যবসায়ের শিষ্টাচার জানতে হবে।
নির্দেশনা
ধাপ 1
সর্বদা আপনার আবেগ এবং মেজাজ নিয়ন্ত্রণ করুন। আপনি যত মজা বা দুঃখ পেয়েছেন তা নয়, ফোনটি তোলা, আপনাকে অবশ্যই বিচক্ষণ ও ব্যবসায়ের মত হতে হবে। আপনার স্বর সমান, শান্ত এবং দানশীল হওয়া উচিত। যদি আপনি কাছে যাওয়ার তাড়াহুড়ো করেন এবং শ্বাস ছাড়েন, তবে অভিবাদন বলার আগে বেশ কয়েকটি গভীর শ্বাস এবং অবসন্নতা নিন যাতে আপনার শ্বাস প্রশ্বাস স্বাভাবিক হয়।
ধাপ ২
আপনি যখন কোনও কল পান, হ্যান্ডসেটের অন্য প্রান্তটি আপনাকে কী বলে তার অপেক্ষা না করে সর্বদা প্রথমে কথোপকথনটি শুরু করুন। এটি একটি প্রমিত ভূমিকা এবং শুভেচ্ছা হওয়া উচিত। হ্যালো বলুন এবং আপনার আন্তঃসমাধ্যমকৃত সংস্থার নাম দিন। তিনি নিজেকে পরিচয় করিয়ে দেননি, ক্ষমা চান, আপনি কার সাথে কথা বলছেন তা জিজ্ঞাসা করুন।
ধাপ 3
আপনার কোম্পানির বিভাগগুলি দ্বারা সম্পাদিত সমস্যাগুলি এবং ফাংশন সম্পর্কে জানুন এবং গ্রাহক এবং গ্রাহকদের কাছ থেকে আগত কলগুলি সঠিকভাবে ফরোয়ার্ড করার জন্য নির্দিষ্ট বিশেষজ্ঞ দ্বারা সমাধান করা হয়েছে। কল স্থানান্তর করার সময়, আপনি যার সাথে আপনি আপনার টেলিফোন কথোপকথক সংযোগ করছেন সেই বিশেষজ্ঞের নাম এবং উপাধি বলুন। আপনি যে কর্মচারীর কাছে কলটি স্যুইচ করেছেন, তার কাছে কলারের নাম এবং তিনি যে আবেদন করেছিলেন সে সম্পর্কে বলুন। আপনার পরামর্শদাতার কাজগুলি গ্রহণ করা উচিত নয়, এমনকি যদি আপনি এটি ভালভাবে করতে পারেন তবে সেই ব্যক্তিকে তার সমস্যাগুলি সেই বিশেষজ্ঞদের সাথে সমাধান করতে দিন যাহা এটি করার জন্য অনুমোদিত are
পদক্ষেপ 4
এই জাতীয় প্রশ্ন উঠলে আপনি ব্যাকগ্রাউন্ডের তথ্য সরবরাহ করতে পারেন: আপনার সংস্থার পুরো নাম, পদবি, পরিচালকের প্রথম নাম এবং পরিচালকের পৃষ্ঠপোষকতা, তার প্রতিনিধি এবং বিভাগীয় প্রধান, অফিসের ঠিকানা। পরিচালক যার সাথে তিনি সর্বদা মুক্ত থাকবেন তার একটি পৃথক তালিকা তৈরি করুন এবং তার সাথে একমত হন।
পদক্ষেপ 5
একটি কল লগ রাখতে ভুলবেন না। আপনাকে যা জানাতে বলা হচ্ছে তা লিখুন, মেমোরির উপর নির্ভর করবেন না, যাতে কোনও গুরুত্বপূর্ণ কিছু ভুলে না যায়। সমস্ত তথ্য অবশ্যই তাদের উদ্দেশ্যে জানাতে হবে যার উদ্দেশ্যে এটি করা হয়েছিল। যে ব্যক্তি কল করছে তার প্রতিষ্ঠানের নাম বা শেষ নাম এবং প্রথম নাম উল্লেখ করুন, আপনি যে ফোন নম্বরটি কল করতে পারেন তার নাম্বার, তারিখ এবং সময়টি লিখুন।
