একটি সভা ব্যবসায়িক যোগাযোগের একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ এবং দায়িত্বশীল ফর্ম; এটি কেবল একটি সভা নয় যেখানে মতামতের আদান-প্রদান হয়। সভাটি, একটি নিয়ম হিসাবে, আগাম প্রস্তুত করা হয় এবং এর বিষয়টি একটি বা একাধিক ইস্যুগুলির সমাধানের জন্য উত্সর্গীকৃত হয় যা তাদের অস্পষ্ট ব্যাখ্যা মুছে ফেলার জন্য এবং সম্মতিতে আসতে সম্মিলিতভাবে আলোচনা করা দরকার। অতএব, সভার মিনিটগুলি রাখা খুব গুরুত্বপূর্ণ, যা এর অগ্রগতি এবং যে সিদ্ধান্ত নিয়েছে তা লিপিবদ্ধ করবে।
নির্দেশনা
ধাপ 1
মিনিটগুলি কার্যকর করার ভিত্তি হ'ল খসড়া নোটগুলি, যা সভার সময় বিশেষভাবে নিযুক্ত সচিব দ্বারা "হাতে" রাখা হয়। একটি ভিত্তি হিসাবে, সভার প্রতিলিপি বা শব্দ রেকর্ডিং এবং সেই অংশগুলি যা তার অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা প্রস্তুত করা হয়েছিল সেগুলিও ব্যবহার করা যেতে পারে: প্রতিবেদনগুলির তথ্য, তথ্য নোট, খসড়া সিদ্ধান্ত, এজেন্ডা এবং আমন্ত্রিতদের একটি তালিকা।
ধাপ ২
প্রোটোকলে, সংস্থার নাম, সংখ্যা এবং তারিখ এবং নথির ধরণটি নির্দিষ্ট করে তা নিশ্চিত করুন। এর শেষে অবশ্যই সচিব এবং সভার অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা স্বাক্ষর করতে হবে, যার ফলে এটির বিষয়বস্তুর যথাযথতা নিশ্চিত করে।
ধাপ 3
সভার মিনিটের পাঠ্যে প্রাথমিক এবং প্রধান অংশ থাকা উচিত। সূচনা অংশে সভার চেয়ারম্যান ও সচিবের নাম তালিকাভুক্ত করুন এবং এতে জড়িত কর্মকর্তাদের তালিকা দিন। যদি এই সংখ্যাটি 15 এর বেশি হয়, তবে একটি পৃথক তালিকা তৈরি করা হবে, যাতে পাঠ্যে কোনও লিঙ্ক দেওয়ার বিষয়ে নিশ্চিত হন। প্রবর্তক অংশে, সভায় আলোচিত এজেন্ডার সমস্ত আইটেমের তালিকাবদ্ধ করুন, স্পিকার এবং তার অবস্থান নির্দেশ করে। সর্বাধিক জরুরি থেকে শুরু করে বিষয়গুলিকে গুরুত্বের সাথে এজেন্ডায় রাখা হয় on
পদক্ষেপ 4
প্রোটোকলের মূল অংশে, প্রতিটি প্রশ্ন পৃথকভাবে পবিত্র করা হয়, প্রত্যেকটির জন্য উপস্থাপনের একক পরিকল্পনা রয়েছে: কোন প্রশ্নটি শোনা হয়েছিল, কে কথা বলেছেন, কী সিদ্ধান্ত নিয়েছিলেন বা সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছিল। "শোনো" বিভাগে, স্পিকারের নামটি নির্দেশ করুন এবং তার বক্তৃতার একটি সংক্ষিপ্তসার বা তার পাঠ্যের একটি লিঙ্ক, যদি এটি কাগজের আকারে পাওয়া যায়।
পদক্ষেপ 5
"স্পিকার" বিভাগে, স্পিকারগুলির তালিকা তৈরি করুন এবং স্পিকারের কাছে প্রশ্নগুলি সহ তাদের উপস্থাপনের একটি সংক্ষিপ্ত রূপের রূপরেখা দিন। "সমাধান করা" বিভাগে, এই সমস্যার যোগ্যতা নিয়ে নেওয়া সিদ্ধান্তটি লিখুন। সংক্ষিপ্ত এবং স্পষ্টভাবে এটিকে সূচনা করুন, এর সারমর্মটি ব্যাখ্যা এবং অস্পষ্টতার অনুমতি দেওয়া উচিত নয়। প্রশ্নটি কোনও ভোটে দেওয়া হয়েছিল এমন পরিস্থিতিতে, ফলাফলগুলি প্রতিফলিত করুন।
পদক্ষেপ 6
সাইন ইন এবং মিনিট তারিখ। এর তারিখটি ইভেন্টের তারিখ, যা প্রোটোকলে প্রতিফলিত হয় এবং এই নথিটি তৈরির তারিখ নয়।
