যে কোনও বৈঠকের সিদ্ধান্তটি কেবল কয়েক মিনিটের মধ্যে আনুষ্ঠানিকভাবে অবৈধভাবে বাধ্যতামূলক। পিতামাতার সভা, বাড়ির মালিক বা শেয়ারহোল্ডারদের মিটিংগুলির মিনিট অবশ্যই সামগ্রীতে পৃথক হয় তবে ফর্মটির প্রয়োজনীয়তা সর্বদা প্রায় একই থাকে।
একটি খসড়া লিখুন
কোনও মিটিংয়ের সময় কম্পিউটারে টাইপ করা সবসময় সুবিধাজনক নয়, তাই খসড়াটিতে প্রথমে কয়েক মিনিট লেখা যেতে পারে। সভাটি শুরুর আগে কিছু তথ্য প্রবেশ করা যেতে পারে। উপরে "মিনিট" শব্দটি লিখুন, ঠিক নীচে - সভার নাম এবং তারিখ। এমনকি বামদিকে নীচের দিকে, "যোগ দেওয়া" শব্দটি লিখুন। যদি কোনও যোগ্য বা সাধারণ সংখ্যাগরিষ্ঠ রোস্টারের দ্বারা সিদ্ধান্ত গৃহীত হয়, তবে কত লোক উপস্থিত থাকতে হবে তা নির্দেশ করুন indicate এটি গুরুত্বপূর্ণ, উদাহরণস্বরূপ, যখন বাড়ির মালিকদের কোনও সভার কথা আসে তখন কীভাবে বাড়িটি পরিচালনা করতে হবে, বড় মেরামত করার জন্য অর্থ সংগ্রহ করতে হবে ইত্যাদি সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিতে হবে must নীচে আপনার এজেন্ডা লিখুন। আপনি যে বিষয়গুলি সম্পর্কে এখনও অবগত নন সেগুলি নিয়ে যদি আপনি আলোচনা করতে চান তবে আইটেমটি "বিবিধ" যোগ করুন। কিছু ক্ষেত্রে, সময়সীমা নির্দিষ্ট করা উচিত।
সভা শুরু হওয়ার পরে
কত জন উপস্থিত আছেন এবং কতজন থাকতে হবে তা লিখুন। কর্মসূচির আওতায়, “শ্রবণ” শব্দটি লিখুন এবং একটি কোলন রাখুন। প্রশ্নগুলি, স্পিকারের নাম এবং বক্তৃতার একটি সংক্ষিপ্তসার লিখে প্রতিটি পয়েন্ট লিখে দিন। স্পিকারদের তাদের বক্তৃতা আগাম জমা দেওয়ার জন্য বলা যেতে পারে। প্রতিটি উপস্থাপকের কাছে যে প্রশ্নগুলি করা হয়েছিল তার মিনিটের মধ্যে এবং উত্তরগুলি রেকর্ড করুন। সমাধানগুলির জন্য, এগুলি প্রতিটি প্রশ্নের পরে বা প্রোটোকলের নীচে একক ব্লক হিসাবে প্রবেশ করা যেতে পারে। নিশ্চিত করুন যে কতজন লোক "পক্ষে", "বিরুদ্ধে" ভোট দিয়েছে, কতজন বর্জন করেছে। সিদ্ধান্তের অধীনে চেয়ারম্যান ও সচিবের নাম লিখুন এবং তারিখটি রাখুন। কিছু ক্ষেত্রে, প্রেসিডিয়ামের সমস্ত সদস্যের নাম উল্লেখ করা প্রয়োজন।
কম্পিউটারে পাঠ্য টাইপ করুন
কম্পিউটারে টাইপ করার সময় সচিব সাধারণত পাঠ্য সম্পাদনা করেন। এটিকে সম্পাদন করার চেষ্টা করুন যাতে এটি অর্থটি না ভঙ্গ করে। এটি বিশেষত সিদ্ধান্তের ক্ষেত্রে সত্য। প্রোটোকল নিবন্ধনের জন্য কোনও অভিন্ন ফর্ম নেই, তবে নিম্নলিখিত বিধিগুলি সাধারণত প্রয়োগ হয়:
- পাঠ্যটি এক বা দেড় ব্যবধানের সাথে 14 পয়েন্ট আকারে টাইপ করা হয়;
- মূল পাঠ্য প্রান্তিককরণ - উভয় পক্ষের;
- শিরোনাম প্রান্তিককরণ - কেন্দ্রিক, উপস্থিতদের সংখ্যা - ডান;
- অনুচ্ছেদে একটি লাল রেখা দিয়ে শুরু।
পাঠ্যটি টাইপ করুন, চেয়ারম্যান ও সেক্রেটারির স্বাক্ষরের জন্য স্থান ছেড়ে দিতে ভুলবেন না, পাশাপাশি স্বাক্ষরের প্রতিলিপিও রাখুন। নীচে তারিখটি রাখুন। কয়েক মিনিট মুদ্রণ করুন এবং চেয়ারম্যান এবং সচিব এটি স্বাক্ষর করুন। অনুপস্থিতিতে একটি সভা অনুষ্ঠিত হয় যখন মামলা আছে। এক্ষেত্রে বক্তৃতার পাঠ্য লেখা হয় না। বাকি প্রোটোকলটি একইভাবে আঁকা।
