সভার ফলাফলগুলির জন্য কয়েক মিনিটের আকারে ডকুমেন্টারি রেকর্ডিং প্রয়োজন। এই নথির খসড়া তৈরি করার সময়, আলোচনার মূল পয়েন্টটি প্রতিফলিত করা গুরুত্বপূর্ণ, পুরো আলোচনাটিকে যথাসম্ভব সংক্ষেপে উপস্থাপন করা।
সভার সেক্রেটারি মিটিংয়ের পরে কয়েক মিনিট বেরিয়ে আসে, যাদের অবশ্যই আলোচনার সময় নোট তৈরি করতে হবে, বা ডিকাফোন রেকর্ড রাখতে হবে। সম্ভাব্য বিরোধগুলি সমাধানের জন্য দ্বিতীয় বিকল্পটি সর্বাধিক অনুকূল।
দৃশ্যত, নথিতে নিম্নলিখিত অংশগুলি রয়েছে:
- সাধারণ জ্ঞাতব্য;
- সভার কার্যসূচি;
- আলোচনা এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণ।
সাধারণ জ্ঞাতব্য
তথ্যের এই ব্লকে শিরোনাম, অবস্থান (শহর, তারিখ, সভার সময়), উপস্থিত ব্যক্তিদের একটি তালিকা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। সভার শিরোনাম শিরোনাম। উদাহরণস্বরূপ, কর্মীদের বিষয়ে ওয়ার্কিং গ্রুপের একটি সভা। তারিখ এবং সময় ব্লকটি সরাসরি অনুষ্ঠিত বৈঠক সম্পর্কে তথ্য নির্দেশ করে এবং প্রোটোকলে স্বাক্ষরের তারিখ সম্পর্কে নয়।
যদি সভা স্থায়ী কাঠামো (কমিশন, ওয়ার্কিং গ্রুপ, ইত্যাদি) দ্বারা অনুষ্ঠিত হয়, তবে সাধারণ তথ্য সভার স্থায়ী চেয়ারম্যান এবং সচিবের পুরো নাম নির্দেশ করে।
উপস্থিতদের তালিকা আঁকার সময়, আমন্ত্রিতদের অবস্থান ও কাজের জায়গাগুলির নাম উল্লেখ করা উচিত। তথ্যের এই ব্লকটি "উপস্থাপন" শব্দটি দিয়ে শুরু হয়। যে সভায় ভোট দেওয়ার ব্যবস্থা করা হয়, সেই মুহুর্তে উপস্থিত ব্যক্তিরা দুটি দলে বিভক্ত হয় - ভোট দেওয়ার অধিকার এবং ভোটে অংশ নেওয়ার অধিকার ছাড়াই।
সভা বিষয়সূচি
সভার আগেই সভার এজেন্ডা তৈরি হয়। তবে, ব্যতিক্রমগুলি রয়েছে, উদাহরণস্বরূপ - জরুরি সভাগুলির জন্য। এই ব্লকটি স্পিকার এবং প্রতিবেদনের সময়সীমা উল্লেখ না করে সভার সমস্যাগুলি তালিকাভুক্ত করে। এমনকি যদি একটি বিষয়ে আলোচনা করার জন্য সভাটি আহ্বান করা হয়, তবে এটি দলিলের শিরোনামে অন্তর্ভুক্ত নয়, তবে একটি এজেন্ডার আকারে তৈরি করা হয়েছে।
বক্তৃতার সময়সীমা অনুসারে উপস্থাপিত এজেন্ডা স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনুমোদিত হতে পারে বা চেয়ারম্যানের দ্বারা ভোট দিতে পারে। সেক্ষেত্রে সভার এজেন্ডা অনুমোদনের প্রশ্নে আলোচনা শুরু হয়। যদি কোনও আপত্তি না থাকে, তবে কয়েক মিনিটের মধ্যেই এই জাতীয় সিদ্ধান্তটি নীচে হিসাবে আনুষ্ঠানিকভাবে প্রেরণ করা হয়: "কার্যসূচিতে সম্মতি দেওয়ার বিষয়টি একটি ভোটে ফেলে দেওয়া হয়েছে।" ফর্মটিতে ভোট দেওয়ার ফলাফল নিম্নলিখিত: "ভোট দিয়েছেন: জন্য - (ভোটের সংখ্যা), বিপক্ষে - না, বিরত থাকা - না""
আলোচনা এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণ
প্রশ্নগুলির বৃহত্তম ব্লকটি আলোচনার কোর্সটি প্রতিবিম্বিত করার জন্য সংরক্ষিত। এজেন্ডাটির প্রতিটি ইস্যু পৃথক ব্লকে রাখা হয়, এজেন্ডা থেকে শব্দটি শুরু করে। এটি নিম্নলিখিত প্রতিবেদনের পরে অনুসরণ করা হয়, যা নিম্নলিখিত ফর্মটিতে তৈরি করা হয়েছে: "শুনেছেন: (স্পিকারের পুরো নাম)"। অভিজ্ঞ অনুবাদকরা বক্তৃতাগুলি অনুলিপি না করার জন্য, তবে সাধারণ অর্থটি রেখে যাওয়ার পরামর্শ দেন, যা বেশ কয়েকটি বাক্যে প্রকাশ করা যেতে পারে। প্রতিবেদনের বেশিরভাগ অর্থ সংরক্ষণ করা যদি গুরুত্বপূর্ণ হয় তবে আপনি নথির পাঠ্যসূচিতে একটি উল্লেখ রেখে প্রবন্ধের প্রবন্ধে প্রেজেন্টাল থেকে উপস্থাপনা থেকে অংশের বক্তব্য বা অংশগুলি উদ্ধৃত করতে পারেন।
এটিই আলোচনার কোর্সের প্রতিচ্ছবিতে প্রযোজ্য। যদি বেশ কয়েকটি বক্তা একই দৃষ্টিকোণ মেনে চলে, তবে তাদের বক্তৃতাগুলি নিম্নলিখিত আকারে আনুষ্ঠানিকভাবে করা যেতে পারে: "স্পিকার (স্পিকারের পুরো নাম) যারা স্পিকারের মতামতকে সমর্থন করেছিলেন"।
প্রতিটি প্রশ্নের ফলস্বরূপ, একটি সমাধান তৈরি করতে হবে। এটি খসড়া সিদ্ধান্তগুলির আগেই প্রস্তুত করা উচিত বা বৈঠকের অংশীদারদের দ্বারা আলোচনার সময় তাদের দ্বারা প্রস্তুত করা উচিত। সিদ্ধান্তগুলি নির্দিষ্ট সূত্র আকারে নেওয়া হয়, যা অবশ্যই দ্ব্যর্থহীনভাবে এবং নির্ভুলভাবে উপস্থাপন করতে হবে। বিশুদ্ধ তথ্যমূলক বক্তৃতা সংক্রান্ত সিদ্ধান্তগুলি সভায় অংশগ্রহণকারীরা বিবেচনায় নিতে পারে।
যদি সভায় কোনও ভোট দেওয়ার ব্যবস্থা করা হয়, তবে প্রতিটি ইস্যুটির কয়েক মিনিটের পরে তার ফলাফল থাকতে হবে: "সর্বসম্মতভাবে সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছিল", "সংখ্যাগরিষ্ঠ ভোটের দ্বারা সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছিল", "সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়নি।" অনুরূপ নোটগুলি করা উচিত যে বিষয়গুলিতে আলোচনা থেকে সমস্যাগুলি সরানো হয়, অন্য সভায় স্থগিত করা হয় বা স্পিকারের অনুপস্থিতির কারণে বিবেচিত হয় না।
শেষে, কয়েক মিনিটের মধ্যে প্রিজাইডিং অফিসার এবং সেক্রেটারি স্বাক্ষর করেন এবং প্রয়োজনে সভাটি পরিচালনাকারী সংস্থার সিল দ্বারা স্বীকৃত।
