সাধারণ সভায় যে সিদ্ধান্ত নেওয়া হয় তা অবশ্যই কয়েক মিনিটের মধ্যে রেকর্ড করা হয়। তবে সঠিকভাবে আনুষ্ঠানিকভাবে চালিত হলেই এগুলি কার্যকর করার জন্য গৃহীত হয়। এই ক্ষেত্রে, প্রধান প্রয়োজনীয়তা নথির সামগ্রীতে চাপিয়ে দেওয়া হয়, এবং তার ফর্মের উপরে নয়। অতএব, এটি সংকলন করার সময়, বাধ্যতামূলক তথ্য নির্দেশ করতে বিশেষ মনোযোগ দেওয়া উচিত। এই ক্ষেত্রে অযত্ন অবৈধ হিসাবে নেওয়া সিদ্ধান্তের স্বীকৃতি হুমকী দিতে পারে।
প্রয়োজনীয়
A4 কাগজ।
নির্দেশনা
ধাপ 1
শুরু করতে, অভ্যন্তরীণ ব্যবহারের জন্য কাগজপত্রের জন্য ডিজাইন করা সংস্থার লেটারহেড নিন। এটি আপনাকে নিজেরাই সংস্থার বিশদ বিবরণী পূরণ না করার মঞ্জুরি দিয়ে আপনার কাজটিকে সহজ করবে। যদি তা না হয় তবে অফিসের কাগজের সাধারণ এ 4 শীট নিন এবং সংগঠন বা সম্প্রদায়ের নামে এবং এর প্রাথমিক বিবরণটি লিখুন। এরপরে, সভার স্থান এবং সময়টি নির্দেশ করুন। "মিনিটস" নথির শিরোনামটি কেন্দ্র করে এবং এর ঠিক পরে নীচে, সংক্ষিপ্তভাবে সভার বিষয়টি বর্ণনা করুন।
ধাপ ২
সভার নির্বাচিত চেয়ারম্যান ও সেক্রেটারি নির্দিষ্ট করে নথির সূচনা অংশটি শুরু করুন। এর পরে, আপনার পুরো নাম এবং কাজের শিরোনামের একটি প্রতিলিপি দিন। তেমনিভাবে, "যোগ দিন" শব্দের পরে সভাটির বাকী অংশগ্রাহকদের তালিকাবদ্ধ করুন। যদি বড় সংখ্যক ব্যক্তি থাকে তবে তাদের নম্বর এখানে উল্লেখ করুন এবং আবেদনের একটি লিঙ্ক দিন, যাতে তারা তালিকাভুক্ত হবে। প্রবর্তক অংশের চূড়ান্ত অনুচ্ছেদটি হল এজেন্ডা। এখানে, ক্রমক্রমে, এই বৈঠকে বিবেচনার জন্য জমা দেওয়া সমস্ত বিষয় লিখুন।
ধাপ 3
ঘোষণাপত্রে সংখ্যা নির্ধারণ করে বিষয়গুলির বিবেচনার ক্রম পর্যবেক্ষণ করে এজেন্ডা অনুযায়ী মিনিটের মূল অংশটি প্রস্তুত করুন। "শোনো" বিভাগের মাধ্যমে প্রতিটি আইটেমের বিবরণ শুরু করুন, যেখানে স্পিকারের নাম উল্লেখ করা হয়েছে। "স্পিকার" বিভাগে, তাদের বার্তার পাঠ্য সরবরাহ করুন। উপসংহারে, "সিদ্ধান্ত নেওয়া" অনুচ্ছেদে গৃহীত সিদ্ধান্তগুলি লিখুন, যারা "পক্ষে", "বিরুদ্ধে" বা "বিরত" হয়েছেন তাদের সংখ্যা নির্দেশ করে।
পদক্ষেপ 4
চূড়ান্ত অংশে, সভার চেয়ারম্যান এবং সেক্রেটারির স্বাক্ষর রাখুন যিনি কয়েক মিনিট সময় বের করেন। এখানে, সাধারণ সভার সংযুক্ত লিখিত প্রতিলিপি সম্পর্কে অবহিত করুন, যদি সভার সময় মিনিটগুলি টানা না যায় তবে পরে টানা হয়।
