ব্যবসায়ের শিষ্টাচারের নিয়মগুলির জন্য সহকর্মীদের এবং অংশীদারদের কাছ থেকে প্রাপ্ত উত্তরহীন চিঠিগুলি ছাড়ার দরকার নেই। অফিসিয়াল চিঠিপত্রের একটি বিশেষ ভূমিকা নিশ্চিতকরণ পত্রে অন্তর্ভুক্ত। এই নথিতে প্রাথমিক চুক্তিগুলি, কোনও তথ্য প্রাপ্তি এবং প্রেরণের তথ্য, কোনও বিশেষ ইভেন্টে অংশ নেওয়ার ইচ্ছা ইত্যাদি স্থির করা হয় প্রতিটি ধরণের কনফার্মেশন লেটারের জন্য সুপ্রতিষ্ঠিত মূল বাক্যাংশ রয়েছে।
নির্দেশনা
ধাপ 1
একটি নিশ্চিতকরণ চিঠি লেখার জন্য একটি স্ট্যান্ডার্ড এ 4 ফর্ম প্রস্তুত করুন। উপরের বাম কোণে, আপনার সংস্থার বিষয়ে তথ্য অবশ্যই রাখবেন: পুরো নাম, জিপ কোড সহ আইনি ঠিকানা, যোগাযোগ নম্বর, প্রাথমিক রাষ্ট্র নিবন্ধকরণ নম্বর (ওজিআরএন) এবং অন্যান্য তথ্য। উপরের ডান দিকের কোণে, ঠিকানাটির ডেটাটি নির্দেশ করুন: প্রাপক সংস্থার নাম, অবস্থান, নাম এবং যে ব্যক্তির কাছে নিশ্চিতকরণ পত্র প্রেরণ করা হয়েছে তার পূর্ণাঙ্গ মেলিং ঠিকানা initial
ধাপ ২
আপনার ইমেলের শিরোনাম তৈরি করুন। এটি প্রাপকের পক্ষে এটি সনাক্তকরণ এবং আপনার সংস্থার সংরক্ষণাগারগুলিতে সংগঠিত করা আরও সহজ করে তুলবে। শিরোনামটি সংক্ষিপ্ত এবং তথ্যবহুল হতে হবে, উদাহরণস্বরূপ: "এলএলসি" এনএনএন "বা" সেমিনারে উপস্থিতি নিশ্চিত হওয়ার পরে ২২.০২.২০০২ "সরবরাহের চুক্তি প্রাপ্তির পরে"। আপনার সংস্থার বিশদগুলির নীচে বাম দিকে শিরোনামটি টাইপ করুন।
ধাপ 3
শিরোনাম থেকে 2-3 লাইন প্রস্থান করুন এবং ঠিকানাটিতে একটি বার্তা টাইপ করুন। ব্যবসায়িক অংশীদারদের অফিসিয়াল ঠিকানার মানক ফর্মটি ব্যবহার করুন: "প্রিয় ইভান ইভানোভিচ!" বা "প্রিয় মিঃ ইভানভ!"
পদক্ষেপ 4
কনফার্মেশন লেটারের মূল অংশে সংক্ষেপে এই বিষয়টি বর্ণনা করুন যে আপনার সংস্থা অ্যাড্রেসির কাছ থেকে কোনও নথি, পণ্য, পরিষেবা পেয়েছিল। শব্দগুচ্ছটি ল্যাকোনিক হওয়া উচিত এবং 1-2 বাক্যগুলির বেশি হওয়া উচিত নয়: "এএএ এলএলসি 12.02.2011 নং 34-এর সরবরাহ চুক্তির 2 (দুটি) অনুলিপি প্রাপ্তির বিষয়টি নিশ্চিত করেছে"।
পদক্ষেপ 5
যদি চিঠিটি পূর্বে পৌঁছে যাওয়া চুক্তিগুলি নিশ্চিত করে তবে আপনাকে সংক্ষেপে তাদের সারাংশ বর্ণনা করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, উদ্যোগের সাধারণ পরিচালকদের মধ্যে একটি কথোপকথন হয়েছিল, যার মধ্যে তারা পারস্পরিক উপকারী সহযোগিতা করার জন্য তাদের অভিপ্রায় প্রকাশ করেছিলেন, ২৯ শে জানুয়ারী, ২০১০-এ আলোচনার সময় অর্জন করেছিলেন। অনুগ্রহ করে একটি চুক্তি সম্পাদনের জন্য প্রয়োজনীয় নথিগুলি প্রেরণ করুন।"
পদক্ষেপ 6
কৃতজ্ঞতা প্রকাশ এবং দীর্ঘমেয়াদী সহযোগিতার জন্য আশাবাদী একটি বাক্য দিয়ে নিশ্চিতকরণ পত্রটি শেষ করুন। প্রয়োজনে আপনি চিঠির শেষে অতিরিক্ত তথ্য বা নথিও অনুরোধ করতে পারেন: "আমরা 23 মে, 2008-তে পরিবেশগত সমস্যা সংক্রান্ত সেমিনারে আমাদের অংশগ্রহণের বিষয়টি নিশ্চিত করি। দয়া করে অংশগ্রহণকারীদের প্রশ্নপত্র আমাদের ঠিকানায় প্রেরণ করুন।"
পদক্ষেপ 7
চিঠিটি সদৃশ করে মুদ্রণ করুন এবং প্রতিষ্ঠানের প্রধানের সাথে সাইন করুন। আপনি ঠিকানাটিতে একটি অনুলিপি মেইলে প্রেরণ করবেন, দ্বিতীয় - আপনার নিজের সংরক্ষণাগারে সংরক্ষণের জন্য রাখবেন।
