কখনও কখনও এটি সভার কয়েক মিনিট সময় প্রয়োজন - শেয়ারহোল্ডার, টিএসকে সদস্য, একটি পাবলিক সংস্থা বা নাগরিকদের অন্য কোনও সভা। এটি আইনী সত্তা বা পাবলিক অ্যাসোসিয়েশনের ক্রিয়াকলাপ সম্পর্কিত বিভিন্ন ইস্যুর সাথে সম্পর্কিত হতে পারে। প্রায়শই এটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলির উপরে স্পর্শ করে এবং সেখানে নেওয়া সিদ্ধান্তগুলির বৈধতা নিশ্চিত করে। সভার মিনিটগুলি একটি আইনী দস্তাবেজ, এ কারণেই এটি এত গুরুত্বপূর্ণ যে এটি সঠিকভাবে আঁকা এবং সঠিকভাবে কার্যকর করা হয়েছে।
নির্দেশনা
ধাপ 1
স্ট্যান্ডার্ড এ 4 কাগজের একটি শীট নিন, এটি শিরোনাম এবং প্রারম্ভিক অংশে নির্দেশ করুন যে এই প্রোটোকলটি কী আঁকা হয়েছিল, কোন উপলক্ষে নাগরিক বা শেয়ারধারীরা জড়ো হয়েছিল, সভার তারিখ এবং কোথায় এটি ঠিক হয়েছিল তা নির্দেশ করে।
ধাপ ২
তাঁর উপস্থিত নম্বরের সংখ্যা নির্দেশ করুন, তালিকা অনুসারে ডেটা দেওয়া হয়েছে কিনা তা চিহ্নিত করুন।
ধাপ 3
প্রাথমিক জিজ্ঞাসাবাদ বা ব্যক্তিগতভাবে মিটিংটি পরিচালনা করা যেতে পারে, কখনও কখনও সম্মিলিত ফর্ম ব্যবহার করা হয়, তাই এটি কয়েক মিনিটের মধ্যেও নির্দেশ করা উচিত।
পদক্ষেপ 4
নির্বাচিত চেয়ারম্যান ও সভার সচিবের উপাধি, নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতা কয়েক মিনিটের মধ্যে প্রতিফলিত করুন। একটি নিয়ম হিসাবে, এটি যদি কোনও সমবায় বা আবাসন সংঘের সদস্যদের সভা হয়, তবে এই সমিতির চেয়ারম্যানরা সভার চেয়ারম্যান হিসাবে কাজ করতে পারবেন না।
পদক্ষেপ 5
সর্বাধিক টিস্যু সমস্যাটি দিয়ে আপনার এজেন্ডাটি তালিকাভুক্ত করুন। এই ইস্যুতে রেকর্ড বক্তৃতা এবং বিতর্ক এর প্রতিটি পয়েন্ট দিয়ে শুরু হয়। প্রতিবেদনের মূল অংশ এবং মন্তব্যগুলি বেছে নিন, বিভিন্ন ব্যাখ্যা ব্যতীত এগুলি একটি সংক্ষিপ্ত আকারে উপস্থাপন করুন। প্রয়োজনে সভার কার্যসূচিতে কোনও নির্দিষ্ট বিষয়ে উত্সর্গীকৃত প্রতিবেদনের অনুলিপি কয়েক মিনিটের সাথে সংযুক্ত করা যেতে পারে। আলোচনায় অংশগ্রহণকারীদের সমস্ত মন্তব্য এবং বক্তব্য নাম সহ দেওয়া উচিত
পদক্ষেপ 6
ইস্যুতে নেওয়া সিদ্ধান্তটি লিখে রাখুন এবং প্রতিটি ইস্যুর ভোটের পরিসংখ্যানগুলি নির্দেশ করুন: যারা পক্ষে, বিরোধী এবং বিরত ছিলেন তাদের সংখ্যা।
পদক্ষেপ 7
এজেন্ডা আইটেমগুলির আলোচনা সমাপ্ত হওয়ার পরে, সভাটি বন্ধ ঘোষণা করা হয়েছিল এমন কয়েক মিনিটের মধ্যে প্রতিফলন করুন।
পদক্ষেপ 8
সভার চেয়ারম্যান এবং সেক্রেটারি দ্বারা কয়েক মিনিটের স্বাক্ষর করুন এবং এটি আপনার প্রতিষ্ঠানের সংরক্ষণাগারগুলির সাথে স্থায়ীভাবে ফাইল করুন।
