তাদের ক্রিয়াকলাপের সময়, অনেক উদ্যোগ তাদের কর্মীদের ব্যবসায়িক ভ্রমণে প্রেরণ করে। দেখে মনে হবে এটি জটিল কিছুই নয় - কেবল কর্মচারী কোনও কাজে গিয়ে সেখান থেকে ফিরে এসেছিল। তবে এমন একটি সাধারণ ইভেন্টের জন্য একটি বরং প্রচুর পরিমাণে ডকুমেন্টিং প্রক্রিয়া প্রয়োজন।
প্রয়োজনীয়
- - ভ্রমণ শংসাপত্র
- - পরিষেবা কার্য
- - ব্যবসায়িক ট্রিপ অর্ডার
- - অগ্রিম রিপোর্ট
- - সম্পাদিত কাজ রিপোর্ট
নির্দেশনা
ধাপ 1
কর্মচারীর ভ্রমণের উদ্দেশ্য এবং সময় বিশদ সম্পর্কিত কর্মচারীর জন্য একটি নিয়োগের কাজ সম্পূর্ণ করুন। সাধারণত, স্ট্রাকচারাল ইউনিটের প্রধান যেখানে এমন কোনও কর্মচারী ব্যবসায়ের উদ্দেশ্যে যাত্রা করছেন তার দ্বারা এই জাতীয় কোনও কাজ আঁকানো হয়। তারপরে এন্টারপ্রাইজের প্রধানের সাথে এই কাজের নিয়োগটি সই করুন, যেহেতু তিনিই এই ব্যবসায়িক ভ্রমণের সময়সীমার বিষয়ে পরবর্তী সিদ্ধান্ত নেন।
ধাপ ২
কোনও কর্মচারী ভ্রমণ আদেশ প্রস্তুত করুন। কাঠামোগত ইউনিটের প্রধানের দ্বারা জমা দেওয়া কোনও কাজের দায়িত্বের ভিত্তিতে এ জাতীয় আদেশ সাধারণত এন্টারপ্রাইজের প্রধান দ্বারা জারি করা হয়। স্বাক্ষরের বিপরীতে এই আদেশের সাথে ব্যবসায়িক ভ্রমণে যাওয়া কর্মচারীকে পরিচিত করুন।
ধাপ 3
বিজনেস ট্রিপ অর্ডারের ভিত্তিতে কর্মচারীর জন্য একটি ব্যবসায় ট্রিপ শংসাপত্র জারি করুন। এই শংসাপত্রটি কর্মচারীর গন্তব্যে পৌঁছানোর সময় এবং সেখান থেকে তার প্রস্থানের সময় নির্দেশ করে। এই চিহ্নগুলি অনুসারে, কর্মচারী ফিরে আসার পরে, তার ব্যবসায়িক ভ্রমনে ব্যয় করা আসল সময় গণনা করা হয় এবং ভ্রমণ ভাতা গণনা করা হয়।
পদক্ষেপ 4
কর্মচারীকে ভ্রমণ ব্যয়ের জন্য অগ্রিম দিন। এই জাতীয় ব্যয়গুলির মধ্যে প্রতিদিন পারিশ্রমিক প্রদান, ভ্রমণ, ভাড়া আবাসন ইত্যাদির অন্তর্ভুক্ত থাকে প্রতিদিনের ব্যয় কর্মচারীকে ব্যবসায়িক ভ্রমণের প্রতিটি দিন এবং সেই সাথে ভ্রমণের জন্য যে সমস্ত দিন ব্যয় করা হয় তার জন্য প্রদান করা হয়। কোনও কর্মচারীকে যদি দেশের অভ্যন্তরীণ ব্যবসায় ভ্রমণের জন্য প্রেরণ করা হয় তবে জাতীয় মুদ্রায় যেমন অগ্রিম প্রদান করা হয়, এবং বিদেশে যদি হয়, তবে যে দেশের মুদ্রায় তিনি ভ্রমণ করছেন সে দেশে।
পদক্ষেপ 5
ব্যবসায়িক ট্রিপ থেকে কর্মচারীর ফিরে আসার ফলাফলের ভিত্তিতে সম্পাদিত কাজের উপর একটি প্রতিবেদন আঁকুন। এই প্রতিবেদনে ভ্রমণের সময় কর্মচারী কতটা কাজ করেছেন তা দেখায় এবং দৈনিক জীবিকা ভাতা সহ এই ভ্রমণের আসল ব্যয়ও দেখায়। মূল দলিলগুলি এই জাতীয় প্রতিবেদনের সাথে সংযুক্ত থাকে, যেমন: ভ্রমণের টিকিট, হোটেলের অর্থ প্রদানের জন্য প্রাপ্তি ইত্যাদি etc. তারপরে, কর্মচারীকে অগ্রিম আকারে প্রদত্ত পরিমাণের সাথে তুলনা করে ব্যয়গুলি পুনরায় গণনা করা হয়: উদ্বৃত্ত তহবিল প্রত্যাহার করা হয় বা অতিরিক্ত অর্থ ফেরত দেওয়া হয়। কর্মচারীকে স্বাক্ষরের বিপরীতে সম্পাদিত কাজের প্রতিবেদনের তথ্য দিয়ে নিজেকে পরিচয় দিতে হবে।
