প্রতিষ্ঠানের সমস্ত নথি অবশ্যই সঠিকভাবে সংরক্ষণ করতে হবে। একটি পরিষ্কার সিস্টেম আপনাকে তাত্ক্ষণিকভাবে কাগজের সঠিক টুকরোটি খুঁজে পেতে দেয়। কিছু ধরণের নথির নিজস্ব স্টোরেজ বিধি থাকে, উদাহরণস্বরূপ, আদেশের জন্য।
প্রয়োজনীয়
ফোল্ডার, বাক্স, কাগজ, কম্পিউটার।
নির্দেশনা
ধাপ 1
একটি অর্ডার লগ তৈরি করুন যেখানে সংস্থার জন্য সমস্ত আদেশ রেকর্ড করা হবে। জার্নালটি অবশ্যই আবদ্ধ এবং সংখ্যাযুক্ত হওয়া আবশ্যক, যা পোস্ট লিপি বা পৃষ্ঠাগুলি মোছা বাদ দেয়।
ধাপ ২
জার্নালে অবশ্যই কিছু কলাম থাকতে হবে। কলামগুলির আনুমানিক সামগ্রীটি নিম্নরূপ হতে পারে: একটি কলাম যেখানে প্রবেশের সংখ্যাটি ক্রমে নির্দেশিত হয়, আদেশের তারিখ সহ কলাম, ক্রমের সংক্ষিপ্তসার সহ কলাম, ক্রম সংখ্যা সহ কলাম, কলাম যেখানে কর্মী এই আদেশের সাথে পরিচিতির জন্য একটি চিহ্ন রেখে যায়। অতিরিক্তভাবে, ক্রমের অবস্থান (ফোল্ডার বা বাক্স) নির্দেশ করে একটি কলাম যুক্ত করা যেতে পারে।
ধাপ 3
সমস্ত আদেশগুলি ফোল্ডারে সাজানো উচিত: কর্মচারীদের ভর্তি এবং বরখাস্ত করার আদেশ (কর্মীদের আদেশ), কর্মীদের প্রেরণাকে প্রতিফলিত করার আদেশ, ব্যবসায়িক ভ্রমণ এবং ছুটিতে তাদের প্রেরণ, সংগঠনের মূল কার্যক্রম প্রতিফলিত করার আদেশগুলি। যদি আদেশগুলিতে দুর্দান্ত ধারণের সময়সীমা থাকে তবে তাদের জন্য পৃথক ফোল্ডার তৈরি করা হয়।
পদক্ষেপ 4
অর্ডার স্টোরেজ সিস্টেম অবশ্যই স্পষ্ট, নিয়ন্ত্রিত এবং অর্ডারে নির্ধারিত সংখ্যার ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করতে হবে। কাজের জন্য আদেশ প্রত্যাহার করা হলে এটি বিশেষত সত্য। বিভ্রান্তি এড়াতে আপনি জব্দ হওয়া আদেশের ফটোকপি তৈরি করার পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে।
পদক্ষেপ 5
সমস্ত আদেশ অবশ্যই সংগঠনের লেটারহেডে মুদ্রিত করা উচিত। এই ক্ষেত্রে, আদেশ উপর সীল প্রয়োজন হয় না। যদি আদেশটি কাগজের একটি সরল শীটে মুদ্রিত হয়, তবে প্রতিষ্ঠানের সিল অবশ্যই এতে থাকবে।
পদক্ষেপ 6
যদি আদেশটি সংরক্ষণের জন্য এন্টারপ্রাইজ একটি বৈদ্যুতিন সিস্টেম গ্রহণ করেছে, তবে এটি অবশ্যই পুরো সংস্থা জুড়েই সমান হবে। এই দস্তাবেজে স্বাক্ষর রাখার অধিকার রয়েছে এমন কর্মচারীদের অবশ্যই বৈদ্যুতিন আদেশে অ্যাক্সেস থাকতে হবে। এই ক্ষেত্রে ইডিএস (বৈদ্যুতিন ডিজিটাল স্বাক্ষর) ব্যবহার করা খুব সুবিধাজনক। কোনও অবস্থাতেই অর্ডার লগ প্রিন্ট করার পরামর্শ দেওয়া হয়।
