কর্মীদের আদেশ আঁকানোর সময়, তাদের আইনী তাত্পর্যটিতে খুব বেশি মনোযোগ দেওয়া প্রয়োজন। আইনত বাধ্যতামূলক হওয়ার জন্য, তাদের অবশ্যই নিবন্ধের সূচী সহ বা নথির নম্বর সহ অনেকগুলি প্রয়োজনীয় বিশদ থাকতে হবে। আদেশ নিবন্ধনের নিয়মগুলি প্রতিষ্ঠানের স্থানীয় নথি দ্বারা নির্ধারিত হয়, তবে সাধারণ বিধিও রয়েছে।
নির্দেশনা
ধাপ 1
কর্মীদের আদেশের ক্রম সংখ্যাটি এটির নিবন্ধকরণ নম্বর (সূচক)। কর্মীদের জন্য সমস্ত আদেশের (আদেশ) সংখ্যাটি অফিস বর্ষের সময় প্রশাসনিক নথিগুলির প্রতিটি গ্রুপের জন্য বিশেষ রেজিস্ট্রেশন ফর্মের জন্য পৃথকভাবে রাখতে হবে।
ব্যবসায়িক বছর সাধারণত পঞ্জিকা বছর (1 জানুয়ারি - 31 ডিসেম্বর) এর সাথে মিলে যায়। তবে ব্যতিক্রমগুলি রয়েছে, উদাহরণস্বরূপ, সংস্কৃতি, শিক্ষা ইত্যাদি প্রতিষ্ঠানের, যেখানে অফিসের বছরটি 1 সেপ্টেম্বর শুরু হয় begins
ধাপ ২
শুরু করার জন্য, সমস্ত অর্ডারকে আলাদা গ্রুপে আলাদা করুন ti দীর্ঘমেয়াদী স্টোরেজ এবং স্বল্প-মেয়াদী স্টোরেজের নথিতে তাদের শেল্ফ লাইফ অনুযায়ী কাগজপত্র ভাগ করুন।
সুবিধার্থে বিপুল সংখ্যক কর্মচারী সমন্বিত বৃহত সংস্থাগুলিতে, একই স্টোরেজ পিরিয়ড সহ অর্ডারের অ্যারের মধ্যে একজাতীয় বিষয়ের উপর কয়েকটি গ্রুপ নির্বাচন করুন।
উদাহরণস্বরূপ, দীর্ঘমেয়াদী স্টোরেজ জন্য নথিগুলি গ্রুপগুলিতে বিভক্ত করা যেতে পারে: ভর্তির আদেশ, বরখাস্তের আদেশ, স্থানান্তরকরণের আদেশ। এবং স্বল্প-মেয়াদী স্টোরেজগুলির কাগজপত্রগুলি সিরিজে আলাদা করা যায়: ছুটির আদেশ, ব্যবসায়িক ভ্রমণের আদেশ orders
সংস্থাগুলিতে খুব সংখ্যক কর্মী রয়েছে, কখনও কখনও প্রতিটি বিভাগের কর্মীদের জন্য আদেশের লেটার ডিজাইনিগুলি বিকাশ করা প্রয়োজন।
ধাপ 3
তদ্ব্যতীত, আদেশের এই গ্রুপগুলির প্রত্যেককে বিশেষ ফর্মগুলিতে কর্মীদের নিবন্ধভুক্ত করুন। রেজিস্ট্রেশন ফর্ম হিসাবে, আপনি একটি জার্নাল, নিবন্ধকরণ এবং নিয়ন্ত্রণ কার্ড বা একটি বৈদ্যুতিন নথি পরিচালনা ব্যবস্থা ব্যবহার করতে পারেন। এই ফর্মগুলির প্রতিটিটির সুবিধা এবং অসুবিধা রয়েছে।
নিবন্ধকরণ এবং নিয়ন্ত্রণ কার্ড এবং ইলেকট্রনিক ফাইলিং ক্যাবিনেটগুলি, যা সাধারণত একে অপরকে নকল করে, সংগঠিত এবং অনুসন্ধানের জন্য আরও সুবিধাজনক। লগগুলি আরও তথ্যের সুরক্ষা সরবরাহ করে।
নিবন্ধীকরণের ফর্মগুলির কঠোর মান নেই তবে সাধারণত নিম্নলিখিত তথ্য থাকে:
- তারিখ;
- ক্রমের ক্রমিক সংখ্যা;
- যিনি স্বাক্ষর করেছেন (অবস্থান, উপাধি);
- ক্রমের সংক্ষিপ্তসার;
- বেস;
- পারফর্মার
পদক্ষেপ 4
এখন, ফ্রেম দ্বারা অর্ডার সংখ্যা নির্ধারণ করতে, আপনাকে কেবল সংশ্লিষ্ট জার্নালটি সন্ধান করতে হবে এবং নথিতে পরবর্তী সূচিটি নির্ধারণ করতে হবে।
