অংশীদার, সরবরাহকারী, কর্মচারী, গ্রাহকদের সাথে যোগাযোগ করার সময় সংস্থাগুলিতে একটি ব্যবসায়িক চিঠি ব্যবহার করা হয়। এই দস্তাবেজটি কোম্পানির ইতিবাচক চিত্র তৈরি করতে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। সুতরাং, ব্যবসায়ের চিঠিটি সঠিকভাবে, দক্ষতার সাথে, পরিষ্কারভাবে, পাশাপাশি সহজ এবং সহজেই রচনা করা প্রয়োজন। এটি তথ্যবহুল হতে হবে এবং প্রাপকের কাছ থেকে সংগঠনের যে লক্ষ্যটি অর্জন করা উচিত তা অনুসরণ করা উচিত। ব্যবসায়ের চিঠি কী তা বোঝার জন্য আপনাকে এর কাঠামোর ঘনিষ্ঠভাবে নজর দেওয়া উচিত।
আপনার ব্যবসায়ের চিঠির ডান কোণে, আপনার সংস্থার লোগো রাখুন। যদি সংস্থার কাছে এটি না থাকে তবে প্রতিষ্ঠানের নাম লিখুন, পাশাপাশি এর আইনী ঠিকানা এবং বাধ্যতামূলক বিশদ, যা একটি নিয়ম হিসাবে স্ট্যাম্পের মধ্যে রয়েছে। এগুলি হল টিআইএন, কেপিপি, কারেন্ট অ্যাকাউন্ট, সংবাদদাতা অ্যাকাউন্ট, বিআইকে এবং যে অ্যাকাউন্ট এবং এটিতে যে ব্যাংকটি খোলা হয়েছে সে সম্পর্কিত অন্যান্য তথ্য।
সংস্থার লোগো এবং স্ট্যাম্পের পরে, ব্যবসায়ের চিঠিটি যদি কোনও নির্দিষ্ট ব্যক্তিকে প্রেরণ করা হয় তবে প্রাপকের ব্যক্তিগত ডেটা প্রবেশ করুন। দস্তাবেজটি যখন কোম্পানিকে সম্বোধন করা হয়, তখন তার নাম, অবস্থানের ঠিকানা লিখুন।
শীটের মাঝখানে আপনার প্রাপকের কাছে একটি আবেদন লেখা উচিত। চিঠিটি যদি কোনও নির্দিষ্ট ব্যক্তিকে সম্বোধন করা হয় তবে উদাহরণস্বরূপ লিখুন: "প্রিয় পেটার এফ্রেমোভিচ!" কোনও সংস্থাকে কোনও চিঠি পাঠানো হলে নিম্নলিখিত বিকল্পটি সম্ভব: "প্রিয় অংশীদারগণ!" দয়া করে নোট করুন যে ঠিকানাটি সম্বোধন করার সময়, শব্দগুলি ছোট করা যায় না। যদি চিঠিটি ব্যক্তিগত হয় তবে আপনি এটি এ জাতীয়ভাবে লিখতে পারেন: "প্রিয় ইউরি আলবার্তোভিচ!"
ব্যবসায়ের চিঠির শুরুর দিকে প্রথমে সেই ঘটনাগুলি লিখুন যা একটি বিশেষ পরিস্থিতি তৈরি করেছিল। এরপরে, চিঠির উদ্দেশ্যটি নির্দেশ করুন। নথির এই অংশটি সাবধানতার সাথে বিবেচনা করুন। স্পষ্টত, সংক্ষিপ্তভাবে, একটি অ্যাক্সেসযোগ্য ভাষায়, একটি দাবি লিখুন, আমন্ত্রণ, অনুরোধ, প্রস্তাব, প্রতিক্রিয়া, অভিনন্দন, অনুরোধ বা অন্য উদ্দেশ্য যা আপনাকে চিঠিটি লেখার জন্য প্ররোচিত করেছিল।
তারপরে ব্যবসায়ের চিঠিটি সংক্ষিপ্ত করুন, অর্থাৎ আপনি ঠিকানা থেকে যে ফলাফলটি পেতে চান তা লিখুন। আপনি যদি উদাহরণস্বরূপ, আপনার অংশীদারকে পণ্য উপস্থাপনের জন্য আমন্ত্রণ জানান, তবে আপনার নিম্নলিখিতটি নির্দেশ করা উচিত: "আমরা আশা করি আপনি প্রদর্শনীটি পরিদর্শন করেছেন, সঠিক পণ্যটি চয়ন করুন।"
কিছু ক্ষেত্রে, দস্তাবেজগুলি ব্যবসায় চিঠির সাথে সংযুক্ত থাকে। আপনি যদি উদাহরণস্বরূপ, আপনার অংশীদারকে একটি প্রদর্শনীতে আমন্ত্রণ জানান তবে প্রাপককে এই ইভেন্টে একটি আমন্ত্রণের সাথে উপস্থাপন করতে ভুলবেন না।
আপনার ব্যবসায়ের চিঠিটি সঠিকভাবে সম্পূর্ণ করুন। এটি সাধারণত গৃহীত হয় যে আপনাকে এই শব্দগুলি লিখতে হবে: "আন্তরিকভাবে …" এবং তারপরে নথিটি আঁকানো ব্যক্তির ব্যক্তিগত ডেটা এবং পরিচিতিগুলি নির্দেশ করুন।
