একটি গঠনমূলক ব্যবসায়িক সংলাপ তৈরির বৈশিষ্ট্যগুলি যে পরিস্থিতিটি সংঘটিত হয় এবং আপনার জন্য যে লক্ষ্যগুলি নির্ধারণ করা হয় তার উপর নির্ভর করে। যাই হোক না কেন, আপনাকে কথোপকথনের প্রশ্নোত্তরগুলি এবং আরও অনেক বেশি অডিটরের কাছে আগে থেকেই চিন্তা করা উচিত।
নির্দেশনা
ধাপ 1
আজকাল, অডিটরগুলি অপ্রত্যাশিত হওয়া খুব বিরল। প্রায়শই, তারা তাদের সফরের অগ্রিম বিজ্ঞপ্তি দেয় বা এমনকি আগতদের একটি সময়সূচি থাকে - সাপ্তাহিক বা মাসিক। চেকটি কখন আসবে সেদিনটি জেনে রাখুন, প্রয়োজনীয় সমস্ত কাগজপত্র আগেই প্রস্তুত করুন এবং একটি পৃথক ফাইলে রাখুন।
ধাপ ২
প্রস্তুত নথিপত্রগুলি ফ্লিপ করুন। তাদের প্রশ্নবিদ্ধ স্থানে মনোযোগ দিন। তারা নিরীক্ষকদের থেকেও প্রশ্ন উত্থাপন করতে পারে। আগে থেকে দস্তাবেজগুলি আবার করুন বা আপনি ঠিক কী উত্তর দেবেন তা ভেবে দেখুন। কাগজের টুকরোতে সমস্ত যুক্তি লিখুন, তাদের অতিরিক্ত তথ্য সরবরাহ করুন।
ধাপ 3
নিরীক্ষক উপস্থিত হলে, তাকে কী ধরনের সহায়তা প্রয়োজন তা জিজ্ঞাসা করুন। আপনার প্রয়োজন হতে পারে স্টেশনারি - কাগজ, কলম। অথবা ইন্টারনেট অ্যাক্সেস সহ একটি কম্পিউটার। বিনীত ও বিনয়ের সাথে কথা বলুন। আপনি এবং তিনি উভয়ই তাদের সরকারী দায়িত্ব পালন করেন, যেখানে আবেগের কোনও স্থান নেই।
পদক্ষেপ 4
আপনার উপস্থিতি প্রয়োজন কিনা নিরীক্ষককে জিজ্ঞাসা করুন। সম্ভবত তিনি নিজে থেকে এটি করতে পারেন। প্রস্থান করার সময়, আপনার পরিচিতি নম্বর - মোবাইল এবং কাজটি রেখে যাওয়ার বিষয়টি নিশ্চিত করুন, যাতে অডিটর সর্বদা আপনার সাথে যোগাযোগ করতে পারে।
পদক্ষেপ 5
অডিটরের যদি প্রশ্ন থাকে তবে বিষয় থেকে বিচ্যুত না হয়ে এগুলিকে পরিষ্কার উত্তর দিন। কারও প্রয়োজনের অতিরিক্ত তথ্যের প্রয়োজন নেই। তদতিরিক্ত, অতিরিক্ত তথ্য একটি নতুন চেক ট্রিগার করতে পারে, যা দীর্ঘ সময়ের জন্য টানা থাকবে।
পদক্ষেপ 6
নিরীক্ষকের সাথে কথা বলার সময়, তিনি যে প্রশ্নগুলি করেন সেদিকে মনোযোগ দিন। কী তাকে আরও বেশি আগ্রহী এবং কোনটি সন্দেহ সৃষ্টি করে। প্রাপ্ত তথ্যের উপর ভিত্তি করে আপনার পরবর্তী দর্শনের জন্য নথি প্রস্তুত করুন।
পদক্ষেপ 7
আপনি যদি নিরীক্ষকের প্রশ্নের উত্তর দিতে অক্ষম হন তবে আপনার সুপারভাইজারের সাথে যোগাযোগ করুন। অথবা তথ্য প্রস্তুত করার জন্য সময় চেয়েছিলেন। কোনও অবস্থাতেই আপনার অডিটরকে "আমি জানি না" বলতে হবে না। এটি আপনার যোগ্যতা সম্পর্কে অনিশ্চয়তা তৈরি করতে পারে।
পদক্ষেপ 8
একটি কথোপকথনে, সম্পর্কিত নির্দিষ্ট পদগুলি ব্যবহার না করার চেষ্টা করুন, উদাহরণস্বরূপ, উত্পাদন, যা নিরীক্ষকের সাথে পরিচিত নাও হতে পারে। বা তাত্ক্ষণিকভাবে তাদের ডিকোড করুন।
পদক্ষেপ 9
শান্ত এবং সহায়ক থাকুন এবং স্পষ্টভাবে প্রশ্নের উত্তর দিন। তারপরে আপনি একটি গঠনমূলক কথোপকথন তৈরি করবেন এবং ভবিষ্যতের জন্য স্বার্থপর পারস্পরিক উপকারী সম্পর্কের ভিত্তি তৈরি করবেন।
