নাম হ'ল আর্কাইভ তৈরি করা এবং সিস্টেমে আনা একটি নির্দিষ্ট প্রতিষ্ঠানে নতুনভাবে খোলার সমস্ত ক্ষেত্রে একটি তালিকা। এটি অবশ্যই কেসটির সূচক, নাম, তার স্টোরেজের প্রতিষ্ঠিত শর্তাদি নির্দেশ করে।
নামকরণের বিভিন্নতা
অফিসের কাজে, প্রধানত তিন ধরণের নামকরণ হয়: মানক, আনুমানিক এবং পৃথক। স্ট্যান্ডার্ডটি ফেডারেল আইন দ্বারা প্রতিষ্ঠিত হয় এবং একই ধরণের সংস্থাগুলিতে নামকরণ আঁকার জন্য একটি মডেল হিসাবে কাজ করে। আনুমানিক নামকরণ মামলায় কঠোরভাবে স্বাভাবিক করা সংখ্যক মামলা অন্তর্ভুক্ত করে না। এটিতে তাদের সূচকগুলি খোলার জন্য প্রস্তাবিত মামলার একটি তালিকা রয়েছে। উপরোক্ত প্রকারের নামগুলি রাজ্য এবং পৌর সংস্থা ও সংস্থায় অঙ্কিত। বিধিবদ্ধ নথি, রিপোর্টিংয়ের ধরণ, কাজের পরিকল্পনা ইত্যাদির ভিত্তিতে বেসরকারী সংস্থার কর্মচারীরা একটি পৃথক কেস তালিকা তৈরি করা হচ্ছে। এতে এন্টারপ্রাইজের গঠিত কেসগুলির পুরো পরিমাণ অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
নামকরণ সংকলনের পদ্ধতি
প্রতি বছর, পুরানোটির ভিত্তিতে, মামলার একটি নতুন নাম অঙ্কিত হয়। তদুপরি, সমস্ত নথি পুনর্বিবেচনা সাপেক্ষে। নামকরণের একটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান হ'ল মামলার বালুচর জীবন। এই ভিত্তিতে, অস্থায়ী, দীর্ঘমেয়াদী এবং স্থায়ী সঞ্চয়স্থানের ক্ষেত্রে পৃথক করা হয়। অস্থায়ী স্টোরেজ ফাইলগুলির মেয়াদ দশ বছরেরও কম, দীর্ঘমেয়াদী স্টোরেজ দশ বছরেরও বেশি। মেয়াদোত্তীর্ণ স্টোরেজ পিরিয়ড সহ নথিগুলির ক্ষেত্রে, একটি তালিকা তৈরি করা হয়, যা নথির ক্রমিক সংখ্যা, নাম, তৈরির বছর, পত্রকের সংখ্যা এবং স্পষ্টভাবে প্রদত্ত ক্ষেত্রে অন্যান্য তথ্য নির্দেশ করে। তালিকা আঁকার পরে, এই নথিগুলি ধ্বংসের বিষয়।
কাঠামোগতভাবে, নামকরণটি বিভাগ, উপ-বিভাগ দ্বারা উপস্থাপিত হয়। তবে এই বিভাগটি সরকারী সংস্থা এবং প্রতিষ্ঠানের পক্ষে আদর্শ typ বেসরকারী সংস্থাগুলিতে, এই বিভাগটি শর্তাধীন এবং ক্ষমতা এবং পরাধীনতার সম্পর্ককে প্রতিফলিত করার পরিবর্তে তাদের কার্যক্রমের মূল ক্ষেত্রগুলিকে হাইলাইট করে।
নাম সারণিতে পাঁচটি কলাম রয়েছে: প্রথমটিতে মামলার সূচক রয়েছে, দ্বিতীয়টি - মামলার নাম, তৃতীয় - পৃষ্ঠাগুলির সংখ্যা (বর্তমান বছরের শেষের দিকে নির্দেশিত), চতুর্থ - স্টোরেজ সময়কাল নিয়ন্ত্রক আইনী আইন দ্বারা প্রতিষ্ঠিত, পঞ্চম - মামলা খোলার বিষয়ে নোট, ধ্বংসের উদ্দেশ্যে উদ্দীপনা অন্তর্ভুক্ত করা ইত্যাদি etc.
নামকরণের অন্তর্ভুক্ত দীর্ঘমেয়াদী এবং স্থায়ী স্টোরেজের ক্ষেত্রে আড়াইশ পৃষ্ঠার বেশি হওয়া উচিত নয়। যদি গ্রামগুলির সংখ্যা আদর্শের চেয়ে বেশি হয়, তবে মামলাটি দুটি বা তার বেশি ভাগ করার পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে।
মামলার সংকলিত নাম অবশ্যই আর্কাইভ বিভাগের সাথে একমত হতে হবে এবং সংগঠনের প্রধানের স্বাক্ষরিত হতে হবে।
