কাজের সময় নির্ধারণ এবং সংগঠিত করা যে কোনও পজিশনে কার্যকর কাজের একটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান। পরিচালনামূলক অবস্থানের ক্ষেত্রে, প্রাথমিক পরিকল্পনার গুরুত্ব আরও বেশি বৃদ্ধি পায়, তাই খুব যত্ন সহকারে এই ইস্যুটির কাছে যাওয়া প্রয়োজন।
নির্দেশনা
ধাপ 1
ম্যানেজার তার সময় নিজেই পরিকল্পনা করতে পারেন বা পুরো বা আংশিকভাবে এই কাজটি সেক্রেটারি-অ্যাসিস্ট্যান্টের কাছে অর্পণ করতে পারেন। যে কোনও ক্ষেত্রে, সচিবের সাথে কোনও আলাপচারিতা ছাড়াই কেউ পারবেন না, কারণ তিনি হলেন তিনিই সভা প্রস্তুত ও সভার আয়োজন করেন, সভার জন্য উপকরণ এবং ইনকামিং কল পান। অধিকন্তু, সচিব সাধারণত তাঁর পরিচিত ম্যানেজারের সমস্ত পরিকল্পনা তাঁর মাথায় রাখেন এবং কাজের সময় অনুযায়ী সেগুলি বিতরণের চেষ্টা করেন, তাই সচিবকে অবিলম্বে তার পরিকল্পনাগুলির পরিবর্তন সম্পর্কে অবহিত করা খুব গুরুত্বপূর্ণ।
ধাপ ২
তবে আপনি কেবল সচিবের উপর নির্ভর করবেন না, কীভাবে আপনার সময়টি এমনভাবে বরাদ্দ করা যায় তা শিখতে গুরুত্বপূর্ণ যে পরিকল্পনা করা সমস্ত কিছু করার জন্য সময় থাকতে পারে। এটি করার একটি ভাল উপায় হ'ল প্রতিটি ঘন্টা কে কেটে গেছে তা বিশ্লেষণ করা এবং ঠিক কী হয়েছিল এবং কতক্ষণ লেগেছিল তা সন্ধান করুন। একজন নেতা হিসাবে প্রধান গ্লোবাল টাস্কগুলি নিজের জন্য হাইলাইট করা এবং আপনার বেশিরভাগ কাজের সময় তাদের সমাধানের জন্য উত্সর্গ করা প্রয়োজন। যে কোনও ক্ষেত্রে, সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি প্রথম স্থানে সমাধান করা উচিত, যেহেতু এটি জানা যায় যে বর্তমান কাজের 80% কার্যদিবসের প্রথম 20% সময়ে সমাধান করা হয়, এবং বাকি সময়টি কেবলমাত্র 20% ব্যয় করে কাজের।
ধাপ 3
এলোমেলো ঘটনা আপনার সময়সূচী অতিক্রম করতে দেবেন না। পরিকল্পনাগুলিতে তাদের উপর কিছুটা সময় দেওয়া ভাল, এটি আপনাকে প্রধান কাজগুলি শেষ করার জন্য আরও বেশি সময় দেওয়ার সম্ভাবনা দেয়। সভা, ইভেন্ট, সভা, সম্মেলনের পরিকল্পনা করার সময়, অ্যাকাউন্টের প্রস্তুতি গ্রহণ করা, উপকরণগুলির সাথে প্রাথমিক পরিচিতি, স্বতঃস্ফূর্ত আলোচনা এবং প্রশ্নগুলির সাথে তাদের প্রয়োজনীয় সময়টি প্রয়োজন হয় proceed এই জাতীয় ইভেন্টগুলিকে সময়মতো বিতরণ করার চেষ্টা করুন যাতে পরবর্তী সভার শুরুটি পূর্ববর্তীটির শেষের দিকে থেকে বিশ্রাম না পায়, কারণ এই ক্ষেত্রে আপনাকে প্রায়শই দেরী হতে হবে বা ফাইনাল চূর্ণবিচূর্ণ করতে বাধ্য করা হবে।
পদক্ষেপ 4
সচিবের দায়িত্বগুলির মধ্যে প্রায়শই দিন এবং সপ্তাহের প্রাথমিক পরিকল্পনা অন্তর্ভুক্ত থাকে, প্রাপ্ত কলগুলি, অফারগুলি, আমন্ত্রণগুলি আমলে নেওয়া হয়। কার্যদিবসের শেষে সচিবের সাথে আপনার তফসিল সম্পর্কে তার ধারণাটি সামঞ্জস্য করে আলোচনা করার পরামর্শ দেওয়া হয়। বিকেলে এটি করা আরও ভাল, যাতে সচিব পরিবর্তন করতে, এই বা এই ইভেন্টটি স্থগিত করার প্রস্তাব দিয়ে কল করার সুযোগ পায়। সচিবের সাথে অবিচ্ছিন্ন যোগাযোগের অভ্যাস হওয়া উচিত, কারণ তার সময়সূচীটি সরাসরি আপনার উপর নির্ভর করে এবং অনেক ঘটনার জন্য তাঁর পক্ষ থেকে প্রাথমিক প্রস্তুতির প্রয়োজন হয়।
পদক্ষেপ 5
আপনার সময়কে দক্ষতার সাথে বরাদ্দ দেওয়ার ক্ষেত্রে বিগত কার্যদিবসের বিশ্লেষণ করুন। সম্ভবত আপনি এমন সমাধানগুলি দেখতে পাবেন যা আপনাকে আরও বেশি কিছু করার অনুমতি দেবে, উদাহরণস্বরূপ, একই এলাকায় বেশ কয়েকটি সভা করতে বা কিছু ইভেন্টের সংমিশ্রণ করতে পারে। আপনার ডায়েরিতে অতীত এবং পরিকল্পিত ইভেন্টগুলির নোটগুলি তৈরি করুন।
