একটি সম্মেলনকে একটি বর্ধিত সভা আহ্বান করার রীতি আছে যেখানে বেশ কয়েকটি সংস্থার প্রতিনিধিরা অংশ নেন। সম্মেলনগুলি বিভাগীয়, বিভাগীয়, আঞ্চলিক, আন্তঃদেশীয়, আন্তর্জাতিক হতে পারে। তারা বিভিন্ন, তবে তাত্ত্বিকভাবে সম্পর্কিত সমস্যা নিয়ে আলোচনা করে। কিছু ক্ষেত্রে এটি সম্মেলনের সিদ্ধান্তই সংস্থার উন্নয়ন কৌশল নির্ধারণ করে। যে কোনও শিক্ষিত ব্যক্তি এ জাতীয় অনুষ্ঠান রাখতে পারবেন তবে কিছু বিবেচনার বিষয়টি অবশ্যই বিবেচনায় নেওয়া উচিত।
প্রয়োজনীয়
- - অংশগ্রহণকারীদের তালিকা;
- - বক্তৃতার সংক্ষিপ্তসার;
- - চাক্ষুষ উপকরণ;
- - প্রযুক্তিগত উপায়।
নির্দেশনা
ধাপ 1
অংশগ্রহণকারীদের একটি তালিকা তৈরি করুন। সাধারণত, স্পিকারদের আগত সম্মেলন সম্পর্কে আগাম অবহিত করা হয়, তাদের অবশ্যই তাদের চুক্তি নিশ্চিত করতে হবে এবং প্রতিবেদনের বিষয়টি অবহিত করতে হবে। কখনও কখনও শর্তগুলির জন্য প্রতিবেদনের পাঠ্য বা কমপক্ষে একটি সারাংশের বিধানের প্রয়োজন হয়। উপকরণগুলি পরীক্ষা করে দেখুন।
ধাপ ২
বিধি সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিন। এটি কনফারেন্স কত দিন চলবে তার উপর নির্ভর করে, বক্তাদের সংখ্যার পাশাপাশি কাজের ফর্মগুলির উপরে। কেবলমাত্র পূর্ণাঙ্গ অধিবেশনগুলি কি কল্পনা করা হয়েছে বা অংশের অংশগুলিতে অংশ নেওয়া হবে? দ্বিতীয় বিকল্পে, প্রতিবেদনের জন্য আরও সময় বরাদ্দ করা যেতে পারে।
ধাপ 3
সহ-উপস্থাপনা এবং প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার জন্য সময় নির্ধারণ করতে ভুলবেন না। প্রশ্নগুলির ফর্ম সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিন। অংশগ্রহণকারীরা তাদের উপস্থাপনের অবিলম্বে মৌখিকভাবে জিজ্ঞাসা করতে পারে। তারপরে আপনার অতিরিক্ত মাইক্রোফোনের যত্ন নেওয়া উচিত। প্রশ্নগুলি লিখিতভাবেও জমা দেওয়া যেতে পারে, তারপরে আপনার সেই স্থানটি সম্পর্কে শ্রোতারা নোটগুলি কোথায় রাখবেন সে সম্পর্কে আপনাকে ভাবতে হবে। আপনি কিছু প্রশ্ন আগে থেকে প্রস্তুত করতে পারেন।
পদক্ষেপ 4
একটি এজেন্ডা তৈরি করুন। বক্তৃতার ক্রমটি আলাদা হতে পারে, এটি বিষয়ের উপর নির্ভর করে তবে যে কোনও ক্ষেত্রে সম্মেলনের শুরুতে সাধারণ বিষয়গুলি নিয়ে আলোচনা করা ভাল, এবং তারপরে বিশদ বিবরণে এগিয়ে যাওয়া ভাল। প্রতি দেড় থেকে দুই ঘন্টা কাজের পরে, একটি সংক্ষিপ্ত বিরতি দিন (এটি একটি কফি বিরতির আয়োজন করা ভাল ধারণা) এবং মাঝখানে - একটি দীর্ঘ বিরতি, যার সময় অংশগ্রহণকারীরা বিশ্রাম নিতে এবং মধ্যাহ্নভোজন করতে পারেন। যদি সম্মেলনটি সংক্ষিপ্ত হয় (উদাহরণস্বরূপ, পুনরায় নির্বাচন), দীর্ঘ বিরতি প্রয়োজন হয় না।
পদক্ষেপ 5
প্রযুক্তিগত উপায়ের শর্তটি পরীক্ষা করুন। আপনার কম্পিউটার এবং ভিডিও প্লেয়ারটি পরীক্ষা করুন। উপস্থাপকদের তাদের কী কী সরঞ্জাম প্রয়োজন এবং কোন প্রোগ্রাম থাকতে হবে তা জিজ্ঞাসা করুন। উপস্থাপকদের সম্মেলনের আগে ভিজ্যুয়াল সরবরাহ করতে বলুন। কম্পিউটারের সাথে কাজ করা ব্যক্তির কোন উপস্থাপনা কখন দেওয়া যায় তার একটি তালিকা থাকলে এটি খুব ভাল। সম্মেলনের আগে, সমস্ত বক্তা এসেছেন কিনা, বিষয়টিতে কোনও পরিবর্তন আছে কিনা তা পরীক্ষা করে দেখুন।
পদক্ষেপ 6
আপনার উদ্বোধনী মন্তব্য সম্পর্কে চিন্তা করুন। আপনাকে অংশগ্রহণকারীদের স্বাগত জানাতে কয়েকটি কথা বলতে হবে, সম্মেলনটি কোন অনুষ্ঠান, পদ্ধতি, নিয়মগুলির জন্য উত্সর্গীকৃত তা ব্যাখ্যা করুন। রিপোর্টিং এবং নির্বাচন সম্মেলন শুরুর আগে গণনা কমিশনের চেয়ারম্যানকে ফ্লোর দিন, কাকে অবশ্যই বলতে হবে কত প্রতিনিধিদের ধারণা ছিল এবং কতজন উপস্থিত ছিলেন। যদি কিছু অনুপস্থিত থাকে তবে ইভেন্টটি শুরু করার পরামর্শ দিন। কখনও কখনও কোনও রাষ্ট্র বা আন্তর্জাতিক সংস্থার সংগীত গাওয়া এই মুহুর্তে উপযুক্ত is চেয়ারম্যান, সচিব, গণনা ও সম্পাদকীয় কমিশন বাছাই করার প্রস্তাব। অনেক ক্ষেত্রে তালিকা আগেই প্রস্তুত করা যেতে পারে। তদ্ব্যতীত, ইভেন্টটি চেয়ারম্যানের নেতৃত্বে হতে পারে, যিনি খসড়া এজেন্ডা ঘোষণা করেন (শুরু করার আগে এটি টাইপ করে প্রিন্ট করা ভাল)। প্রথমে খসড়াটি গৃহীত হয়, তারপরে এতে পরিবর্তন এবং সংযোজন করা হয়, এর পরে পুরো এজেন্ডা অনুমোদিত হয়।
পদক্ষেপ 7
সম্মেলনের সময় উপস্থাপক, তিনি চেয়ারম্যান হোন না কেন, অবশ্যই নিয়মিত কক্ষে থাকতে হবে। তিনিই সাংগঠনিক বিষয়গুলি উত্থাপিত হওয়ার সাথে সাথে সিদ্ধান্ত নেন। আপনার যদি এখনও চলে যেতে হয়, তবে সম-মনের লোকের কারও কাছে নিজের দায়িত্ব অর্পণ করুন।
পদক্ষেপ 8
সম্মেলনটি সাধারণত একরকম সিদ্ধান্ত গ্রহণের মাধ্যমে শেষ হয়। চেয়ারম্যান খসড়াটির পাঠ্য পাঠ করেন, শ্রোতা পরিবর্তন এবং সংযোজন করেন, সম্পাদকীয় কমিটি তাদের পরিচয় করিয়ে দেয়, যার পরে সিদ্ধান্তটি অনুমোদিত হয়।
