কাজের প্রক্রিয়াতে, সংগঠনগুলির প্রধানদের অবশ্যই রেকর্ড রাখতে হবে। এর মধ্যে রয়েছে কর্মী, অ্যাকাউন্টিং এবং ট্যাক্স অ্যাকাউন্টিং। এটি সহজেই বোঝা যায় যে এটি সিকিওরিটির মোটামুটি বড় পরিমাণকে বোঝায় এবং তদনুসারে তথ্য। ডেটাতে বিভ্রান্তি এড়াতে ডকুমেন্টেশন রক্ষণাবেক্ষণের সঠিক পরিকল্পনা করা দরকার।
নির্দেশনা
ধাপ 1
যদি সংস্থাটি বড় হয় তবে প্রতিটি সাইটের জন্য একজন কর্মী নিয়োগের পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে। ধরা যাক যে এক কর্মচারীর কর্মীদের নথি রেকর্ড করতে প্রয়োজন, অন্য একজন বা এমনকি বেশ কয়েকটি অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য প্রয়োজন। কাজের বিবরণে, স্পষ্টভাবে আপনার রাজ্যে কর্মরত প্রতিটি ব্যক্তির দায়িত্ব বর্ণনা করুন। প্রথমত, কীভাবে রেকর্ড রাখতে হয় তার একটি ধারা অন্তর্ভুক্ত করুন।
ধাপ ২
আপনি যদি অর্থ সঞ্চয় করতে চান তবে ডকুমেন্টেশনটি নিজেই রাখতে পারেন। কর্মীদের রেকর্ডের জন্য, বেশ কয়েকটি ফোল্ডার এবং একটি নোটবুক কিনুন। দলিল দলবদ্ধ করার জন্য ফোল্ডারগুলির প্রয়োজন হবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি বর্তমানে কর্মচারীদের জন্য একটি ফোল্ডার তৈরি করতে পারেন যারা বর্তমানে সংস্থায় কাজ করছেন; সংরক্ষণাগারের জন্য অন্য ফোল্ডারের প্রয়োজন। তথ্য সন্ধান করা আরও সহজ করার জন্য, একটি নোটবুকে ডেটা লিখুন। ধরা যাক তারা একজন কর্মী নিযুক্ত করেছে। নোটবুকে, তাঁর সম্পর্কে সংক্ষিপ্ত তথ্য লিখুন, সেই ফোল্ডারেও নির্দেশ করুন যাতে আপনি আরও বিস্তারিত ডেটা পেতে পারেন।
ধাপ 3
আপডেট ডকুমেন্টগুলির জন্য টিউন থাকা নিশ্চিত হন। প্রতিটি কর্মচারীর জন্য আপনাকে অবশ্যই একটি ব্যক্তিগত কার্ড জারি করতে হবে, এখানে কাজ সম্পর্কিত সমস্ত তথ্য প্রবেশ করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, একজন কর্মী ছুটিতে গেছেন, কার্ডে এই তথ্যটি লিখুন। আপনাকে অবশ্যই মাসিকের একটি টাইমশিট পূরণ করতে হবে।
পদক্ষেপ 4
অ্যাকাউন্টিং আরও জটিল এবং সময়সাপেক্ষ। এটি পরিচালনা করার জন্য আপনার বিশেষ জ্ঞানের প্রয়োজন। আইনী পরিবর্তনগুলি অনুসরণ করতে ভুলবেন না। দস্তাবেজগুলি অবশ্যই ফোল্ডারে থাকতে হবে ("চুক্তিগুলি", "ব্যাংক", "নগদ বুক", "চালান জারি করা", "চালান প্রাপ্তি", "অগ্রিম প্রতিবেদন" ইত্যাদি)। সমস্ত নথি কালানুক্রমিকভাবে সাজানো উচিত। আপনার একটি সীল এবং স্বাক্ষর সহ কয়েকটি সংরক্ষণাগার নম্বর, সেলাই এবং শংসাপত্র করতে হবে। এই জাতীয় দলিলগুলির মধ্যে নগদ বই, বিক্রয় বই, কেনাকাটা এবং অন্যান্য অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
