একটি মতামত আছে যে একটি সভা একটি ইভেন্ট যা স্বতঃস্ফূর্তভাবে প্রস্তুত করা যেতে পারে। আসলে, ব্যবসায়ের মিথস্ক্রিয়া এই ফর্ম গুরুতর প্রশাসনিক প্রশিক্ষণ প্রয়োজন।
সভার বিষয়
সভার কারণ সূচনাকারী দ্বারা প্রণয়ন করা উচিত। যে কোনও উপায়ে সর্বদা এই সক্ষমতা সভার সর্বাধিক অংশগ্রহীতা হয় না। বৈঠকগুলি আন্তঃ-কর্পোরেট হতে পারে এবং বিস্তৃত আমন্ত্রকদের জড়িত থাকার ভিত্তিতে, বিষয়টিকে এমনভাবে সংজ্ঞা দেওয়া গুরুত্বপূর্ণ যে এটি কথোপকথনের জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত লোককে আকৃষ্ট করতে পারে।
সাধারণত, বিষয়টির প্রযুক্তিগত সূত্রটি প্রশাসনিক কর্মীরা বা সরাসরি সভা সচিব দ্বারা পরিচালিত হয়। সভার আলোচ্যসূচি প্রদত্ত বিষয়টিকে অনুসরণ করে। এই নথিতে আলোচনার জন্য পরিকল্পনা করা সমস্ত সমস্যা রয়েছে। পূর্ববর্তী চুক্তির মাধ্যমে, প্রতিটি প্রশ্নের জন্য একজন স্পিকারকে নিয়োগ দেওয়া হয়, কে বিতর্ককে বিবেচনায় না নিয়ে তার বক্তৃতার জন্য একটি সময়সীমা নির্ধারিত করা হয়। আলোচনার পদটি পৃথকভাবে এজেন্ডায় স্থির করা হয়।
ইস্যুগুলি আরও ভালভাবে বোঝার জন্য, একটি হ্যান্ডআউট প্রস্তুত করা অতিরিক্ত সংখ্যক হবে না যাতে সংক্ষিপ্ত উল্লেখ, পরিসংখ্যান বা অন্য কোনও তথ্য সম্পর্কিত তথ্য অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। সচিব পৃথকভাবে প্রতিটি স্পিকারের সাথে এই জাতীয় উপকরণ প্রস্তুত করেন।
ডকুমেন্টারি প্রস্তুতির চূড়ান্ত পর্যায়ে প্রতিটি ইস্যুতে খসড়া সিদ্ধান্তের বিকাশ। এই নথিটি আলোচনার উপর ভিত্তি করে রায়পুর্টের প্রস্তাবিত সমাধানগুলি উপস্থাপন করে। তারা বক্তারা উপস্থাপিত চূড়ান্ত বাক্য রেকর্ড। যদি খসড়া সিদ্ধান্তের অংশীদারগণ বিকল্পের সাথে একমত না হন তবে নথিটি সচিব দ্বারা সংশোধন করা হয়।
আমন্ত্রিত ব্যক্তি
এজেন্ডাটি মূলত উত্থাপিত সমস্যাগুলি সমাধান করার জন্য যাদের আমন্ত্রিত করা উচিত তাদের আনুমানিক তালিকাটি নির্ধারণ করে। সুতরাং, একটি উত্পাদনশীল উপায় হ'ল স্পিকারের সাথে বিপরীত দৃষ্টিভঙ্গিযুক্ত লোকদের আমন্ত্রণ জানানো। এই ক্ষেত্রে, বৈঠকটি পক্ষগুলির পক্ষে বিতর্কিত পরিস্থিতিতে একটি "গোল টেবিল" হিসাবে কাজ করে।
অংশগ্রহণকারীদের সভার যে কোনও উপলভ্য পদ্ধতি দ্বারা অবহিত করা হয় - একটি ফোন কল, ইমেল বা ব্যক্তিগত আমন্ত্রণ। দস্তাবেজের পুরো প্যাকেজটি অবশ্যই অংশ নেওয়া সমস্ত ব্যক্তির হাতে আগেই হস্তান্তর করতে হবে যাতে তারা আগাম উপকরণগুলির সাথে নিজেকে পরিচিত করার সুযোগ পায়।
সভা পরিচালনা করছেন
একজন সচিবকে অবশ্যই সভায় অংশ নিতে হবে। তাঁর কাজটি আলোচনার পরে একটি প্রোটোকল আঁকানো। নথির খসড়া তৈরির ক্ষেত্রে, আলোচনাটি গুরুত্বপূর্ণ যে রেকর্ডিংয়ের ভারবচিক যথার্থতা নয়, তবে মূল বক্তৃতা এবং নির্দিষ্ট প্রস্তাবগুলির প্রতিচ্ছবি।
সম্ভাব্য তাত্পর্যগুলি বাদ দেওয়ার জন্য, ডিক্টফোনে সভার ক্রমটি রেকর্ড করা ভাল। সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের রেকর্ডিংয়ের শুরু সম্পর্কে অবহিত করতে হবে।
