পরিকল্পনাকারী, সভা এবং সভাগুলি কার্যপ্রবাহের একটি অবিচ্ছেদ্য অঙ্গ। তাদের মূল কাজ হ'ল যে কোনও পরিষেবার পরিস্থিতি সম্মিলিতভাবে বিশ্লেষণ করা। কার্যনির্বাহী সভাগুলিতে অংশগ্রহণকারীরা সক্রিয়ভাবে কথা বলতে, বিশদ আলোচনা করতে এবং সমস্যার সমাধানের প্রস্তাব দিতে পারেন এবং করা উচিত should একটি সভা কার্যকর হওয়ার জন্য, হোস্টকে অবশ্যই কিছু নিয়ম মেনে চলতে হবে।
প্রয়োজনীয়
- - আলোচ্যসূচি;
- - সভার নিয়ম;
- - সভার প্রোটোকল
নির্দেশনা
ধাপ 1
একটি কার্যকর সভার মূল লক্ষণগুলি শিখুন। এর মধ্যে কয়েকটি রয়েছে: ১। সভার একটি নির্দিষ্ট উদ্দেশ্য রয়েছে; ২। আয়োজক প্রয়োজনীয় সমস্ত প্রস্তুতিমূলক কাজ করেছেন; ৩। সভায় কেবল আগ্রহী কর্মচারীরা উপস্থিত থাকেন যারা আলোচিত বিষয়গুলির সাথে সরাসরি সম্পর্কিত; ৪। আলোচনাটি মূল বিষয় থেকে বিচ্যুত হয় না; 5। সভার ফলস্বরূপ, তাত্ক্ষণিক পরিকল্পনা নির্ধারণ করা হয়েছিল এবং কর্মীদের নির্দিষ্ট নির্দেশনা দেওয়া হয়েছিল এই সমস্ত বিষয়গুলি ম্যানেজারের ব্যক্তিগতভাবে তদারকি করা উচিত, বিশেষত যদি সংস্থাটি কার্যকর সভা করার জন্য কোনও ব্যবস্থা তৈরি না করে থাকে।
ধাপ ২
সভার মূল বিষয় প্রণয়ন করুন। এটি কর্মীদের ক্ষেত্রে প্রাসঙ্গিক এবং বোধগম্য হওয়া উচিত। কার্যনির্বাহী সভার একটি সুনির্দিষ্ট লক্ষ্য থাকা খুব গুরুত্বপূর্ণ: একটি ইভেন্টের পরিকল্পনা তৈরি করা, কোনও সিদ্ধান্ত অনুমোদন করা, কোনও ধারণা পেশ করা ইত্যাদি etc. উদাহরণস্বরূপ, আপনার বিজ্ঞাপন সংস্থার গ্রাহক কম থাকলে আপনার বৈশ্বিক অর্থনৈতিক সঙ্কট সম্পর্কে কথা বলা উচিত নয়। এই ক্ষেত্রে, সভার পরিষেবার পরিসীমা প্রসারণ এবং ছাড় ব্যবস্থা পরিবর্তন করার জন্য উত্সর্গ করা উচিত।
ধাপ 3
বিস্তারিত সভার এজেন্ডা প্রস্তুত করুন। এটিতে মূল বিষয়টি চিহ্নিত করুন, যে প্রশ্নগুলি নিয়ে আলোচনার পরিকল্পনা করা হয়েছে, বক্তাদের নাম, আমন্ত্রিতদের রচনা, অনুষ্ঠানের তারিখ, সময় এবং স্থান নির্দেশ করুন। প্রতিটি এজেন্ডা আইটেমের সভার মূল বিষয় বিস্তারিত হওয়া উচিত, এর কিছু দিক প্রতিফলিত করে। "সরল থেকে জটিল" নীতি অনুযায়ী প্রশ্নগুলি গোষ্ঠীভুক্ত করা যেতে পারে, বা একটি বিশ্লেষণাত্মক ক্রমে - "বর্তমান পরিস্থিতি - এর উত্স - সম্ভাব্য সমাধান""
পদক্ষেপ 4
কার্যসভায় সভার সময়রেখা সংযুক্ত করুন। এতে, মূল বক্তা, সহ-বক্তাদের কাছ থেকে নেওয়া তথ্যের জন্য, প্রশ্নগুলি স্পষ্ট করার জন্য এবং আলোচনার জন্য সময় নির্ধারণ করুন। এমনকি ছোট পরিষেবা সভার জন্য সময়সূচিগুলি আঁকুন। এটি নিজেকে এবং আপনার কর্মীদেরকে কাজের সময়কে মূল্য দিতে, সময়সীমার সাথে সাক্ষাত করতে এবং স্পষ্টভাবে এবং বক্তব্যটি প্রকাশ করতে শেখাবে।
পদক্ষেপ 5
কর্মচারীদের অগ্রিম এজেন্ডা দিয়ে পরিচিত করুন। কর্পোরেট ইমেলের মাধ্যমে এটি প্রেরণ করুন বা আপনি সভায় আমন্ত্রিত প্রত্যেককে হস্তান্তর করুন। সবাইকে আলোচনার জন্য প্রস্তুতি নিতে বলুন। প্রতিটি প্রস্তাবের অংশগ্রহণকারীর কাছ থেকে তাদের যোগ্যতার মধ্যে যা আশা করেন তা জোর দিন।
পদক্ষেপ 6
আপনার নিজের সংক্ষিপ্ত আলোচনা দিয়ে সভাটি শুরু করুন। 3-5 মিনিটের মধ্যে, আপনাকে এই সভাটি সজ্জিত করার কারণ এবং আপনি যে ফলাফলটি অর্জন করতে চান তা সম্পর্কে বলুন। তারপরে অংশগ্রহণকারীদের এজেন্ডা এবং কাজের সময়সূচীর সাথে পরিচিত করুন।
পদক্ষেপ 7
আলোচনার নেতৃত্ব দিন। বন্ধুত্বপূর্ণ তবে গঠনমূলক আলোচনা বজায় রাখুন। প্রতিটি সভা অংশগ্রহণকারীকে তাদের মতামত প্রকাশ করতে উত্সাহিত করুন, ব্যক্তিগত প্রশ্নের সাথে "নীরব" সাথে যোগাযোগ করুন যার বিস্তারিত উত্তর প্রয়োজন। কৌশলগতভাবে কিন্তু দৃ firm়তার সাথে নীপ কথোপকথনটিকে মূল ইস্যু থেকে দূরে সরিয়ে দেওয়ার চেষ্টা করে। প্রতিটি প্রশ্নের জন্য সাবটোটালগুলি সংক্ষিপ্ত করুন।
পদক্ষেপ 8
সভা শেষে, কর্মচারীদের দেওয়া সিদ্ধান্ত এবং নির্দেশাবলী আবার কণ্ঠস্বর। নিশ্চিত হয়ে নিন যে সমস্ত অংশগ্রহণকারী তাদের কাজগুলি বোঝে এবং তাদের সময়সীমা মনে রাখে। প্রোটোকলে গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টগুলি রেকর্ড করুন। আদেশের কার্য সম্পাদনের জন্য দায়ী বিশেষজ্ঞদের পাশাপাশি সেই সিদ্ধান্তগুলি কার্যকর করার সাথে জড়িত কর্মীদের কাছে এর একটি অনুলিপি প্রেরণ করুন।
