বিদেশী অংশীদারদের সাথে সহযোগিতা ইতোমধ্যে রাশিয়ান উদ্যোগগুলির আদর্শ হয়ে দাঁড়িয়েছে। সুতরাং, প্রতিনিধিদল আদান-প্রদান, যা কার্য প্রক্রিয়ার একটি অংশ, এটিও মোটামুটি একটি সাধারণ ঘটনা। তবে আপনি যদি প্রথমবারের মতো এন্টারপ্রাইজে আপনার বিদেশী বা রাশিয়ান অংশীদারদের হোস্ট করছেন, আপনার বেশ কয়েকটি সূক্ষ্ম বিবেচনা করা উচিত যাতে তারা ব্যবসায়িক যোগাযোগ স্থাপনে হস্তক্ষেপ না করে এবং সভার ছাপ নষ্ট করে না।
নির্দেশনা
ধাপ 1
প্রাথমিক চুক্তিতে পৌঁছে গেলেও, সাক্ষাতের আমন্ত্রণটি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব প্রেরণ করা উচিত। এটি এমন একটি চিহ্ন যা আপনি আপনার অংশীদারদের সময়কে অত্যন্ত মূল্যবান করেন এবং তাদের ব্যস্ততার প্রতি শ্রদ্ধা করেন।
ধাপ ২
নিশ্চিতকরণ প্রাপ্ত হলে, আগত প্রতিনিধি দলের সদস্য সংখ্যা নির্দিষ্ট করুন। আপনার অবস্থান এবং তদারকি নির্দেশিকাগুলির ইঙ্গিত সহ অতিথিদের একটি তালিকা দেওয়া থাকলে এটি আরও ভাল। এই তালিকা অনুসারে আপনার প্রতিনিধিদের রচনাটি নির্বাচন করুন, সংখ্যার দিক থেকে এটি অতিথিদের প্রতিনিধিদলের মতো প্রায় একই হওয়া উচিত। অতিথিরা তাদের নিজস্ব অনুবাদক নিয়ে আসেন, এমনকি যদি তারা কোন ভাষাটি যোগাযোগ করতে এবং নিজের জন্য একজন দোভাষীর যত্ন নিতে পছন্দ করেন তবে তাদের সাথে আলোচনা করুন।
ধাপ 3
আপনার প্রতিটি অতিথির দায়িত্ব এবং দক্ষতার ক্ষেত্র সম্পর্কে জানুন। বিদেশী অংশীদাররা, একটি নিয়ম হিসাবে, অফিশিয়াল চেইন অব কমান্ড বজায় রাখার জন্য অত্যন্ত কঠোর, সুতরাং এই বা সেই অতিথিটি কী আলোচনার জন্য অনুমোদিত সে সম্পর্কে আপনার একটি পরিষ্কার ধারণা থাকা দরকার।
পদক্ষেপ 4
আপনাকে যে বিষয়গুলি নিয়ে আলোচনা করতে হবে সেগুলির একটি তালিকা প্রস্তুত এবং সম্মত হন। আপনার প্রয়োজন হতে পারে এমন সমস্ত উপকরণ এবং নথি সংগ্রহ করুন। আলোচনার ফলে কী কী দস্তাবেজ স্বাক্ষরিত হবে তা স্থির করুন এবং সেগুলি কী মোডে পরিচালিত হবে তা আলোচনা করুন: সময়কাল, বিরতি।
পদক্ষেপ 5
সভায় অংশ নেওয়া লোকের সংখ্যার ভিত্তিতে একটি আরামদায়ক ঘর চয়ন করুন। তাদের প্রত্যেকেরই এমন জায়গা থাকা উচিত যেখানে তিনি আরামে থাকতে পারেন, কারণ বিরতির মাঝে আপনাকে বেশ কয়েক ঘন্টা বসে থাকতে হবে। নিশ্চিত করুন যে সভার সময়, চা, কফি, বিস্কুট পরিবেশন করা হয়, এবং চশমা এবং খনিজ জল টেবিলে রয়েছে। যদি কেউ মনে না করে তবে অ্যাশট্রিতে রাখতে ভুলবেন না।
পদক্ষেপ 6
আপনার অতিথিদের সভার অডিও রেকর্ডিংয়ের সম্মতির জন্য জিজ্ঞাসা করুন, অনুমতি ছাড়া এটি তৈরি করা যায় না। সামনের দরজার মুখোমুখি অতিথিদের বসুন, এই মনস্তাত্ত্বিক উপকারগুলি তাদের চাপ না অনুভব করতে দেবে। আলোচনার সময় বাইরের ফোন কলগুলিতে বিভ্রান্ত না হওয়ার জন্য বলুন। অতিথিদের জন্য ডায়েরি এবং কলম প্রস্তুত করুন।
পদক্ষেপ 7
অতিথিদের সভার স্থানে পৌঁছানোর সময় আপনাকে খুঁজতে বাধ্য করবেন না। কাউকে অবশ্যই তাদের ভবনের লবিতে দেখা করতে হবে এবং সেই ঘরে নিয়ে যেতে হবে যেখানে আলোচনা হবে।
