গুরুত্বপূর্ণ ডকুমেন্টেশন - চুক্তি, চালান, ক্রিয়াকলাপ - অবশ্যই দীর্ঘ সময়ের জন্য সংস্থায় রাখতে হবে। কিছু সিকিওরিটির জন্য, এই সময়কাল পাঁচ বা এমনকি দশ বছর is দস্তাবেজগুলি কুঁচকে যাওয়া বা হারিয়ে যাওয়া থেকে রোধ করতে তাদের অবশ্যই সঠিকভাবে ফাইল এবং সংরক্ষণাগারভুক্ত করা উচিত।
প্রয়োজনীয়
- - ফোল্ডার - বাইন্ডার;
- - স্বচ্ছ ফাইল - পকেট।
নির্দেশনা
ধাপ 1
চুক্তি দায়ের করতে, এটি আগ্রহী সমস্ত পক্ষের স্বাক্ষর না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন। উভয় পক্ষের প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তাদের স্বাক্ষর পান এবং তাদের সিলগুলি সংযুক্ত করুন। তারপরে নথির অনুলিপি তৈরি করুন এবং জড়িত প্রত্যেককে তাদের উপহার দিন।
ধাপ ২
চুক্তিটি একটি নম্বর দিন। এটিতে অবশ্যই সংখ্যা এবং বর্ণ থাকতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, 123-এবি। নথিতে স্বাক্ষর করার সংখ্যাটি রাখুন।
ধাপ 3
একটি চুক্তি লগ তৈরি করুন। সেখানে নথির নম্বর, স্বাক্ষরের তারিখ এবং এটির সাথে সম্পর্কিত আইনী সত্ত্বা প্রবেশ করুন। চুক্তিটি কখন স্বাক্ষরিত হয়েছিল তার উপর নির্ভর করে একের পর এক নম্বরগুলি অবশ্যই ক্রম অনুযায়ী চলে।
পদক্ষেপ 4
সংস্থায় বেশ কয়েকটি আইনী সত্ত্বা থাকলে প্রতিটি চুক্তি জার্নালের নিজস্ব নিজস্ব হওয়া উচিত। এতে বিভ্রান্তি এড়ানো যাবে।
পদক্ষেপ 5
চুক্তিটি একটি পৃথক ফাইলে রাখুন। যদি একাধিক চুক্তি হয় তবে সমস্ত কিছুই এক পকেটে রাখুন। এটি নথির তুলনা করা এবং প্রয়োজনীয় হলে সেগুলি সন্ধান করা সহজ করবে।
পদক্ষেপ 6
বাইন্ডারে ফাইলটি প্রবেশ করুন এবং বিশেষ ধারকগণের সাথে সুরক্ষিত করুন। শক্তভাবে এটি পূরণ করবেন না, নথিগুলি কুঁচকে যাবে। ফোল্ডারের মেরুদণ্ডে আইনী সত্তা, যে দস্তাবেজের জন্য এটি সঞ্চিত আছে, সেই বছরের পাশাপাশি তারা স্বাক্ষরিত হয়েছিল সেগুলি লিখুন।
পদক্ষেপ 7
তিন বছরের মেয়াদ শেষ হওয়ার পরে, চুক্তিযুক্ত ফোল্ডারগুলি গুদামে পাঠানো যেতে পারে। এগুলিকে কার্ডবোর্ড বাক্সে ভাঁজ করুন এবং এমন জায়গায় রাখুন যা আর্দ্রতার অ্যাক্সেসযোগ্য নয়। প্যাকেজিংয়ে, নথিগুলির সাথে সম্পর্কিত আইনী সত্তা এবং চুক্তি স্বাক্ষরিত হওয়ার বছরটিও নির্দেশ করুন।
পদক্ষেপ 8
দাওয়াত এবং আইন চুক্তি হিসাবে একইভাবে দায়ের করা হয়। তবে, কাগজপত্রগুলির কাগজ নিবন্ধের পরিবর্তে, একটি বৈদ্যুতিন একটি থাকা ভাল। উদাহরণস্বরূপ, প্রোগ্রামটিতে "1 সি: অ্যাকাউন্টিং"। আপনি এখানে এটি নিখরচায় ডাউনলোড করতে পারেন: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html। এটি আপনাকে কেবল সমস্ত সিকিওরিটির রেকর্ড রাখতে দেয় না, তবে সেগুলি সহ বিভিন্ন ক্রিয়াকলাপ সম্পাদন করতে অনুমতি দেয় - অতিরিক্ত অনুলিপিগুলি, সঠিক ত্রুটিগুলি প্রিন্ট করুন etc.
