সংরক্ষণাগারে জমা দেওয়ার জন্য নথিগুলির নিবন্ধকরণ বছরের শেষের পরে পরিচালিত হয়। সুতরাং, প্রতিষ্ঠিত বিধিগুলির সাথে নথি সংরক্ষণের জন্য প্রস্তুত করা হয়। স্টোরেজ সময়, পাশাপাশি নথির মানের উপর নির্ভর করে মামলাগুলি সম্পূর্ণ বা সরলিকৃত সিস্টেম অনুসারে সম্পন্ন হয়।
নির্দেশনা
ধাপ 1
অস্থায়ী স্টোরেজ সংক্রান্ত নথির জন্য মামলার একটি তালিকা তৈরি করুন (10 বছর পর্যন্ত অন্তর্ভুক্ত)। কেস গঠনের সঠিকতা পরীক্ষা করুন (স্থায়ী স্টোরেজ পিরিয়ড সহ নথি আছে কিনা)। কেসগুলি ফোল্ডারে রেখে দিন, কেসের নামকরণ অনুযায়ী সেগুলি পদ্ধতিবদ্ধ করা উচিত এবং তাদের নম্বর দেওয়ার দরকার নেই। মামলার নাম অনুসারে মামলাগুলি সংরক্ষণাগার হাতে হস্তান্তর করা হয়।
ধাপ ২
দীর্ঘমেয়াদী স্টোরেজ কেসগুলির জন্য (10 বছরেরও বেশি), নিম্নলিখিতগুলি সম্পাদিত হয়:
1. কেস বাঁধাই (একটি হার্ড ফোল্ডারে গোছা বা চারটি ছিদ্রে শক্ত থ্রেড দিয়ে আবরণ করা যেতে পারে বা আবদ্ধ হতে পারে)।
২. শীট সংখ্যা (নথির পাঠ্য স্পর্শ না করে উপরের ডানদিকে একটি কালো গ্রাফাইট পেন্সিল দিয়ে বাহিত) Number
৩. একটি শংসাপত্রের শিলালিপি আঁকুন (কোনও ক্ষতি, চিহ্ন এবং তারিখ রয়েছে কিনা তা বোঝাচ্ছেন যে কতগুলি শিট হেমড করা হয়েছে)।
৪) নথির অভ্যন্তরীণ তালিকা (বিশেষত মূল্যবান নথি, ব্যক্তিগত, বিচারিক এবং তদন্তমূলক মামলা ইত্যাদি) এর জন্য অঙ্কন। ইনভেন্টরি শেষে, মামলায় নথির সংখ্যা এবং জায়ের পত্রকের সংখ্যা নির্দেশ করুন।
৫. মামলার প্রচ্ছদ সম্পর্কিত সমস্ত বিবরণ (প্রতিষ্ঠানের নাম, কাঠামোগত ইউনিট, মামলার ক্লারিকাল ইনডেক্স, মামলার শিরোনাম, মামলার শেলফ লাইফ) নিবন্ধকরণ।
ধাপ 3
স্থায়ী বা দীর্ঘমেয়াদী স্টোরেজ সম্পর্কিত নথিগুলির জন্য একটি তালিকা তৈরি করুন। এটিতে পৃথক কেস নম্বর অন্তর্ভুক্ত করা উচিত, পাশাপাশি কেস শিরোনামে এর বিষয়বস্তু এবং রচনাটি প্রকাশ করা উচিত। তালিকাটি অবশ্যই মামলার স্টোরেজ সময়কে নির্দেশ করতে হবে। মামলার সংখ্যা এবং প্রথম এবং শেষ মামলার সংখ্যা, সাইন এবং তারিখ নির্দেশ করুন। কর্মীদের ক্ষেত্রে পৃথক তালিকা তৈরি করা হয়।
পদক্ষেপ 4
প্রস্তুত ফাইলগুলি সংরক্ষণাগারে জমা দিন। আপনার উপস্থিতিতে আর্কাইভ ক্লার্ক নাম বা তালিকা অনুসারে মামলার সংখ্যা পরীক্ষা করবে, একটি নিশ্চিতকরণ শিলালিপি তৈরি করবে, নিখোঁজ হওয়া মামলার সংখ্যা চিহ্নিত করবে, গ্রহণের তারিখ নির্ধারণ করবে এবং মামলা স্থানান্তর করবে। তালিকা স্থানান্তর ও মামলা গ্রহণযোগ্যতা সম্পন্ন ব্যক্তিদের স্বাক্ষর দ্বারা নিশ্চিত করা হয়।
