সমস্ত অবসরপ্রাপ্ত ও অবসরপ্রাপ্ত কর্মচারীর ব্যক্তিগত ফাইলগুলি সংরক্ষণাগারের জন্য সংরক্ষণাগারে পাঠাতে হবে (ফেডারেল ল নং 125-এফ 3 এর অনুচ্ছেদ 17)। কর্মী বিভাগের একজন কর্মচারী নথিপত্র সহ ফোল্ডারগুলি প্রস্তুত করতে এবং আর্কাইভের কোনও অনুমোদিত কর্মচারীর হাতে হাত থেকে স্থানান্তর করতে বাধ্য।
প্রয়োজনীয়
- - ফোল্ডার;
- - বাইন্ডার;
- - পেন্সিল;
- - তালিকা;
- - স্থানান্তর তালিকা।
নির্দেশনা
ধাপ 1
সংরক্ষণাগারে ব্যক্তিগত ফাইল জমা দেওয়ার আগে, কর্মীদের বরখাস্ত করার পরে কর্মী বিভাগে থাকা সমস্ত উপলব্ধ নথি সাবধানতার সাথে প্রস্তুত করুন। আইনটি নির্দিষ্ট সময়সীমা স্থাপন করে যার মধ্যে সংরক্ষণাগার সংরক্ষণের জন্য কর্মীদের ব্যক্তিগত ফাইল স্থানান্তর করার জন্য সময় থাকা প্রয়োজন। বরখাস্ত হওয়ার পরে তাদের 12 মাসের বেশি হওয়া উচিত নয়।
ধাপ ২
প্রতিটি ব্যক্তিগত ফাইল বিপরীত কালানুক্রমিকভাবে সাজান। কর্মসংস্থান চলাকালীন প্রথম পৃষ্ঠায় কোনও কাজের জন্য কোনও কর্মীর দ্বারা লেখা একটি আবেদন ছিল, সংরক্ষণাগার নথিতে প্রথম পৃষ্ঠাটি পদত্যাগের চিঠি হবে।
ধাপ 3
সমস্ত শিটগুলি সঠিক ক্রমে ভাঁজ করা হয়েছে, একটি বেন্ডার সহ ফাইল করুন, ক্রমযুক্ত করুন। একটি পৃথক শীটে একটি তালিকা তৈরি করুন। ক্রমিক সংখ্যার আওতায় আপনার ব্যক্তিগত ফাইলের সমস্ত সীমাবদ্ধ পৃষ্ঠা লিখুন।
পদক্ষেপ 4
সমস্ত পৃষ্ঠার শীর্ষে তালিকা সংযুক্ত করুন। যদি আপনি প্রতিটি কর্মচারীর জন্য পৃথক পৃথক ফাইল পূরণ করে থাকেন তবে এটি একটি কার্ডবোর্ড ফোল্ডারে রেখে দিন, বড় ব্লক চিঠিতে কর্মচারীর শেষ নাম এবং বরখাস্তের বছরটির প্রথম চিঠি লিখুন।
পদক্ষেপ 5
সংরক্ষণাগারটিতে মামলা স্থানান্তর করার সময়, অবসরপ্রাপ্ত কর্মীদের বেশ কয়েকটি কেস একটি ফোল্ডারে রাখার অনুমতি রয়েছে তবে এতে শীটের সংখ্যা 250 এর বেশি হওয়া উচিত নয়। একটি ফোল্ডারে অবসরপ্রাপ্ত কর্মচারীদের মামলাগুলি এক বছরে রাখুন, যার নাম শুরু হয় একই চিঠি দিয়ে। ব্যক্তিগত ফাইলগুলির এই জাতীয় নিবন্ধন প্রায়শই বড় উদ্যোগগুলিতে ব্যবহৃত হয়, যেখানে এক বছরের মধ্যে কর্মীদের একটি বৃহত প্রবাহ চলে যায়।
পদক্ষেপ 6
সমস্ত প্রস্তুত ক্ষেত্রে, একটি স্থানান্তর শীট আঁকুন, যা একটি ইউনিফর্ম ফর্ম আছে। নং 1 কলামে, প্রতিটি মামলার ক্রমিক নম্বর লিখুন, কলাম নং 2 - নাম অনুসারে প্রতিটি মামলার সূচি, নং 3 - মামলার শিরোনামের নাম, নং 4 - তারিখ, নং 5 - প্রতিটি ক্ষেত্রে আলাদাভাবে স্থানান্তরিত শীটের সংখ্যা, নং 6 - স্টোরেজ পিরিয়ড, # 7 - সংযোজন বা বিদ্যমান নোট।
