কোনও উদ্যোগের কাজ কর্মচারী ব্যতীত অসম্ভব। একটি নিয়ম হিসাবে, কর্মীদের আন্দোলনের অ্যাকাউন্টিং সহজ করার জন্য, কিছু নিয়োগকর্তা তাদের ব্যবসায়ের ক্রিয়াকলাপের জন্য তথাকথিত ব্যক্তিগত ফাইলগুলি ব্যবহার করেন। সাধারণভাবে, "ব্যক্তিগত ফাইল" ধারণার অর্থ একজন কর্মী কর্মচারী সম্পর্কে সমস্ত ব্যক্তিগত ডেটাযুক্ত এক ধরণের সংরক্ষণাগার। আইনী সত্তাগুলির জন্য এই জাতীয় অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের ব্যবহার প্রয়োজনীয় নয়, তবে রাষ্ট্রীয় প্রতিষ্ঠানের জন্য, ব্যক্তিগত ফাইলগুলি একটি বাধ্যতামূলক আইটেম।
নির্দেশনা
ধাপ 1
একটি নিয়ম হিসাবে, কোনও চাকরীর জন্য আবেদন করার সময়, কোনও কর্মচারী কর্মসংস্থানের জন্য একটি আবেদন লিখেন। আপনি, পদের জন্য তাকে গ্রহণ করতে সম্মত হন, গ্রহণের জন্য একটি আদেশ (আদেশ) আঁকুন। এরপরে, সমস্ত নথির অনুলিপি তৈরি করুন, উদাহরণস্বরূপ, পাসপোর্ট থেকে, বিবাহের শংসাপত্র থেকে, ইত্যাদি
ধাপ ২
এই মুহুর্তে, একটি ব্যক্তিগত ফাইল আপ করুন। দয়া করে নোট করুন যে প্রতিটি কর্মীর জন্য পৃথক ফোল্ডার তৈরি করতে হবে। কোনও কাজের অর্ডার যেমন সমস্ত আদেশের অনুলিপি তৈরি করুন। আপনার কাজের বুক, শিক্ষার নথি, অর্থাৎ কর্মচারীর জন্য আপনার কাছে যে নথিপত্র রয়েছে তার সমস্ত অনুলিপিও প্রয়োজন হবে।
ধাপ 3
সমস্ত অনুলিপি তৈরির পরে, তাদের ফাইল করুন। দয়া করে মনে রাখবেন যে আপনি কাজ করার সাথে সাথে এই কেসটি বাড়বে। এটি হ'ল, যদি এই কর্মচারীর বিরুদ্ধে আদেশ জারি করা হয়, উদাহরণস্বরূপ, পদোন্নতির আদেশ, কোনও দায়িত্ববান ব্যক্তিকে নিয়োগের আদেশ, ছুটি মঞ্জুর করার আদেশ ইত্যাদি, তবে আপনার সেগুলির অনুলিপি তৈরি করতে হবে এবং তাদের কাছে ফাইল করতে হবে কালক্রমে আপনার ব্যক্তিগত ফাইল … এটি কর্মচারীর সাথে সম্পর্কিত সমস্ত এইচআর নথিগুলির ক্ষেত্রে প্রযোজ্য।
পদক্ষেপ 4
একটি অভ্যন্তরীণ তালিকা তৈরি করুন যাতে আপনি সহজেই মামলার বিষয়বস্তুগুলির সাথে নিজেকে পরিচিত করতে পারেন। এটি কালানুক্রমিক ক্রমেও পূর্ণ। ইনভেন্টরির সমস্ত নথিতে অবশ্যই একটি সিরিয়াল নম্বর, সংকলনের তারিখ, শিরোনাম, শীটের সংখ্যা এবং সম্ভবত কিছু ধরণের নোট থাকতে হবে।
পদক্ষেপ 5
কর্মচারীদের ব্যক্তিগত ফাইলগুলি প্রধানের আদেশ অনুসারে নিযুক্ত একজন দায়িত্বশীল ব্যক্তির দ্বারা রাখা উচিত। সংস্থার দায়িত্বে থাকা এই ব্যক্তির হাত দ্বারা সংশোধনের অনুমতি রয়েছে এবং কেবলমাত্র এই ব্যক্তির উপস্থিতিতে তথ্য দেখা যায়।
পদক্ষেপ 6
কোনও কর্মচারীকে বরখাস্ত করার সময়, তার ব্যক্তিগত ফাইলটি বন্ধ করুন, অর্থাত্ সংক্ষিপ্ত বিবরণী করুন, শীটগুলি সংখ্যা করুন, পৃষ্ঠাগুলির মোট সংখ্যা লিখুন, সবকিছু সেলাই করুন এবং সরবরাহের তালিকাটি শেষ করার পরে এটি সংগঠনের সংরক্ষণাগারে জমা দিন।
