টেলিফোন কথোপকথন দীর্ঘদিন ধরে ব্যবসায়িক জীবনের একটি অংশ হয়ে দাঁড়িয়েছে। তাদের সহায়তায়, সিদ্ধান্তগুলি জানানো হয়, কাজগুলি প্রাপ্ত এবং রিপোর্ট করা হয়, অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং বাতিল করা হয়। টেলিফোন কথোপকথনের শিষ্টাচারের নিয়ম সম্পর্কে অজ্ঞতা অংশীদার এবং ক্লায়েন্টদের পক্ষ থেকে অনেক চুক্তি এবং অবিশ্বাসের ভেঙে যেতে পারে।
নির্দেশনা
ধাপ 1
আপনার কন্ঠে কাজ করুন। যদি সম্ভব হয় তবে কোনও ব্যবসায়িক অংশীদারের সাথে ডেকাফোনে কথোপকথনটি রেকর্ড করুন এবং শুনুন। আপনার কন্ঠস্বর, কথার গতি, প্রবণতা এবং শক্তির কাঠের রেট দিন। ভয়েস শব্দটিকে আরও মনোরম করতে, শ্বাস প্রশ্বাসের সমান হওয়া উচিত, ভঙ্গি মুক্ত হওয়া উচিত। আপনি কথা বলার সাথে সাথে হাসুন - এই কৌশলটি আপনার ভয়েসকে আরও উষ্ণ এবং আনন্দদায়ক করতে সহায়তা করবে। যদি আপনি এগুলি ব্যবহার করেন তবে পরজীবী শব্দগুলি থেকে মুক্তি পাওয়ার চেষ্টা করুন।
ধাপ ২
সমস্ত বহির্গামী কল জন্য প্রস্তুত। কথোপকথনের লক্ষ্যগুলি তৈরি করুন, আপনি যে কী মূল বাক্যাংশ ব্যবহার করবেন। কথা বলার সাথে সাথে নোট নিতে প্রস্তুত একটি নোটবুক এবং কলম রাখুন। যখন তারা আপনাকে উত্তর দেয়, হ্যালো বলতে ভুলবেন না, নিজের পরিচয় দিন এবং আপনার প্রতিনিধিত্বকারী সংস্থার নাম দিন। সংক্ষিপ্ত বিরতি নিন যাতে অন্য ব্যক্তি আপনাকে উত্তর দিতে পারে এবং আপনার নাম মনে করতে বা লিখতে পারে। আপনার গ্রাহক আপনার প্রশ্নের উত্তর দিতে পারেন কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন। উত্তরটি যদি হ্যাঁ হয় তবে দয়া করে আপনার কলটির উদ্দেশ্য বর্ণনা করুন।
ধাপ 3
ইনকামিং কলটির উত্তর দেওয়ার সময়, কথোপকথনকে 3-4 টিরও বেশি রিংয়ের জন্য অপেক্ষা করবেন না। হ্যালো বলতে এবং নিজের পরিচয় দিতে ভুলবেন না। ফোনে কথা বলার সময়, সমস্ত অন্যান্য ক্রিয়াকলাপ এবং কথোপকথনটি আপনার মন থেকে সরিয়ে দিন। যদি আপনার অন্য ব্যক্তির প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার জন্য সময় প্রয়োজন হয় তবে পরিচিতিগুলি লিখে রাখুন এবং আপনি প্রস্তুত থাকলে তাকে আবার কল করার প্রস্তাব দিন। আপনার যদি কোনও কল পুনর্নির্দেশের প্রয়োজন হয় তবে আপনার সহকর্মীর কাছে প্রশ্নের সারমর্মটি পরিষ্কারভাবে উল্লেখ করুন যাতে কলারটিকে এটির পুনরাবৃত্তি না করতে হয়। কথোপকথনের শেষে, অন্য ব্যক্তিকে আপনার সাথে যোগাযোগ করার জন্য ধন্যবাদ।
পদক্ষেপ 4
টেলিফোনের শিষ্টাচারের নিয়ম বলছে যে গ্রাহক যে ফোন করেছিলেন তিনি হলেন প্রথমে ঝুলিয়ে বিদায় জানাতে শুরু করলেন। যোগাযোগ বাধাগ্রস্থির ক্ষেত্রে তিনি আবারও ফোন করেন। টেলিফোন কথোপকথনের পরিকল্পনা করার সময়, সময়টি বিবেচনা করুন: শুরুর সময় এবং কার্যদিবসের শেষের ঘন্টা, যখন গ্রাহকের জরুরি বিষয় থাকতে পারে, তাকে ব্যর্থতা হিসাবে বিবেচনা করা হয়, পাশাপাশি মধ্যাহ্নভোজনের বিরতি।
