এর উত্পাদন ক্রিয়াকলাপগুলিতে, কোনও এন্টারপ্রাইজ অনেকগুলি ডকুমেন্ট তৈরি করে যা অবশ্যই কারও কারও কাছে সংরক্ষণ করা আবশ্যক এবং কখনও কখনও বেশ দীর্ঘ সময়। এটির জন্যই সংরক্ষণাগারটির সংগঠন প্রয়োজনীয়।
নির্দেশনা
ধাপ 1
সংরক্ষণাগারে নথি সংরক্ষণের জন্য প্রয়োজনীয় শর্তাদি তৈরি করুন। প্রথমত, ঘরটি অবশ্যই সূর্যের আলোর সরাসরি প্রভাব থেকে রক্ষা করা উচিত, বায়ু আর্দ্রতার মাত্রা অবশ্যই অনুমোদিত স্তরের অতিক্রম করতে হবে না এবং অননুমোদিত ব্যক্তিদের অ্যাক্সেসও বন্ধ রাখতে হবে।
ধাপ ২
দয়া করে মনে রাখবেন সংরক্ষণাগারটির প্রাঙ্গনের প্রয়োজনীয়তা অনুসারে কাঠের ভবন, জরাজীর্ণ ভবন, স্যাঁতস্যাঁতে ফাউন্ডেশন, অ্যাটিকস বা বেসমেন্টযুক্ত বিল্ডিংগুলিতে এর স্থাপনের অনুমতি নেই। একই সময়ে, অভিযোজিত ভবনে বিভিন্ন সংরক্ষণাগার সংক্রান্ত নথিগুলি সংরক্ষণের উদ্দেশ্যে স্থাপন করা স্থানটি এই বিল্ডিংয়ে অবস্থিত বাকি প্রাঙ্গণ থেকে আলাদা করা উচিত। এছাড়াও, ভবনের প্রাঙ্গনে সংরক্ষণাগার স্থাপনের অনুমতি নেই, যা পাবলিক ক্যাটারিং পরিষেবাগুলি, রাসায়নিক বা আগুনের বিপজ্জনক পদার্থ, খাদ্য গুদামগুলি সংরক্ষণ করে এমন সংস্থাগুলি দ্বারা দখল করা হয়।
ধাপ 3
রেকর্ড সংরক্ষণের জন্য অভিযোজিত বা বিশেষভাবে নির্মিত কোনও বিল্ডিংয়ে প্রতিষ্ঠানের সংরক্ষণাগারটি সন্ধান করুন। ঘরটিকে আগুনের সুরক্ষা অনুসারে বিপজ্জনক জিনিসগুলি থেকে অপসারণ করতে হবে। এর মধ্যে উদাহরণস্বরূপ, গাড়ি পার্ক, গ্যাস স্টেশন, গ্যারেজ অন্তর্ভুক্ত। এছাড়াও, এমন কোনও জিনিস নেই যা এন্টারপ্রাইজ সংরক্ষণাগারটির প্রাঙ্গণের নিকটে বাতাসকে দূষিত করে।
পদক্ষেপ 4
সংরক্ষণাগারটি সংগঠিত করার জন্য উপযুক্ত একটি ঘর বাছাই করার সময়, অ্যাকাউন্টের সংরক্ষণাগারটির সাধারণ ক্রিয়াকলাপের জন্য পৃথক পৃথক কক্ষের প্রয়োজন বলে মনে করুন: সংরক্ষণাগার সংরক্ষণ; নথি গ্রহণের জন্য ঘর; সঞ্চিত নথি ব্যবহারের জন্য প্রাঙ্গণ; সংরক্ষণাগার কর্মীদের জন্য কর্মক্ষেত্র।
পদক্ষেপ 5
সংরক্ষণাগার স্টোরেজ পরীক্ষাগার, গৃহস্থালি এবং শিল্প প্রাঙ্গণ থেকে সরিয়ে নিন। একই সময়ে, মনোযোগ দিন যে এটিতে তাদের সাথে সাধারণ বায়ুচলাচল নালী না থাকে এবং আগুন প্রতিরোধী দেয়াল এবং সিলিং ব্যবহার করে প্রতিবেশী কক্ষগুলি থেকে পৃথক করা হয় কমপক্ষে দুই ঘন্টার আগুনের প্রতিরোধের সীমা। এছাড়াও, সংরক্ষণাগার ঘরে, নিকাশী এবং জল সরবরাহ পাইপগুলির পাড়া বাদ দেওয়া হয়েছে।
পদক্ষেপ 6
"দস্তাবেজগুলির স্টোরেজ সম্পর্কিত নিয়মাবলী" সংরক্ষণের সংস্থার জন্য আঁকুন এবং এটি মাথা দিয়ে অনুমোদিত করুন। এছাড়াও, মাথার আদেশ অনুসারে, এমন কোনও ব্যক্তিকে নিয়োগ করা উচিত যা আর্কাইভের জন্য দায়বদ্ধ থাকবে। এছাড়াও, একটি বিশেষ বিশেষজ্ঞ কমিশন তৈরি করা হচ্ছে, যা পর্যায়ক্রমে তাদের স্টোরেজ পিরিয়ডগুলি মেনে চলার জন্য নথির একটি পরীক্ষা পরিচালনা করবে।
