কিছু সংস্থার কয়েক দশক ধরে ডকুমেন্টেশন রয়েছে। গুরুত্বপূর্ণ কাগজগুলি কুঁচকানো বা হারিয়ে যাওয়া থেকে রোধ করতে তাদের শক্ত কার্ডবোর্ড বা প্লাস্টিকের তৈরি ফোল্ডারে ফাইল করা দরকার। প্রতিটি চুক্তি শনাক্তকরণের জন্য পৃথক নম্বর দিন।
নির্দেশনা
ধাপ 1
পছন্দসই চুক্তিটি সন্ধান করা সহজ করার জন্য, রেকর্ডের একটি বই রাখুন। নথিটি একটি নম্বর দিন এবং এটি এই জার্নালে প্রবেশ করুন। নম্বর ছাড়াও চুক্তির তারিখ লিখুন। জার্নালে এন্ট্রি এর মতো দেখতে হবে: 1. চুক্তি নং 123TP তারিখ 22.02.2011। নোটগুলিতে, আপনি যখন ডকুমেন্টেশনের কর্পোরেট স্টাইলের প্রয়োজন হয় তখন আপনি চুক্তির সারাংশটি নির্দেশ করতে পারেন।
ধাপ ২
সংস্থায় যদি বেশ কয়েকটি আইনী সত্তা থাকে তবে প্রত্যেকের জন্য আলাদা আলাদা চুক্তির একটি বই তৈরি করুন। আপনার স্বীকৃতিতে প্রচলিত প্রতীক ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, মাশা এবং বিয়ারস ওজেএসসির চুক্তিগুলি 123 মিমি হিসাবে লিখুন। এবং জেডএও "থ্রি লিটাল পিগস" থেকে সিকিওরিটিগুলি 123TP দিয়ে চিহ্নিত করুন। বিভ্রান্তি এড়াতে যাতে নম্বরগুলি অর্পণ করুন।
ধাপ 3
চুক্তিটি যখন উভয় পক্ষের সাধারণ পরিচালকদের দ্বারা স্বাক্ষরিত সমস্ত অনুমোদন পাস হয়ে যায়, তখন সিলগুলি দেওয়া হয়, এটি কোনও ফোল্ডারে দায়ের করা যায়। একটি শক্ত কভার সহ ফোল্ডারগুলি চয়ন করুন - তারা নথির সুরক্ষা নিশ্চিত করবে। প্রতিটি আইনী সত্তার নিজস্ব ফোল্ডার প্রয়োজন।
পদক্ষেপ 4
চাদর আগে। একটি গর্ত পাঞ্চ নিন এবং নতুন গর্ত ঘুষি করুন। দস্তাবেজটি একটি ফোল্ডারে রাখুন এবং এটি বিশেষ অ্যান্টেনা দিয়ে সুরক্ষিত করুন। একটি চুক্তিটি ফাঁকা এ 4 শীট দিয়ে অন্য থেকে আলাদা করুন।
পদক্ষেপ 5
আপনি অন্যভাবে চুক্তিও ফাইল করতে পারেন। এর জন্য স্বচ্ছ ফাইলগুলির প্রয়োজন হবে। প্রতিটি দস্তাবেজ একটি পৃথক ফাইলে রাখুন এবং একটি ফোল্ডারে এটি পিন করুন।
পদক্ষেপ 6
একটি ফোল্ডারে অনেকগুলি চুক্তি সংরক্ষণ করবেন না - তারা কুঁচকে যেতে পারে। ফোল্ডারটি বন্ধ করা সহজ হওয়া উচিত, পৃথক শিটগুলি আটকানো উচিত নয়।
পদক্ষেপ 7
চুক্তিযুক্ত ফোল্ডারগুলির সঞ্চয়ের জন্য, পায়খানাটিতে আলাদা শেল্ফ রাখুন। ফোল্ডারে, নথির মালিকানাধীন বছর এবং আইনী সত্ত্বাকে লিখুন। এটি আপনাকে প্রয়োজনে দ্রুত সঠিক কাগজপত্রগুলি সন্ধান করার অনুমতি দেবে।
পদক্ষেপ 8
তিন বছর আগে থেকে চুক্তিবদ্ধ ফোল্ডারগুলি কোনও সময়ে রাখার দরকার নেই। কার্ডবোর্ড বাক্সগুলিতে তাদের সাজান, বছর এবং আইনী সত্তার জন্য স্বাক্ষর করুন যার জন্য নথি জারি করা হয়। বাক্সগুলি গুদামে প্রেরণ করুন। স্টোরেজ জন্য একটি শুকনো জায়গা চয়ন করুন। আর্দ্রতা কাগজের পক্ষে ক্ষতিকারক।
