আপনি যদি কোনও ব্যক্তিকে নয়, তবে আপনার কার্য দলের বেশ কয়েকটি সদস্যকে একটি চিঠি পাঠাতে চান তবে চিঠির বিষয়বস্তু স্বাভাবিকের চেয়ে কিছুটা আলাদা হওয়া উচিত। এছাড়াও, ব্যবসায়ের চিঠিপত্রের নিয়মগুলি অনুসরণ করতে ভুলবেন না।
নির্দেশনা
ধাপ 1
আপনি আপনার মেইলিং তালিকায় অন্তর্ভুক্ত করতে চান এমন সহকর্মীদের একটি তালিকা তৈরি করুন। সমস্ত অ্যাড্রেসী বর্তমান সমস্যার সাথে প্রাসঙ্গিক কিনা তা পরীক্ষা করে দেখুন। বিপরীতে, আপনি এমন কোনও ব্যক্তিকে এড়িয়ে যেতে পারেন যাকে তার চিঠির মাধ্যমে কিছু সম্পর্কে অবহিত করা উচিত। স্টেকহোল্ডারদের বৃত্ত অধ্যয়ন করুন। কোন সহকর্মীকে আপনি "অ্যাড্রেসী" ক্ষেত্রে এবং "সিসি" ক্ষেত্রে কে রাখবেন তা ঠিক করুন। সাধারণত, সরাসরি নির্বাহকগণ "অ্যাড্রেসি" কলামে লিখিত থাকে এবং যারা প্রক্রিয়াটি নিয়ন্ত্রণ করেন বা অপ্রত্যক্ষভাবে এতে অংশ নেন, পাশাপাশি কেবল "আগ্রহী" ক্ষেত্রের মধ্যে আগ্রহী কর্মচারীও হন।
ধাপ ২
প্রাপকের নামগুলি কীভাবে সংগঠিত করা যায় সে সম্পর্কে ভাবুন। আপনার কোম্পানির এই বিষয়ে নির্দিষ্ট প্রতিষ্ঠিত বিধি থাকলে আপনার পক্ষে এটি আরও সহজ হবে। অন্যথায়, তাদের অর্ডার বিভিন্ন উপায়ে নির্ধারণ করা যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, তাদের শেষ নামগুলি বর্ণানুক্রমিক ক্রমে রাখুন। জ্যেষ্ঠতার নীতিটি ব্যবহার করা যেতে পারে। সেক্রেটারির কাছ থেকে কয়েকটি প্রাপককে বেশ কয়েকটি প্রাপকের উদ্দেশ্যে সম্বোধন করা এবং তিনি কীভাবে তা দেখুন তা আরও ভাল। সম্ভবত, এটি আপনার সংস্থার অব্যক্ত স্ট্যান্ডার্ড।
ধাপ 3
বার্তার বিষয় নির্দেশ করুন। এটি সংক্ষিপ্তভাবে এর বিষয়বস্তু প্রতিফলিত করা উচিত। এর পরে, চিঠির শরীরে যান। ব্যবসায়ের চিঠিপত্রের নিয়ম অনুসরণ করুন। বিনীতভাবে দলকে হ্যালো বলুন এবং বিষয়টিতে এগিয়ে যান।
পদক্ষেপ 4
কেবল মামলায় লিখুন। গুরুত্বপূর্ণ বিশদটি মিস করবেন না, তবে "জল" কেও দুর্বল করবেন না। আপনার সহকর্মীদের সময়ের প্রশংসা করুন। যদি আপনার বার্তার মর্মটি আরও ভালভাবে বুঝতে হয় তবে আপনাকে অন্য চিঠিপত্রের বিষয়ে সচেতন হওয়া দরকার, চিঠির নীচে কোটেশন রাখুন। বিদায় জানাতে এবং কর্মক্ষেত্রে প্রত্যেককে একটি উত্পাদনশীল দিন কামনা করতে ভুলবেন না।
