যে কোনও অফিস কর্মী তাড়াতাড়ি বা পরে অফিসিয়াল চিঠি লেখার প্রয়োজনীয়তার মুখোমুখি হন। ব্যবসায়ের শিষ্টাচার জোর দিয়ে থাকে যে কোনও চিঠির সমাপ্তি আপনার বার্তার প্রারম্ভিক বিন্দুর মতোই গুরুত্বপূর্ণ।
এটা জরুরি
প্রাপকের সঠিক ঠিকানা, খাম, চিঠির সাথে সংযুক্ত নথির অনুলিপি
নির্দেশনা
ধাপ 1
চিঠির চূড়ান্ত অংশ শুরু করার আগে আপনি যা লিখেছেন তা আবার পড়ুন। ব্যাকরণগত এবং বানান ত্রুটি, ব্লট এবং অপ্রাপ্তির জন্য পাঠ্যটি পরীক্ষা করুন। যদি চিঠির বিষয়বস্তু আপনাকে সম্পূর্ণরূপে সন্তুষ্ট করে, শেষ অনুচ্ছেদে, আপনার চিঠির মূল থিসিসটি আরও একবার সংক্ষিপ্ত এবং স্বাক্ষরিত আকারে পুনরাবৃত্তি করুন। সুতরাং, আপনি আপনার বার্তাটির সংক্ষিপ্তসার করলেন, ঠিকানার পক্ষে কোনও প্রতিক্রিয়া প্রস্তুত করা এবং লিখতে সহজ করে তুলুন।
ধাপ ২
অনুচ্ছেদের পরে সরকারী চিঠিতে নথির অনুলিপিগুলি সংযুক্ত করা প্রয়োজন হলে কয়েক লাইন পিছনে সরে যান এবং "সংযুক্তি" কলামে নথির একটি তালিকা নির্দেশ করুন। তালিকাটি অবশ্যই নাম্বার করা উচিত। চিঠির সাথে ডকুমেন্টের ফটোকপি সংযুক্ত করুন যাতে তারা তালিকায় নির্দেশিত হয়।
ধাপ 3
ভদ্র ও সঠিকভাবে বক্তৃতার পালা দিয়ে আনুষ্ঠানিক চিঠিটি শেষ করুন, যেমন: "আমি ফলপ্রসূ সহযোগিতার আশা করি।" এছাড়াও, ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে, "সম্মানের সাথে", "আন্তরিকভাবে আপনার", "শ্রদ্ধার সাথে" এর মতো বাক্যাংশগুলির সাহায্যে চিঠিগুলি শেষ করার প্রথাগত। পরবর্তী, আপনার আদ্যক্ষর এবং তারিখ স্থাপন করা নিশ্চিত করুন। পাঠ্যটি প্রিন্ট করার পরে আপনার নামের পাশে সাইন করতে ভুলবেন না।
পদক্ষেপ 4
খাম পূরণ করা শুরু করুন। প্রাপকের ঠিকানা নীচের ডান কোণে লেখা আছে, প্রেরকের ঠিকানা উপরের বামে লেখা থাকে। সঠিক পোস্টকোডটি প্রবেশ করানোর বিষয়টি নিশ্চিত করুন, সেক্ষেত্রে চিঠিটি দ্রুত ঠিকানাতে পৌঁছে যাবে।
পদক্ষেপ 5
প্রাপ্তির স্বীকৃতি সহ নিবন্ধিত চিঠি আকারে মেইলের মাধ্যমে সরকারী চিঠিগুলি প্রেরণ করা ভাল। এই ক্ষেত্রে, আপনার ঠিকানা থেকে চিঠি প্রাপ্তির প্রমাণ থাকবে।
