সংগঠনটি জীবনের ধীরে ধীরে যে ধরণের কার্যকলাপে নিযুক্ত থাকে না কেন, এটি নথিভুক্তির উল্লেখযোগ্য পরিমাণ তৈরি করে যা অবশ্যই সংরক্ষণ করা উচিত। বৃহত্তর সংস্থা এবং এর ক্রিয়াকলাপগুলির বৃহত্তর পরিধি, সঞ্চিত নথিগুলির পরিমাণ বেশি। স্বভাবতই, অচিরেই বা পরে অপ্রাসঙ্গিক ডকুমেন্টেশনগুলি বাছাই এবং ধ্বংসের প্রশ্নটি উঠে আসে। কোনটি ধ্বংস করা যায় এবং কী এখনও সংরক্ষণ করা দরকার তা নির্ধারণ করা এখনও অবধি রয়েছে।
নির্দেশনা
ধাপ 1
ডকুমেন্টেশনকে পদ্ধতিবদ্ধ করার জন্য, স্টোরেজের জন্য প্রাপ্ত প্রতিটি নথির জন্য, স্টোরেজ সময় নির্ধারণ করা প্রয়োজন, যার পরে নথিটি সংস্থার ঝুঁকি ছাড়াই ধ্বংস করা যায়।
দস্তাবেজগুলির অনুমোদিত তালিকা ব্যবহার করুন যার জন্য স্টোর স্টোর সময়কাল রোসারচিভ দ্বারা প্রতিষ্ঠিত। এই জাতীয় ডকুমেন্টেশনকে পদ্ধতিবদ্ধ করার সময় যে প্রধান দস্তাবেজটি নির্দেশিত হওয়া উচিত তা হ'ল "সংগঠনের ক্রিয়াকলাপগুলিতে উত্সাহিত পরিচালিত নথিগুলির তালিকা, যা সঞ্চয়স্থানের সময়কে ইঙ্গিত করে" (রোজারকিভ 06.10.2000 তে অনুমোদিত)
ধাপ ২
বিভাগীয় চেকলিস্টগুলিও অধ্যয়ন করুন যে আপনার সংস্থাটি বিভাগীয় যোগ্যতার অধীনে চলে গেলে আপনাকে অবলম্বন করতে হবে (উদাহরণস্বরূপ, সামরিক বিভাগ, ব্যাংকিং বিভাগ, ইত্যাদির জন্য চেকলিস্ট রয়েছে)। সর্বাধিক সাধারণ ধরণের সংস্থাগুলির জন্য ডকুমেন্টেশনের তালিকাও তৈরি করা হয়েছে (উদাহরণস্বরূপ, যৌথ স্টক সংস্থাগুলির জন্য)।
ধাপ 3
বেশ কয়েকটি নথির সুনির্দিষ্ট অনুসারে স্টোরেজ সাপেক্ষে, উদাহরণস্বরূপ, ট্যাক্স ডকুমেন্টেশনগুলি কমপক্ষে 4 বছর, এবং আর্থিক বিবৃতি - কমপক্ষে 5 বছর ধরে সংরক্ষণ করা প্রয়োজন।
পদক্ষেপ 4
প্রতিটি ধরণের ডকুমেন্টেশনের জন্য স্পষ্ট ধরে রাখার সময়সীমা থাকায়, তালিকাগুলির ব্যবহার ডকুমেন্টগুলি সংগঠিত করার সবচেয়ে সুবিধাজনক উপায়। তবে সমস্ত নথিকে তালিকায় শ্রেণিবদ্ধ করা যায় না। কিছু নথির জন্য, স্টোরেজ পিরিয়ডটি প্রতিষ্ঠানের দ্বারা প্রতিষ্ঠিত করা উচিত।
এই লক্ষ্যে, সংস্থাটি একটি উপযুক্ত আদেশ দ্বারা একটি বিশেষজ্ঞ কমিশন তৈরি করে, যা নিয়মিতভাবে নথিগুলির মূল্য পরীক্ষা করে, স্টোরেজ সময় নির্ধারণ করে এবং নথি ধ্বংস করে যার জন্য সঞ্চয়ের সময়সীমা শেষ হয়ে গেছে বা প্রয়োজনীয় নয়। এটি গুরুত্বপূর্ণ যে কমিশনে এমন লোকদের অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে যারা নথির প্রাসঙ্গিকতা এবং এর ক্ষতি থেকে সম্ভাব্য ঝুঁকি গণনা করতে সক্ষম হন।
