দলিলগুলি কাজ এবং প্রস্তুতির প্রক্রিয়াতে, তাদের অনুমোদনের জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা অর্পণ করা হয়, যা অভ্যন্তরীণ হতে পারে, যেখানে নথিগুলি সংস্থার নিজেই বা বহিরাগতের বিভাগগুলি দ্বারা অনুমোদিত হয়, অন্য সংস্থাগুলির দ্বারা দলিলগুলির অনুমোদনের সাথে যুক্ত থাকে। আইনত সঠিকভাবে সম্মত দলিল আইন, নিয়ম এবং বিধি দ্বারা প্রদত্ত পদক্ষেপ গ্রহণের অধিকার দেয়। অনুমোদনের পদ্ধতিটি উত্তীর্ণ নথিগুলি সিল বা স্ট্যাম্প করা হয়।
নির্দেশনা
ধাপ 1
কোনও সংস্থার একজন কর্মচারী হিসাবে কাজ করা, যার দায়িত্বে নথির অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক অনুমোদন অন্তর্ভুক্ত, সংস্থার কোন বিভাগগুলি তাদের অনুমোদনের জন্য দায়বদ্ধ সে সম্পর্কে পরিষ্কার তথ্য থাকা প্রয়োজন।
ধাপ ২
কাজের পুরো সময়কালে অনুমোদিত হতে হবে এমন নথিগুলির একটি তালিকা তৈরি করুন। তাদের অনুমোদনের জন্য দায়ী বিভাগগুলি সম্পর্কে পরিষ্কার থাকুন। একটি টেবিল তৈরি করুন যা বাধ্যতামূলক অনুমোদনের অধীনে নথিগুলির প্রকারগুলি, অবস্থান, পদবি, নাম, নাম, কর্মচারীদের পৃষ্ঠপোষকতা, তাদের ফোন এবং ইমেল ঠিকানাগুলিকে নির্দেশ করবে।
ধাপ 3
অনুমোদনের যে দস্তাবেজটির সিদ্ধান্ত নিন। আপনি আপনার সংস্থার বিভাগগুলিতে যে আদেশে যোগাযোগ করেছেন সেটিকে নির্দেশ করে একটি পরিকল্পনা তৈরি করুন। দস্তাবেজের অনুমোদনের জন্য দায়ী কোম্পানির সমস্ত বিভাগের প্রতিটি কর্মীর সাথে কথা বলে কাজ শেষ হওয়ার সময়সীমাটি সন্ধান করুন।
পদক্ষেপ 4
দস্তাবেজের অনুমোদনের শর্তগুলিতে গভীর মনোযোগ দিন, বিভাগের কোনও কর্মচারী যে কোনও পরিবর্তন এনে তাড়াতাড়ি সাড়া দিন। ডকুমেন্টটিতে সম্পাদনাগুলি সম্পর্কে আপনার যদি সন্দেহ থাকে তবে সমস্ত সংক্ষিপ্তসারগুলি পরিষ্কার করে সংস্থার বিশেষজ্ঞদের সাথে পরামর্শ করার বিষয়ে নিশ্চিত হন। এটি ভবিষ্যতে অনুমোদনের সময় হ্রাস করতে সহায়তা করবে এবং আপনাকে আইনত আইনত দস্তাবেজটি সঠিকভাবে আঁকতে অনুমতি দেবে।
পদক্ষেপ 5
সংস্থার প্রতিটি বিভাগে, অনুমোদনের পদ্ধতিটি পাস করার পরে নথিটিতে একটি ভিসা দেওয়া হয়। এটি কোনও বিভাগের স্ট্যাম্প বা কোনও "অনুমোদিত" স্ট্যাম্প হতে পারে যার সাথে কর্মচারীর অবস্থান, নাম এবং স্বাক্ষরের ইঙ্গিত পাওয়া যায়। নথিটি অনুমোদনের জন্য দায়বদ্ধ প্রতিটি কর্মচারী এটি সঠিকভাবে স্বাক্ষর করেছে তা নিশ্চিত করুন। অন্যথায়, এটি সংগঠনের প্রধানের দ্বারা স্বাক্ষরিত হবে না।
পদক্ষেপ 6
দস্তাবেজটি অনুমোদনের শেষ লিঙ্কটি এন্টারপ্রাইজের প্রধান। ম্যানেজমেন্ট, সমস্ত বিভাগের কর্মচারী, এন্টারপ্রাইজের সিল বা স্ট্যাম্প দ্বারা স্বাক্ষরিত হলেই দলিলটি আইনত সম্মত বলে মনে করা হয়।
পদক্ষেপ 7
বিভিন্ন প্রতিষ্ঠানের অনুমোদনের জন্য নথিগুলির বহিরাগত সমন্বয় যখন আপনাকে প্রয়োগ করতে হবে এমন সংস্থাগুলির তালিকা পরীক্ষা করে দেখুন। বিভাগসমূহ, তাদের কর্মীদের সমন্বয়ের সাথে জড়িত সম্পর্কে বিস্তারিত তথ্য সন্ধান করুন। তাদের ডেকে পাঠান বা একটি ইমেল প্রেরণ করুন, প্রয়োজনীয় নথির তালিকা উল্লেখ করে। একটি সভার সময় সম্মত হন।
পদক্ষেপ 8
অনুমোদনের সময় এবং দলিলের বহিরাগত অনুমোদনের সাথে জড়িত প্রতিষ্ঠানের কর্মচারীর জন্য পরিবর্তন আনার পদ্ধতি সম্পর্কিত বিষয়গুলির একটি তালিকা প্রস্তুত করুন। সম্মত হওয়ার জন্য দস্তাবেজের তালিকাকে নির্দেশ করে নির্ধারিত ফরমে একটি সরকারী বিবৃতি দিন। দস্তাবেজগুলির অনুমোদনের সময় এবং তাদের কার্যকরকরণের সঠিকতা নিয়ন্ত্রণ করুন।
