প্রতিষ্ঠানে প্রবেশকারী ডকুমেন্টগুলি অ্যাকাউন্টিং সাপেক্ষে। সাধারণত আগত চিঠিগুলি নিবন্ধন করা অফিসের কাজ, তবে ছোট দলে এই দায়িত্বটি সচিবকে প্রায়শই অর্পণ করা হয়। চিঠিপত্রের প্রক্রিয়াজাতকরণের পদ্ধতি, একটি নিয়ম হিসাবে, অফিসের কাজের অভ্যন্তরীণ নির্দেশাবলীতে বিস্তারিতভাবে বর্ণনা করা হয়। যদি এটি অনুপস্থিত থাকে, নতুন দস্তাবেজগুলি প্রক্রিয়া করার সময়, আপনাকে ক্রিয়াকলাপের একটি নির্দিষ্ট ক্রম মেনে চলতে হবে।
প্রয়োজনীয়
- - আগত চিঠিপত্র নিবন্ধনের জার্নাল;
- - "আগত চিঠি" স্ট্যাম্প।
নির্দেশনা
ধাপ 1
আগত চিঠিপত্র গ্রহণ করুন এবং বাছাই করুন। সমস্ত চিহ্নগুলি খোলার প্রয়োজন রয়েছে, বিশেষ চিহ্নযুক্ত ব্যতীত, উদাহরণস্বরূপ, "ব্যক্তিগতভাবে পরিচালককে" বা "গোপনীয়" ইত্যাদি etc. খামটি ছুঁড়ে ফেলার জন্য তাড়াহুড়া করবেন না, প্রথমে পাঠ্যের মধ্যে ফেরতের ঠিকানা নির্দেশিত আছে কিনা তা পরীক্ষা করে দেখুন। নিবন্ধকরণের জন্য অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টস (চালান, চালান), অভিনন্দন, বিজ্ঞাপন সামগ্রী প্রয়োজন হয় না।
ধাপ ২
আগত চিঠিপত্রের লগে প্রাপ্ত চিঠিগুলি সম্পর্কে তথ্য লিখুন। এটি বৈদ্যুতিন বা traditionalতিহ্যগত (কাগজ) হতে পারে। বৈদ্যুতিন ফর্মগুলি পূরণ করার সময়, প্রোগ্রাম বিকাশকারীদের সুপারিশ অনুসরণ করুন। কম্পিউটার সিস্টেমগুলি ক্লারিকাল কাজের সুবিধার্থে, আপনার প্রয়োজনীয় তথ্যগুলি দ্রুত খুঁজে পেতে সহায়তা করে। যাইহোক, তাদের মধ্যে একীকরণ গুরুত্বপূর্ণ, তথ্য প্রবেশের নিয়মের কঠোরভাবে অনুসরণ করা, অন্যথায় ডকুমেন্টটি ডাটাবেসে হারিয়ে যেতে পারে।
ধাপ 3
একটি প্রিন্টিং হাউসে একটি traditionalতিহ্যবাহী লগবুক কিনুন বা এ 4 নোটবুকটিতে নিজেকে সাজিয়ে রাখুন। এটির জন্য প্রয়োজনীয় প্রয়োজনীয়তা হ'ল অনুসন্ধান, স্বচ্ছতা এবং পূরণের যথার্থতা। নিম্নলিখিত কলামগুলি সহ একটি জার্নালটি একটি টেবিলের আকারে রাখা সুবিধাজনক: 1। নিবন্ধনের তারিখ. প্রাপ্তির দিন আগত চিঠিগুলি বিবেচনা করুন এবং সন্ধ্যায় এটিকে বিবেচ্যতার জন্য ম্যানেজারের কাছে জমা দিন, যদি না কোনও সংস্থা ভিন্ন পদ্ধতি গ্রহণ করে; নিবন্ধন নম্বর. এই নথির বৈশিষ্ট্যটি প্রাপ্ত ফাইলের কেস "ইনকামিং ডকুমেন্টস" (সংস্থার বিষয়গুলির অনুমোদিত নাম অনুসারে) এবং প্রাপ্ত চিঠির ক্রমিক নম্বর (ক্যালেন্ডার বছরের শুরু থেকে) নিয়ে গঠিত। উদাহরণস্বরূপ, "নং 01-12-273", যেখানে 01-12 হ'ল মামলার নামকরণ সংখ্যা, 273 হ'ল অক্ষরের অনন্য সংখ্যা। সমস্ত প্রাপ্ত চিঠিপত্র একবারে নিবন্ধিত হয়, ইলেক্ট্রনিকগুলি সহ পরে প্রাপ্ত কপির সংখ্যা নির্বিশেষে; 3। চিঠির লেখক (সংস্থা, ব্যক্তি), উদাহরণস্বরূপ, "ভাস্ত্রেচা এলএলসি" বা "আঞ্চলিক প্রশাসন, উপ-প্রধান ভিএসএস সিডোরভ", ইত্যাদি। নথির বিষয়। আপনি এই কলামটি চিঠির শিরোনাম থেকে তথ্য সহ পূরণ করতে পারেন বা সংক্ষিপ্তভাবে এটি পড়ার পরে মূল ধারণাটি তৈরি করতে পারেন। এমনভাবে লিখুন যাতে পরে আপনি সহজেই কোন নথিটি প্রশ্নযুক্ত তা মনে রাখতে পারেন এবং এটি আপনার সহকর্মীদের কাছে ব্যাখ্যা করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, "পরিবহন পরিষেবাদির জন্য একটি চুক্তি শেষ হওয়ার পরে" বা "12.12.2011 এর আগে আয়কর সম্পর্কিত তথ্যের বিধানের উপর" ইত্যাদি 5 নির্বাহক ম্যানেজারের ভিসা পাওয়ার পরে বাক্সটি পূরণ করুন। প্রতিক্রিয়া প্রস্তুত করবে এমন ব্যক্তির নাম লিখুন। এখানে নির্ধারিত তারিখটি নোট করুন। জরুরী চিঠির জবাবের তারিখ হাইলাইট করুন বা আন্ডারলাইন করুন 6। মন্তব্য. এখানে আপনি পরিচালকের আদেশের পরিপূরণে নোট তৈরি করতে পারেন, বা চিঠির সাথে গুরুত্বপূর্ণ সংযুক্তির উপস্থিতি নির্দেশ করতে পারেন, বা কর্মীদের কর্মরত থাকা কপিগুলির সংখ্যা চিহ্নিত করতে পারেন।
পদক্ষেপ 4
আপনি ফিট দেখতে দেখতে টেবিলটি সম্পূর্ণ করুন। উদাহরণস্বরূপ, দলিলগুলির সুরক্ষার জন্য ভয়ে চিঠি পাওয়ার সময় ঠিকাদারের স্বাক্ষরের জন্য বাক্সটি নির্বাচন করুন। যাইহোক, জার্নালটি এবং অতিরিক্ত ভারবোজ এন্ট্রি দিয়ে নিজেকে ওভারলোড করবেন না। নথিতে সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য রয়েছে, নিবন্ধকরণ ফর্মগুলি কেবলমাত্র এটির কাজের পর্যায়ে চিহ্নিত করতে সহায়তা করে।
পদক্ষেপ 5
সমস্ত বর্ণগুলিতে একটি বিশেষ স্ট্যাম্প রাখুন, যা চিঠিপত্রের ধরণটি নির্দেশ করে - "আগত"। প্রিন্টটি নথির প্রথম পৃষ্ঠার নীচের ডানদিকে থাকা উচিত। নিশ্চিত হয়ে নিন যে মুদ্রণটি পাঠ্যটি ওভারল্যাপ না করে। মুদ্রণ লাইনে ম্যানুয়ালি ক্রমিক নম্বর এবং প্রাপ্তির তারিখ লিখুন।
