একজন নবাগত ক্লার্কের জন্য, আগত চিঠিপত্রের নকশা শক্তির পরীক্ষা হতে পারে। যাইহোক, প্রক্রিয়াটি সহজ এবং বোধগম্য পদক্ষেপগুলিতে বিচ্ছিন্ন হওয়ার সাথে সাথে এটি কার্যদিবসের একটি অপ্রকাশ্য অংশে পরিণত হয়।
নির্দেশনা
ধাপ 1
সংস্থার প্রাপ্ত সমস্ত দস্তাবেজগুলি সেখানে কীভাবে এসেছিল তা নির্বিশেষে একই দিনে (ইমেল, কুরিয়ার, ফ্যাক্স ইত্যাদির মাধ্যমে) অবশ্যই নিবন্ধভুক্ত হতে হবে। ই-মেলগুলি অবশ্যই প্রিন্ট করতে হবে, টেলিফোনের বার্তা রেকর্ড করতে হবে।
ধাপ ২
জার্নালের # 1 কলাম প্রতিটি নথি প্রাপ্তির তারিখ নির্দেশ করে। কলাম # 2 - এটির নিবন্ধকরণ নম্বর। নম্বরটি প্রাপ্তির ক্রমে বরাদ্দ করা হয়, প্রতিটি ক্যালেন্ডার বছর দিয়ে শুরু হয়। তারপরে প্রতিটি বিতরণকৃত দস্তাবেজ চেক করা হয়: এটি সঠিকভাবে বিতরণ করা হয়েছে কিনা, প্যাকেজটি অক্ষত আছে কিনা। যদি এটি "ব্যক্তিগতভাবে" চিহ্নিত না হয় তবে খাম বা ব্যাগটি খোলা হয় এবং সামগ্রীগুলি পরীক্ষা করা হয়। যদি কোনও তালিকা থাকে তবে তারা এটি পরীক্ষা করে। যদি নির্দিষ্ট কিছু নথি অনুপস্থিত থাকে তবে আপনাকে একটি উপযুক্ত আইন আঁকতে হবে এবং "নোটস" বিভাগে আগত চিঠিপত্রের জার্নালে একটি নোট রাখতে হবে। সংযুক্তি সহ শীটের সংখ্যা 3 নং কলামে নির্দেশিত is
ধাপ 3
চিঠিপত্রের ধরণটি 4 নং কলামে প্রবেশ করা হয়েছে। এটি অনুরোধ, একটি পুনর্মিলন প্রতিবেদন, একটি চিঠি, একটি শংসাপত্র, একটি টেলিগ্রাম, একটি বিজ্ঞপ্তি ইত্যাদি হতে পারে পরবর্তী দুটি কলাম প্রেরকের এবং চিঠির বহির্গামী সংখ্যা নির্দেশ করে।
পদক্ষেপ 4
চালানের সংক্ষিপ্তসার অবশ্যই 7 নং কলামে ইঙ্গিত করা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, “এএ ইভানভের debtণের উপর শংসাপত্রের বিধানের ভিত্তিতে। ব্যাংক "বা" ভিভি সিডোরোবার বেতন পুনঃ গণনার জন্য আবেদন "।
পদক্ষেপ 5
তারপরে চিঠিপত্র ঠিকানাটি দেওয়া হয়, এবং প্রস্তাবটি পাওয়ার পরে, এটি নং 8 নং কলামে প্রবেশ করা হয়, পরবর্তী দুটি এক্সিকিউটার এবং নথির কার্য সম্পাদনের সময়সীমা নির্দেশ করে। নোটগুলি নির্দেশ করে যে দস্তাবেজটি কার্যকর করা হয়েছে এবং কোথায় এটি ফাইল করা হয়েছে।
