একটি টিমের বৈঠক দ্বন্দ্বের পরিস্থিতি সহ বিভিন্ন কাজের পরিস্থিতি বিশ্লেষণের কার্যকর উপায় হতে পারে। এটি প্রকাশ্যে বিতর্কিত সমস্যাগুলি নিয়ে আলোচনা করে এবং সিদ্ধান্ত নেয় যা প্রতিটি কর্মীর জন্য বাধ্যতামূলক। সম্মিলিত বৈঠকের আগে প্রচুর প্রস্তুতিমূলক কাজ করা উচিত।
নির্দেশনা
ধাপ 1
সভার মূল বিষয় প্রণয়ন করুন। একটি নিয়ম হিসাবে, একটি সাময়িক বিষয়ে একটি সম্মিলিত সভা অনুষ্ঠিত হয়। এটি উদাহরণস্বরূপ, বছরের জন্য সংস্থার কাজের বিশ্লেষণ বা হ্রাস কাজের সময়গুলিতে রূপান্তর হতে পারে।
ধাপ ২
আপনার এজেন্ডা সম্পর্কে চিন্তা করুন। এর বিষয়গুলি নির্দিষ্ট বিষয় হতে হবে যা নিয়ে আলোচনা করা দরকার। কমপক্ষে দুটি এবং পাঁচজনের বেশি হওয়া উচিত নয়। গুরুত্ব হ্রাস করার প্রশ্নে প্রশ্নগুলি র্যাঙ্ক করুন। যদি সভার আলোচনার বিষয়টি বিস্তৃত হয় তবে এজেন্ডারে শেষ আইটেম হিসাবে "বিবিধ" রাখুন। এখানে আপনি মূল বিষয় থেকে কিছুটা বিচ্যুত করতে পারেন এবং এই মুহূর্তে দলের জন্য উদ্বেগযুক্ত ছোট সমস্যাগুলি নিয়ে আলোচনা করতে পারেন।
ধাপ 3
স্পিকার প্রস্তুত করুন। একজন দক্ষ কর্মচারীর, যার মতামত দলে কর্তৃত্বপূর্ণ বলে বিবেচিত হয়, তাদের সভার এজেন্ডায় প্রতিটি আইটেমের সাথে কথা বলা উচিত। আগত প্রতিবেদনটি 1-2 সপ্তাহ আগে তাকে সতর্ক করুন যাতে ব্যক্তি শান্তভাবে তার বার্তাটি নিয়ে চিন্তা করতে পারে। সভার ২-৩ দিন আগে প্রতিটি স্পিকারের সাথে কথা বলুন, নিশ্চিত হয়ে নিন যে তাঁর বক্তৃতার পাঠ্য প্রস্তুত রয়েছে এবং বর্ণিত বিষয়ের সাথে মিল রয়েছে।
পদক্ষেপ 4
সভা ঘর প্রস্তুত করুন। আপনার প্রতিষ্ঠানের যদি অ্যাসেম্বলি হল বা অন্য সভা ঘর থাকে তবে এটি ভাল। অন্যথায়, সম্ভব বৃহত্তম রুম ব্যবহার করুন। সভার দিনটিতে পর্যাপ্ত চেয়ারগুলি ইনস্টল করা এবং একটি প্রজেক্টর, কম্পিউটার এবং মাইক্রোফোন সংযুক্ত এবং যদি কোনও সেট আপ করা প্রয়োজন। আপনি আলোচনার জন্য ডকুমেন্ট সহ প্রতিটি সভায় অংশ নেওয়া বিশেষ ফোল্ডারগুলির জন্য আগাম ব্যবস্থাও করতে পারেন।
পদক্ষেপ 5
সভার তারিখ, সময় এবং অবস্থান সম্পর্কে সমস্ত কর্মচারীকে অবহিত করুন। একটি প্রচলিত পদ্ধতি ব্যবহার করুন: বুলেটিন বোর্ডে তথ্য পোস্ট করুন, একটি ইমেল প্রেরণ করুন, কাঠামোগত বিভাগের প্রধানদের কল করুন, প্রতিটি কর্মচারীর সাথে ব্যক্তিগতভাবে কথা বলুন। আপনার পছন্দ কোম্পানির traditionতিহ্য এবং কর্মীদের সংখ্যার উপর নির্ভর করবে।
পদক্ষেপ 6
সভা শুরুর আগে উপস্থিতদের নিবন্ধন করুন। আপনি পরে এই তালিকাটি প্রোটোকলে সংযুক্ত করবেন। কর্মচারীদের জন্য নির্ধারিত এবং ঘোষিত সময়ে সভাটি নিশ্চিত করার বিষয়ে নিশ্চিত হন। প্রয়াতদের জন্য অপেক্ষা করবেন না, ইভেন্টটির গুরুত্ব এবং গুরুত্ব দেখান।
পদক্ষেপ 7
সভার মূল বিষয় এবং সেখানে যে বিষয়গুলি সম্বোধন করা হবে তা ঘোষণা করুন। সভার জন্য টিমকে চেয়ারম্যান এবং সচিব নির্বাচন করতে বলুন। নিয়ম অনুসারে, সংগঠনের প্রধান বা তার উপ-চেয়ারম্যান চেয়ারম্যান নির্বাচিত হন, এবং কেরানী বা অফিস পরিচালককে সচিব হিসাবে নির্বাচিত করেন। চেয়ারম্যান সভা পরিচালনা করবেন, শৃঙ্খলা বজায় রাখবেন এবং নিয়ম মেনে চলবেন। সচিবের দায়িত্বগুলির মধ্যে রয়েছে একটি বিশদ প্রোটোকল রাখা: বক্তাদের বক্তব্য রেকর্ড করা, তাদের কাছে প্রশ্ন, আলোচনা এবং প্রস্তাবসমূহ prop
পদক্ষেপ 8
প্রতিষ্ঠিত স্পিকিং টাইমলাইনে আটকে থাকুন, অন্যথায় আপনার সভাটি মধ্যরাত অবধি টানাটানি এবং কোনও সিদ্ধান্ত নেওয়ার ঝুঁকি নিয়ে চলে। একটি নিয়ম হিসাবে, মূল বক্তাদের তাদের সমাধানের সময় 15-20 মিনিট সময় থাকে তবে 30 এর বেশি হয় না secondary গৌণ বিষয়ে ই-কো-স্পিকার 10-15 মিনিটের মধ্যে হওয়া উচিত। শ্রোতাদের কাছ থেকে অংশগ্রহণকারীদের বক্তৃতা 2-3 মিনিটের মধ্যে সীমাবদ্ধ। আপনি একটি প্রশ্নের উত্তর 5 মিনিটের বেশি দিতে পারবেন না। সময় অতিক্রম করা হলে, নিয়মগুলি দৃ firm়ভাবে মনে করিয়ে দিন।
পদক্ষেপ 9
সভার এজেন্ডা নিষ্পত্তি হওয়ার পরে এবং সকলেই একটি বক্তব্য রাখার পরে সংক্ষিপ্তভাবে সভাটি সংক্ষেপ করে। যদি গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত নেওয়া হয় তবে তাদের খসড়াটি উপস্থিত প্রত্যেককে উচ্চস্বরে পড়তে হবে।
পদক্ষেপ 10
সভার পরে দু'দিনের মধ্যে আপনাকে অবশ্যই কয়েক মিনিট এবং নেওয়া সিদ্ধান্তের চূড়ান্ত সংস্করণ প্রস্তুত করতে হবে। কয়েক মিনিট অবশ্যই সম্মত এবং সভার চেয়ারম্যানের স্বাক্ষরিত হতে হবে। তাদের বাস্তবায়নের জন্য সিদ্ধান্ত এবং সময়সীমা নিয়ে আসা সমস্ত কর্মচারীর নজরে যা তাদের বাস্তবায়ন করতে হবে।
