যে কোনও উদ্যোগ বা সংস্থার ক্রিয়াকলাপের সাথে দস্তাবেজগুলি এবং ব্যবসায়িক কাগজপত্রের বিষয়বস্তু এবং সম্পাদন সম্পর্কিত নথি এবং রাষ্ট্রীয় মান দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়। একটি কভার লেটার ব্যবসায়ের নথি বোঝায়, সুতরাং এটি GOST আর 6.30-2003 দ্বারা প্রতিষ্ঠিত নকশার প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে হবে।
নির্দেশনা
ধাপ 1
একটি কভার লেটার নিয়মিতভাবে একইভাবে টানা হয়। এটিকে আপনার সংস্থার লেটারহেডে লিখুন, যার পুরো নাম, ডাক ঠিকানা, বিশদ, ইমেল ঠিকানা, যোগাযোগ ফ্যাক্স এবং টেলিফোন নম্বর রয়েছে।
ধাপ ২
উপরের ডান দিকের কোণে, চিঠির ঠিকানা, তার নাম এবং আদ্যক্ষর, অবস্থান, অবস্থান, সংগঠন, তার ঠিকানা উল্লেখ করুন এবং এটি যেখানে অবস্থিত সেখানে বন্দোবস্তের সূচকটি ভুলে যাবেন না।
ধাপ 3
চিঠির সাবজেক্ট লাইনে আপনি "ফরোয়ার্ড ডকুমেন্টেশনে কভারিং লেটার" নির্দেশ করতে পারেন, আপনাকে চিঠিটি শিরোনাম করার প্রয়োজন হবে না। এটি প্রথাগত ঠিকানা দিয়ে শুরু করুন: "প্রিয় …!"। এরপরে, "আমরা আপনাকে প্রেরণ করছি …" প্রমিত বাক্যটি লিখুন এবং আপনি এই কভার লেটারটি সংযুক্ত করে এমন নথির প্যাকেজের সাধারণ নাম দিন। প্রয়োজনে এই ডকুমেন্টেশনটি কী চুক্তি বা অনুরোধের জন্য প্রেরণ করা হয়েছে তার অধীনে চিহ্নিত করুন।
পদক্ষেপ 4
নিয়মিত ব্যবসায়ের চিঠিপত্রের জন্য একটি কভার লেটারও ব্যবহার করা যেতে পারে। এই অ্যাড্রেসির জন্য যদি আপনার অতিরিক্ত কোনও বার্তা থাকে তবে আপনি এটি দ্বিতীয় এবং তৃতীয় অনুচ্ছেদে লিখতে পারেন।
পদক্ষেপ 5
এই চিঠির সাথে কতগুলি নথি সংযুক্ত করা হবে তার উপর নির্ভর করে "সংযুক্তি:" বা "সংযুক্তি:" শব্দটি লিখুন। যদি দস্তাবেজটি এককথায় থাকে, তবে কোলন তার নাম দেওয়ার পরে নথির কতগুলি শীট এবং এটিতে কতগুলি অনুলিপি প্রেরণ করা হয়েছে তা নির্দেশ করুন।
পদক্ষেপ 6
যদি বেশ কয়েকটি দলিল থাকে, তবে তাদের তালিকাটি সংখ্যাযুক্ত তালিকা হিসাবে আঁকতে হবে, প্রতিটি নম্বর একটি নতুন লাইনে লেখা উচিত। সংখ্যার অঙ্কের পরে ডকুমেন্টের নাম, শিট এবং কপির সংখ্যাটি নির্দেশ করুন।
পদক্ষেপ 7
যে চিঠিটি এই জাতীয় চিঠিগুলিতে স্বাক্ষর করার জন্য অনুমোদিত তার চিঠিতে স্বাক্ষর করুন, তার স্বাক্ষরটি সংযুক্ত করুন এবং এন্টারপ্রাইজের সিল দিয়ে প্রত্যয়ন করুন।
পদক্ষেপ 8
নীচে, এই কভার লেটারের নির্বাহক, তার শেষ নাম, আদ্যক্ষর এবং যোগাযোগের ফোন নম্বরটি নিশ্চিত করতে ভুলবেন না।
