বড় সংস্থাগুলিতে, বেশিরভাগ দর্শনার্থীরা সচিবালয়ের কাছ থেকে সাধারণত তাদের প্রয়োজনীয় তথ্য পান। সহকারী ব্যবস্থাপক যোগাযোগের কোন ছাপ ছাড়বেন? ক্লায়েন্ট আবার কল করতে চান? আগ্রহী ব্যক্তি কি তাদের প্রশ্নের ব্যাপক উত্তর পাবে? সচিবের ইতিবাচক গুণাবলীতে আত্মবিশ্বাসী হওয়ার জন্য, আপনাকে প্রথম সভার জন্য দায়িত্বের সাথে প্রস্তুতি নিতে হবে এবং দক্ষতার সাথে একটি সাক্ষাত্কারের ব্যবস্থা ও পরিচালনা করা দরকার।
নির্দেশনা
ধাপ 1
সচিব হলেন সংস্থার মুখ। সবার আগে আবেদনকারীর উপস্থিতি মূল্যায়ন করুন। সর্বোপরি, এটি কোনও কিছুর জন্য নয় যে তারা বলে যে তাদের পোশাক দ্বারা তারা অভ্যর্থনা জানায়, তবে তারা তাদের মন দ্বারা সজ্জিত হয়। কোনও সচিবকে কীভাবে ঝরঝরে ও স্বাগত জানানো আপনার প্রয়োজনীয় চুক্তিটি পেতে বা আগত আলোচনার আলোচনার দিকে অনেক এগিয়ে যেতে পারে। আপনার নিজস্ব "চিত্র" থাকলে আপনার স্বজ্ঞাততা শোনার চেষ্টা করুন। যদি আপনি এমন কোনও ব্যক্তির অবস্থানের বিষয়ে অনুমোদন করেন যা আপনাকে অভ্যন্তরীণ দ্বন্দ্বের কারণ করে, তবে সম্ভবত তার সাথে কাজ করা কঠিন হবে কারণ সচিব কেবল সংস্থার মুখই নয়, পরিচালকের ডান হাতও। তবে, এমন কোনও ব্যক্তিকে অবিলম্বে অনুমোদন করবেন না যিনি আপনাকে একটি উজ্জ্বল, সুন্দর চেহারা দিয়ে খুশি করবে। একটি সুন্দর ছবি দ্রুত বিরক্তিকর হয়ে উঠতে পারে এবং কাগজপত্রগুলি আনসেম্বলড থেকে যায়।
ধাপ ২
কথোপকথনের সময়, সাবধানে শুনুন: সেক্রেটারি ক্লায়েন্টদের সাথে যোগাযোগ করবেন, টেলিফোন কথোপকথন পরিচালনা করবেন এবং চিঠিগুলি রচনা করবেন। তাঁর বক্তব্যটি সক্ষম, শেষ প্রান্তিক এবং স্বর সদর্থক হওয়া উচিত। বক্তৃতায় তথাকথিত পরজীবী শব্দের উপস্থিতিতে বিশেষ মনোযোগ দিন। যদি আবেদনকারীর একাকীত্বটি অপ্রয়োজনীয় "যদি এর অর্থ হয়," "তাই বলতে হয়," "উহ," "ভাল," দিয়ে পূর্ণ হয় তবে আপনি ব্যবসায়ের ক্ষেত্রে এই প্রকাশের অনুপস্থিতি অর্জনের সম্ভাবনা কম। জারগন এবং স্ল্যাংয়ের ব্যবহার অগ্রহণযোগ্য হিসাবে বিবেচিত হবে, যদি না আপনি নিজেরাই কথোপকথনটিকে কোনও অনানুষ্ঠানিক কোর্স করার অনুমতি না দেন।
ধাপ 3
সচিবকে আদেশটি টাইপ করতে বলুন। সুতরাং আপনি একবারে তিনটি গুরুত্বপূর্ণ গুণাবলী পরীক্ষা করুন: মুদ্রণের গতি, লেখার সাক্ষরতা এবং ব্যক্তিগত কম্পিউটার দক্ষতা। ইচ্ছাকৃতভাবে স্টাইলিস্টিক ভুল করুন এবং আবেদনকারীর প্রতিক্রিয়া পর্যবেক্ষণ করুন। যদি তিনি বিনীতভাবে বাক্যাংশটি তৈরির সবচেয়ে উপযুক্ত পদ্ধতির পরামর্শ দেন তবে এটি একটি "প্লাস" দিয়ে নিজেকে চিহ্নিত করুন।
পদক্ষেপ 4
সচিবের জীবনবৃত্তান্ত সাবধানতার সাথে অধ্যয়ন করুন। পূর্ববর্তী চাকরিগুলিতে মনোযোগ দিন, আবেদনকারীকে ছাড়ার কারণগুলি সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করুন। একজন নম্র ও তাত্পর্যপূর্ণ ব্যক্তি কখনও প্রাক্তন নেতার বিষয়ে নিরপেক্ষভাবে কথা বলতে পারবেন না, দলে "কাদা ফেলে" বা নিজের ভুল সম্পর্কে কথা বলবে না। আপনি যে সবচেয়ে গ্রহণযোগ্য উত্তর শুনতে পারেন তা হ'ল বেতন প্রত্যাশায় একটি মিল। জীবনবৃত্তান্তের পাঠ্য এবং কথোপকথনের গল্পের মূল শব্দগুলি হাইলাইট করুন: সময়ানুবর্তিতা, সুশৃঙ্খলতা, স্ট্রেস প্রতিরোধ, সামাজিকতা, ভদ্রতা। মনে রাখবেন সচিব প্রায়শই সংস্থার বিভিন্ন বিভাগের মধ্যে যোগসূত্র; ম্যানেজারের মেজাজ এবং পুরো অফিসে সান্ত্বনা, বন্ধুত্বপূর্ণ পরিবেশ এবং শৃঙ্খলা উভয়ই তার পেশাদার এবং ব্যক্তিগত গুণাবলীর উপর নির্ভর করতে পারে।
