কোনও সংস্থার পক্ষে সমস্ত নথির যথাযথ রেকর্ড সঠিকভাবে পূরণ করা এবং রাখা গুরুত্বপূর্ণ important এন্টারপ্রাইজের সু-সমন্বিত অভ্যন্তরীণ কাজের জন্য এবং বাহ্যিক নিরীক্ষণের সফল উত্তরণের জন্য উভয়ই এটি প্রয়োজনীয়। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার ফার্মটি কঠোর প্রতিবেদনের ফর্মগুলি ব্যবহার করে তবে কীভাবে তাদের সঠিকভাবে অ্যাকাউন্ট করবেন তা আপনার জানা দরকার।
এটা জরুরি
- - রিপোর্ট ফর্ম;
- - ফর্ম নিবন্ধনের বই।
নির্দেশনা
ধাপ 1
কোন কাগজপত্রগুলি কঠোরভাবে রিপোর্টিং ফর্মের (এসএসও) সম্পর্কিত তা সন্ধান করুন। এসআরএফ হ'ল নথি যা নগদ নিবন্ধকের প্রাপ্তির বিকল্প হিসাবে কাজ করতে পারে। এর মধ্যে রয়েছে টিকিট, ভাউচার, বিভিন্ন প্রাপ্তি ইত্যাদি। এগুলির সবগুলি অবশ্যই বিশেষ বিধি অনুসারে ব্যবহার এবং অ্যাকাউন্টে নেওয়া উচিত।
ধাপ ২
একটি লেটারহেড বই তৈরি করুন। এতে পৃষ্ঠা নম্বর সংযুক্ত থাকা পৃথক শিটগুলি থাকা উচিত। পৃষ্ঠাগুলি অবশ্যই থ্রেডের সাথে আবদ্ধ হওয়া আবশ্যক যা অবশ্যই বইয়ের পেছনে আঠালো কাগজ দিয়ে সুরক্ষিত থাকতে হবে। সংগঠনের সিল অবশ্যই কাগজে থাকা উচিত এবং এমনভাবে যাতে সিলের অখণ্ডতা লঙ্ঘন না করে বইয়ের নতুন পৃষ্ঠা এবং মুছে ফেলা সারণি অসম্ভব ছিল। এছাড়াও, সংস্থার স্ট্যাম্পের পাশে দায়বদ্ধ কর্মচারীর নাম ও স্বাক্ষর থাকতে হবে। ডেটা শীট অপসারণ এবং প্রতিস্থাপন এড়ানোর জন্য, অ্যাকাউন্টিং বইয়ের পৃষ্ঠাগুলির সংখ্যাও নির্দেশিত হয়।
ধাপ 3
বইটি সঠিকভাবে পূরণ করুন। এটিতে সমস্ত ধরণের কঠোর প্রতিবেদনের পাশাপাশি তাদের সংখ্যা, সিরিজ এবং নাম থাকতে হবে। সারণীর আকারে এই ডেটাটি রেকর্ড করা ভাল। অ্যাকাউন্টিংয়ের একটি আনুষ্ঠানিকভাবে গৃহীত ফর্মও রয়েছে, যা অর্থ মন্ত্রকের একাধিক আদেশ থেকে পাওয়া যায়। তবে এই ফর্মটি.চ্ছিক। উদাহরণস্বরূপ, আপনি প্রতিদিনের ভিত্তিতে ফর্মের সংখ্যা বা সংস্থার অপারেটিং পরিবেশের উপর নির্ভর করে কম ঘন ঘন রেকর্ড করতে পারেন বইটি উপলব্ধ ফর্মগুলির সংখ্যা এবং সেগুলি কীভাবে প্রাপ্ত এবং প্রেরণ করা হয়েছিল তা নির্দেশ করে। এই জাতীয় প্রতিটি ইভেন্ট যেমন নথি সংরক্ষণের জন্য দায়বদ্ধ কর্মচারীর স্বাক্ষর দ্বারা প্রত্যয়িত হয়। একটি বিশেষ দায়বদ্ধতা চুক্তি অবশ্যই তাঁর সাথে শেষ করা উচিত। ডকুমেন্টেশন স্থানান্তর করার সময়, একটি বিশেষ আইন আঁকা হয়, যা সাধারণত অ্যাকাউন্টিং বইয়ের সাথে একত্রে রাখা হয়।
পদক্ষেপ 4
পর্যায়ক্রমে কড়া রিপোর্টিং ফর্মগুলির রেকর্ড রাখুন, বইটি পরীক্ষা করে দেখুন। ইনভেন্টরির সময়, একটি তালিকা অবশ্যই আঁকতে হবে, যা অবশ্যই বইটির সাথে একত্রে রাখতে হবে।
