একটি ব্যক্তিগত ফাইল হ'ল নথিগুলির সংকলন যা কোনও কর্মচারীর সম্পর্কে তথ্য থাকে বরখাস্তের জন্য আদেশ জারির তারিখের জন্য নিয়োগের আদেশে স্বাক্ষরের মুহুর্ত থেকে। আমাদের দেশে কেবল বেসামরিক কর্মচারীদের জন্য ব্যক্তিগত ফাইলগুলি বজায় রাখা বাধ্যতামূলক। তবে বেশিরভাগ উদ্যোগ এবং সংস্থাগুলি কর্মচারীদের ডেটা সংগঠিত ও রেকর্ড করতে পছন্দ করে।
নির্দেশনা
ধাপ 1
ব্যক্তিগত ফাইলটিতে, একটি নিয়ম হিসাবে, কর্মচারী সম্পর্কে নিম্নলিখিত তথ্য রয়েছে: একটি ব্যক্তিগত রেকর্ড শিট, শিক্ষার নথির অনুলিপি, চাকরীর জন্য আদেশ এবং আবেদনের অনুলিপি, একটি কাজের চুক্তি, সংশোধনী এবং সংযোজন, শংসাপত্রের দলিল এবং উন্নত প্রশিক্ষণ, এবং অন্যান্য দস্তাবেজগুলি যা কর্মীদের সেবার জন্য প্রয়োজনীয় (বিবাহের শংসাপত্রের একটি অনুলিপি, জন্মের শংসাপত্র, পাসপোর্ট, সামরিক আইডি ইত্যাদি)।
ধাপ ২
প্রতিটি কর্মচারীর ব্যক্তিগত ফাইল একটি পৃথক ফোল্ডারে কার্ডবোর্ডের কভার - একটি বাইন্ডার সহ আঁকা হয়। এটিতে প্রয়োজনীয়তা রয়েছে: নাম, নাম, কর্মচারীর পৃষ্ঠপোষকতা, মামলা খোলার তারিখ। কর্মচারীকে বরখাস্ত করার পরে, ব্যক্তিগত ফাইলটি বন্ধ হয়ে যায়। নথিগুলি অবশ্যই ব্যর্থ না হয়ে সংরক্ষণাগারে জমা দিতে হবে।
ধাপ 3
বন্ধ থাকা ব্যক্তিগত ফাইলগুলি নম্বরযুক্ত, কেস ডকুমেন্টগুলির একটি অভ্যন্তরীণ তালিকা তৈরি করা হয়। ফোল্ডারে থাকা দস্তাবেজগুলি কালানুক্রমিকভাবে সংগ্রহ করা হয় - যে মুহুর্ত থেকে কর্মী বরখাস্ত হওয়ার তারিখে পৌঁছায়। একটি অভ্যন্তরীণ তালিকা একই ক্রমে আঁকা হয়। ইনভেন্টরির শিটগুলির নম্বর ব্যক্তিগত ফাইলের নথির সংখ্যা থেকে পৃথক।
পদক্ষেপ 4
কর্মচারীদের ব্যক্তিগত ফাইলগুলি কেবল ম্যানেজার বা অন্য ব্যক্তির কাছে পরিচালকের আদেশে এবং সেইসাথে নিজেই কর্মচারীর কাছে জারি করা হয়। একটি ব্যক্তিগত ফাইলে সঞ্চিত তথ্য গোপনীয়, যার অর্থ এটি অপরিচিতদের কাছে প্রকাশ করা যায় না। ব্যক্তিগত ফাইলের আগের নথিতে পরিবর্তন করা, পাশাপাশি সেগুলি নিষেধ করা নিষিদ্ধ।
পদক্ষেপ 5
এইচআর বিভাগ কেবলমাত্র বর্তমান কর্মীদের রেকর্ড রাখে। বরখাস্ত কর্মীদের নথি সংরক্ষণাগারে স্থানান্তরিত হয়। এগুলি সেখানে 75 বছরের জন্য সংরক্ষণ করা হয় এবং পরিচালক, পরিচালকদের পাশাপাশি পুরষ্কার এবং ডিগ্রিধারী ব্যক্তিদের ব্যক্তিগত ফাইলগুলি অনির্দিষ্ট।
