আপনার জরুরীভাবে একটি নথির প্রয়োজন, তবে আপনি কোথায় রেখেছেন তা মনে নেই? আপনার অফিস লাইফ অর্ডার আনুন, নম্বরযুক্ত ফোল্ডারে সবকিছু সাজান - এটি আপনার কাজকে আরও সহজ করে দেবে।
আমরা কাগজগুলিতে জিনিসগুলি সাজিয়ে রেখেছি
যদি কয়েকটি দস্তাবেজ থাকে এবং সেগুলি অ্যাপ্লিকেশনটির একটি ক্ষেত্রের সাথে সম্পর্কিত হয় তবে সেগুলি সমস্ত জায়গায় এক জায়গায় রাখা দরকার, বিশেষত একটি ফোল্ডারে। তবে, একটি নিয়ম হিসাবে, একটি ফোল্ডার যথেষ্ট নয়, তাদের বেশ কয়েকটি থাকা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, কোনও সংস্থার উপাদানযুক্ত নথিগুলির সাথে একটি ফোল্ডার, চিঠিগুলির জন্য, সরবরাহকারীদের সাথে চুক্তির জন্য ইত্যাদি etc.
এন্টারপ্রাইজটির প্রসারণের সাথে সাথে ফোল্ডারের সংখ্যা বৃদ্ধি পায়। আপনার একটির প্রয়োজন নাও হতে পারে তবে তাদের জন্য বেশ কয়েকটি তাক প্রয়োজন। এবং তারপরে কর্মচারীরা উপস্থিত হবে যার নিজস্ব ডকুমেন্ট প্রবাহ এবং তাদের ফোল্ডার থাকবে। যে, আদেশের প্রথম নিয়ম হ'ল থিম্যাটিক ফোল্ডারে নথির বিতরণ, যা একটি তাকের মধ্যে থাকা উচিত।
এখন শিল্পটি অনুভূমিক এবং উল্লম্ব ট্রে তৈরি করে। তারা খুব ব্যবহারিক, খুব কম জায়গা নেয়, টেবিলে ভাল ফিট করে এবং নতুন আসবাব কেনার প্রয়োজন ছাড়াই সমস্ত বেসিক এবং ঘন ঘন ব্যবহৃত ডকুমেন্টগুলি হাতে রাখা সম্ভব করে তোলে।
রেজিস্ট্রি
যদি অনেকগুলি নথি থাকে তবে আপনি তাদের বা বেশ কয়েকটি জন্য একটি বিশেষ রেজিস্টার (নিবন্ধকরণ জার্নাল) তৈরি করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আগত এবং বহির্গামী ডকুমেন্টেশনের লগ। এগুলিতে নিবন্ধকরণের তারিখ এবং আগত (বহির্মুখী) নথি নম্বর, এর সংক্ষিপ্ত সামগ্রী এবং / অথবা নাম এবং নথিটি কোথায় পাঠানো হয়েছে (কোন বিভাগে, কোন কর্মকর্তার কাছে এটি হস্তান্তর করা হয়েছে, কোন ফোল্ডারে এটি স্থাপন করা হয়েছে ইত্যাদি) রয়েছে contain)।
অংশ বা সমস্ত ফোল্ডারের জন্য, যদি অনেকগুলি নথি এবং অনেক অনুরূপ ফোল্ডার (অর্থের মধ্যে) থাকে তবে আপনার প্রতিটি ফোল্ডারে নথির একটি নিবন্ধ প্রয়োজন হতে পারে, সেগুলির একটি তালিকা যা নেস্টেড বা কোনওভাবে সংযুক্ত রয়েছে ফোল্ডারের মাঝখানে প্রতিটি দস্তাবেজ একটি নম্বর বরাদ্দ করা যেতে পারে (এটি আগে না থাকলে) বা আপনার নিজের দিতে পারে। তারপরে আপনাকে সমস্ত দস্তাবেজগুলির মধ্যে ফ্লিপ করতে হবে না, তবে কেবল তাদের তালিকাটি দেখুন, এবং তারপরে প্রয়োজনীয় নম্বরটি নিন।
উপযুক্ত ফোল্ডার, ট্রে এবং তাকগুলিতে নথিগুলি রাখুন, সেগুলি সময়মতো শুরু করুন এবং আপনি দ্রুত এবং সহজেই সবকিছু খুঁজে পাবেন।
কর্মক্ষেত্রকে পরিপাটি করে রাখা
কর্মক্ষেত্রটি অবশ্যই যথাযথভাবে রাখতে হবে। আপনার টেবিলটি প্রতিদিন বা কমপক্ষে কয়েকদিনে একবার পরিষ্কার করার চেষ্টা করুন। আপনি টেবিলে প্রয়োজনীয় নথিগুলি রেখে দিতে পারেন, বাকী ফোল্ডারগুলিতে, ট্রে এবং তাকগুলিতে রেখে দিতে পারেন এবং যদি আপনি সেগুলি কারও কাছ থেকে নিয়ে থাকেন তবে তাদের ফিরিয়ে দিন। আপনি যদি এটি প্রদান করেন তবে কে বা এমনকি এটি লিখে রেখেছিলেন তা ভালভাবে মনে রাখা ভাল।
এবং পরিশেষে. এমন ব্যক্তি যার ডকুমেন্টগুলি সর্বদা স্থানে থাকে সহজেই খুঁজে পাওয়া যায় এবং সময়মতো আনা হয়, সর্বদা কর্তৃপক্ষের সাথে ভাল অবস্থানে থাকে। আমরা আপনাকে সমস্ত হৃদয় দিয়ে এই কামনা করি।
