সংরক্ষণাগার কাজের একটি বিশাল এবং পৃথক ক্ষেত্রকে সেই প্রশ্নগুলি বিবেচনা করা হয় যা সংস্থার সংরক্ষণাগারটিতে তাদের সরবরাহের জন্য নথি প্রস্তুতের সাথে সম্পর্কিত। এ কারণেই তারা গুরুতর মনোযোগের প্রাপ্য, যেহেতু দলিলগুলি নিয়ে কাজ করার এই পর্যায়ে, প্রায়শই বিভিন্ন পদ্ধতিগত এবং ব্যবহারিক ভুল করা হয়, যা ভবিষ্যতে সংরক্ষণাগারটির কাজগুলিতে নেতিবাচক পরিণতি ঘটাতে পারে।
নির্দেশনা
ধাপ 1
কর্মীদের কাগজপত্র সহ সংরক্ষণাগারটিতে নথি স্থানান্তর সম্পর্কিত সমস্ত কাজ সাধারণত নিম্নলিখিত পর্যায়ে বিভক্ত হয়: - প্রথমত, বর্তমান উত্পাদনে এবং এর সমাপ্তির পরে নথির গঠন কার্যকর করা প্রয়োজন;
- মামলা গঠনের পরে এগুলি অবশ্যই প্রতিষ্ঠিত সমস্ত বিধি অনুসারে আঁকতে হবে;
- তারপরে একটি মূল্য পরীক্ষা পরিচালনা এবং সংরক্ষণাগার সংগ্রহের জন্য প্রস্তুত;
- সংস্থার সংরক্ষণাগারটিতে স্থানান্তরিত সমস্ত দস্তাবেজের একটি তালিকা পরিচালনা করুন;
- শেষ পর্যায়ে, সরকারী কাগজপত্রটি সংস্থার সংরক্ষণাগারে স্থানান্তর করুন।
ধাপ ২
প্রথমত, আপনার নির্দিষ্ট কিছু কমপ্লেক্সে কর্মীদের সম্পর্কিত নথিগুলির সঠিক গঠন করা উচিত, এটি ক্ষেত্রে। বিশেষ ফোল্ডারে, এই ধরনের অফিসিয়াল কাগজপত্র সংস্থাগুলি কর্মীদের বিভিন্ন কার্যক্রমে, কর্মীদের জন্য, যার স্টোরেজের জন্য বিভিন্ন সময় ফ্রেম বরাদ্দ থাকে তাদের অর্ডার হিসাবে গঠন করা উচিত। এই পর্যায়টি অবশ্যই সম্পাদন করা আবশ্যক, কারণ কর্মীদের সাথে সম্পর্কিত আদেশের কিছু অংশ কর্মক্ষেত্রে প্রভাবিত বৈধ ইস্যুগুলির পাশাপাশি কর্মীদের বোনাস এবং একটি কার্যনির্বাহী অবস্থানে চলে যাওয়ার জন্য একচেটিয়াভাবে উত্সর্গ করা হয়। এই ধরণের কাগজটি কমপক্ষে পঁচাশি বছর ধরে এন্টারপ্রাইজের সংরক্ষণাগারে সংরক্ষণ করতে হবে। একই সময়ে, ব্যক্তিগত রচনার সাথে সম্পর্কিত বেশিরভাগ অর্ডারগুলি কোম্পানির কর্মীদের অপারেশনাল সমস্যাগুলি প্রতিফলিত করে: ব্যবসায়িক ভ্রমণের আদেশ, ডিউটি, অবকাশ এবং আরও অনেক কিছুর জন্য। এই জাতীয় দলিল পাঁচ বছরের জন্য রাখা উচিত। বিভিন্ন ক্ষেত্রে অনুসন্ধান ও কাজের সুবিধার্থে সুবিধার্থে পাঁচ বছরের মেয়াদ এবং পঁচাত্তর বছর মেয়াদী কাগজপত্র তৈরি করতে হবে।
ধাপ 3
এন্টারপ্রাইজের কর্মচারীদের এবং সমস্ত কর্মচারীদের ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট সঠিকভাবে গঠন করা প্রয়োজন, যা বর্ণমালার ক্রমে কঠোরভাবে মজুরি সম্পর্কিত ডেটা সম্পর্কিত। ব্যক্তিগত ফোল্ডারে সমস্ত কাগজপত্রগুলি প্রাপ্তির তারিখ অনুসারে কেবল কালানুক্রমিকভাবে সাজানো উচিত। ফোল্ডারে অবস্থিত সমস্ত কাগজপত্রের জন্য একটি সংরক্ষণাগার তালিকা আঁকতেও প্রয়োজনীয়, যাতে এই জাতীয় বিবরণ রয়েছে: - কাগজের নাম;
- তালিকাতে অন্তর্ভুক্ত কাগজের সিরিয়াল নম্বর;
- নথিতে শীটের সংখ্যা;
- দস্তাবেজের তারিখ এবং সংখ্যা (প্রয়োজনে);
- ব্যক্তিগত ফাইলে অন্তর্ভুক্ত কাগজের শিটগুলির সংক্ষিপ্ত বিবরণ;
- বিঃদ্রঃ.
