ডকুমেন্টগুলির যথাযথ স্টোরেজ অফিসের কাজের একটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান। সংরক্ষণাগারে কাগজপত্র প্রেরণের আগে সেগুলি অবশ্যই ফ্লাশ করা উচিত। এটি করার জন্য, সংরক্ষণাগারগুলির ক্ষেত্রে সংরক্ষণের প্রাথমিক নিয়মগুলি আপনার জানা উচিত।
এটা জরুরি
- - পুরো;
- - সুই;
- - কঠোর থ্রেড;
- - আঠালো
নির্দেশনা
ধাপ 1
একটি কালো সীসা পেন্সিল ব্যবহার করে সমস্ত শীট সংখ্যা। নম্বরটি উপরের ডানদিকে অবস্থিত। সর্বাধিক প্রাচীন থেকে শুরু করে ডকুমেন্টগুলি কালানুক্রমিক ক্রমে রাখুন। যদি সংযুক্ত নথিগুলির সাথে খামগুলি থাকে, তবে আপনাকে খামটি এবং তারপরে প্রতিটি নথীটি নম্বর করতে হবে।
ধাপ ২
সমস্ত কাগজ ক্লিপ এবং অন্যান্য ধাতব অংশগুলি সরান। যদি আপনার নথিতে ফাইলিংয়ের মার্জিন না থাকে, তবে এতে কাগজের টুকরোটি আঠালো করুন। চারটি পাঙ্কচার বেস করে কার্ডবোর্ডের কভারে রেখে সেলাইয়ের জন্য সমস্ত কাগজপত্র প্রস্তুত করুন।
ধাপ 3
ডকুমেন্টগুলির বান্ডিলগুলি একটি ক্ল্যাম্পের সাথে আবদ্ধ হওয়া উচিত, একটি ডাবের সাথে ছিদ্র করা বা নথিগুলি সেলাইয়ের জন্য একটি বিশেষ ডিভাইস দিয়ে ছিটিয়ে দেওয়া উচিত। ক্ল্যাম্পগুলি অপসারণ না করে মোটা থ্রেড, সুতা বা টেপ ব্যবহার করে দীর্ঘ সূঁচ দিয়ে কাগজগুলি সেল করুন।
পদক্ষেপ 4
সঠিক সেলাইয়ের জন্য, পিছনের দিক থেকে একটি সারিতে দ্বিতীয় যে গর্তে সুইটি পাস করা প্রয়োজন, পিছনের পাশ দিয়ে সুইটি পাস করুন এবং আবার দ্বিতীয় গর্তে ফিরে আসুন। এর পরে, সুইটি অবশ্যই সম্মুখের দিকে নিয়ে আসতে হবে এবং দ্বিতীয় গর্তটি সেলাই করতে হবে, তবে ইতিমধ্যে উপরে থেকে। থ্রেডটি পিছন থেকে টানা হয় এবং এর দুটি প্রান্তটি স্থির করা হয় যাতে থ্রেডের লেজগুলি কাগজ (ট্রেসিং পেপার) দিয়ে সিল করা যায়।
পদক্ষেপ 5
সংস্থার সিলটি থ্রেডগুলিতে আঠালো কাগজে লাগানো হয় এবং কর্মকর্তারা (পরিচালক, প্রধান হিসাবরক্ষক) স্বাক্ষরও করেন। পিচবোর্ডের কভারে, নথির একটি তালিকা আটকানো হয়, যা একটি বান্ডেলে দায়ের করা হয়। এটি সংস্থার নাম এবং তার স্ট্রাকচারাল ইউনিটটি নির্দেশ করে, তারিখটি রাখে, নথিগুলির সংরক্ষণের সময়কাল এবং আর্কাইভ কোডটি নির্দেশ করে, যদি এটি আপনার প্রতিষ্ঠানে গৃহীত হয়।
