সঠিকভাবে সংগঠিত অফিসের কাজটি যে কোনও (এমনকি একটি ছোট) উদ্যোগের সফল কাজের অন্যতম উপাদান is প্রকৃতপক্ষে, ব্যবসায়ের অংশীদারদের প্রথম ধারণাটি কীভাবে প্রধান ডকুমেন্টগুলি (অর্ডার, নির্দেশাবলী, চিঠিপত্র ইত্যাদি) আঁকা হয় তার উপর নির্ভর করে। আগত, বহির্গামী এবং অভ্যন্তরীণ ডকুমেন্টেশনের প্রবাহ কত দ্রুত প্রবাহিত হয় তাও গুরুত্বপূর্ণ।
নির্দেশনা
ধাপ 1
একটি নির্দিষ্ট কর্মচারী এন্টারপ্রাইজে কর্মপ্রবাহের জন্য দায়বদ্ধ হতে হবে। যদি উদ্যোগটি খুব বড় না হয় তবে এটি সচিব, সহকারী সচিব assistant যদি সংস্থায় একাধিক মহকুমা অন্তর্ভুক্ত থাকে (বিশেষত যদি তাদের বিভিন্ন অঞ্চলভিত্তিক অবস্থান থাকে), একটি প্রাক বিদ্যালয়ের শিক্ষাপ্রতিষ্ঠান পরিষেবাটি ব্যবস্থা করা হয় (পরিচালনার ডকুমেন্টেশন সমর্থন)।
তারাই অফিসের কাজের জন্য সংস্থার নির্দেশাবলী বিকাশ করে, এটি সংশোধন করে এবং পরিবর্তন করে। দস্তাবেজটি প্রস্তুত করার সময়, আপনি ভিত্তি হিসাবে "ফেডারেল এক্সিকিউটিভ বডিতে অফিস ওয়ার্কের বিধিগুলি" নিতে পারেন।
ধাপ ২
এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ, গুরুত্বপূর্ণ পর্যায়, কারণ অফিসের কাজের নির্দেশাবলীর অনুমোদনের পরে, এন্টারপ্রাইজে থাকা দস্তাবেজগুলিকে একটি নির্দিষ্ট শৈলীর সাথে সামঞ্জস্য করতে হবে:
- বিশদের অবস্থান (অনুদৈর্ঘ্য, কৌণিক);
- কর্পোরেট ফন্ট;
- ফর্ম্যাট (কাগজের আকার, ইনডেন্ট)।
এন্টারপ্রাইজের নমুনা ফর্মগুলি ছাড়াও, নির্দেশগুলি আগত / বহির্গামী নথিগুলির নিবন্ধনের সংস্থা হিসাবে যেমন বিষয়গুলি প্রতিফলিত করে; ডকুমেন্ট এবং গৃহীত সিদ্ধান্ত কার্যকর করার উপর নিয়ন্ত্রণ সংস্থা; সংরক্ষণাগারে নথির প্রস্তুতি এবং স্থানান্তর ইত্যাদি
ধাপ 3
যে ফোল্ডারগুলিতে একটি নির্দিষ্ট বিষয়ের নথি দাখিল করা হয় সেগুলি মামলার নাম অনুসারে পরিচালনা করা উচিত। এটি "সংস্থার ক্রিয়াকলাপগুলিতে উত্পন্ন স্ট্যান্ডার্ড ম্যানেজমেন্ট ডকুমেন্টগুলির তালিকাভুক্ত, সঞ্চয়স্থানের সময়কে নির্দেশ করে" রেকর্ড সংরক্ষণের দায়িত্বে থাকা ব্যক্তি দ্বারা তৈরি করা হয়।
পদক্ষেপ 4
মামলার নামকরণের বিকাশের জন্য কাজটি প্রচুর পরিমাণে জ্ঞানের প্রয়োজনের কারণে, পৃথক পরিষেবা ও বিভাগের প্রতিনিধিদের জড়িত হয়ে কাজটি সংগঠিত করা আরও সঠিক। তারা পরিষেবা বা বিভাগে গঠিত কেসগুলির (স্টোরেজ পিরিয়ডগুলিও নির্দেশ করে) এর তালিকা তৈরি করে এবং প্রাক-বিদ্যালয়ের শিক্ষাপ্রতিষ্ঠান এন্টারপ্রাইজের ক্ষেত্রে মামলার সংক্ষিপ্ত নামকরণ করে।
পদক্ষেপ 5
দস্তাবেজগুলির সাথে কাজের সুবিধার্থে, ক্রমবর্ধমান সংখ্যক প্রতিষ্ঠান একটি বৈদ্যুতিন ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (ইডিএমএস) ব্যবহার করে। যে কোনও এন্টারপ্রাইজের (7 বা 2000 কর্মচারীর সংখ্যা সহ) দক্ষতার সাথে কাজ করা ইডিএমএস নির্বাচন করা সম্ভব। দাম / মানের অনুপাতের দিক দিয়ে আজ সবচেয়ে কার্যকর হ'ল "ডেলো", "ইভিএফআরএটি-ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট" এর মতো সিস্টেম।
তবে আপনার উদ্যোগটি এখনও কোনও ইডিএমএস কিনতে সক্ষম না হলেও, স্ট্যান্ডার্ড মাইক্রোসফ্ট অফিস প্রোগ্রামগুলি উদ্ধার করতে পারে। ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্টের সাধারণ উপায়গুলি ব্যবহার করে কর্পোরেট পরিচয়ের প্রয়োজনীয়তা অনুসারে নথিগুলির নকশাটি সংগঠিত করা, বৈদ্যুতিন নথির প্রবাহ স্থাপন করা সম্ভব।
