একটি সভা, সভা বা বৈঠকে নেওয়া গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্তগুলি কয়েক মিনিটের মধ্যে রেকর্ড করা উচিত যাতে তাদের কার্যকর করার জন্য নেওয়া যেতে পারে। এটি করার জন্য, প্রথমে প্রোটোকলটি সঠিকভাবে আঁকতে হবে, ফর্ম এবং নথির বিষয়বস্তু উভয়কেই খুব মনযোগ দিয়ে। একক রূপের অভাব সত্ত্বেও এখানে কিছু অদ্ভুততা রয়েছে।
নির্দেশনা
ধাপ 1
কাগজ বা সংস্থার লেটারহেডের এ 4 শীট প্রস্তুত করুন (অভ্যন্তরীণ নথির জন্য)। এটি আপনাকে ম্যানুয়ালি (সংস্থার নাম, ঠিকানা, ইত্যাদি) সম্পূর্ণ বিশদ প্রবেশ করানো থেকে রক্ষা করবে। শীটের উপরের কেন্দ্রে অবিলম্বে "মিনিটস" নামটি লিখুন এবং এর নীচে ছোট প্রিন্টে সংক্ষিপ্তভাবে সারাংশটি বর্ণনা করুন - সভার মূল বিষয়। ইভেন্টের তারিখ এবং অবস্থান নির্দেশ করুন। এখন বাধ্যতামূলক সূচনা অংশটি পূরণ করা শুরু করুন, যা সাধারণ সিদ্ধান্ত নেওয়ার ক্ষেত্রে সরাসরি জড়িত সভার অংশগ্রহণকারীদের তালিকাভুক্ত করে।
ধাপ ২
শুরুতে, শেষ নাম, প্রথম নাম, পৃষ্ঠপোষকতা এবং নেতার অবস্থান (সভার চেয়ারম্যান) লিখুন। একই বিন্যাসে সেক্রেটারির সভার কয়েক মিনিট সময় নেওয়ার বিশদটি লিখুন। আরও "অংশগ্রহীত" বিভাগে, সভার অংশ নেওয়া প্রত্যেককে (পুরো নাম, অবস্থান) তালিকাবদ্ধ করুন। বিপুল সংখ্যক অংশগ্রহণকারীদের ক্ষেত্রে, তালিকার পৃষ্ঠায় ফিট হবে না, এর তালিকাটি পৃথক নথিতে সম্পূর্ণ তালিকা সংযুক্ত করে, তাদের মোট সংখ্যা নির্দেশ করে। "পরিশিষ্ট" বিভাগে প্রোটোকলের শেষে এটিতে একটি লিঙ্ক তৈরি করতে ভুলবেন না। মিনিটের মধ্যে পরের ব্লক হিসাবে "এজেন্ডা" বিভাগটি রাখুন। এখানে, একটি নম্বরযুক্ত তালিকায়, এই সভার জন্য সমস্ত বিষয় তালিকাবদ্ধ করুন।
ধাপ 3
কার্যসূচীতে নির্দিষ্ট আদেশ অনুসারে প্রোটোকলের বিষয়বস্তু পূরণ করুন। প্রতিটি অনুচ্ছেদে তিনটি বিভাগ থাকতে হবে। যার প্রথমটিতে ("শুনেছেন"), প্রতিবেদনের পাঠ্যগুলি দিন এবং নাম এবং আদ্যক্ষর পাশাপাশি স্পিকারের অবস্থানও নির্দিষ্ট করে নিশ্চিত করুন be "স্পিকার" বিভাগে, একই ধরণের বিন্যাসে, সভার অন্যান্য অংশগ্রহণকারীদের নির্দেশ দিন যারা আলোচনার সময় মেঝে নিয়েছিলেন। "সিদ্ধান্ত নেওয়া" শিরোনামের পরবর্তী বিভাগে শুনানির সময় নেওয়া সিদ্ধান্তগুলি তালিকাভুক্ত করুন, "বিরুদ্ধে", "পক্ষে" বা "বিরত থাকা" ভোটের সংখ্যা নির্দেশ করুন। এর পরে সভার চেয়ারম্যান ও সচিবের স্বাক্ষর রাখুন।
