বিশেষ ডকুমেন্টেশন বজায় রাখা কোনও এন্টারপ্রাইজের কর্মী বিভাগের একটি অবিচ্ছেদ্য অঙ্গ। একই সময়ে, প্রতিটি কর্মচারীর জন্য একটি ব্যক্তিগত ফাইল বাধ্যতামূলক। ভবিষ্যতে, ব্যক্তিগত ফাইলগুলি বিশেষ ফোল্ডারে সংরক্ষণাগারভুক্ত হয়।
প্রয়োজনীয়
- - কর্মচারীর ব্যক্তিগত নথি;
- - নথিগুলির তালিকা;
- - একটি ব্যক্তিগত ফাইলের জন্য একটি ফোল্ডার।
নির্দেশনা
ধাপ 1
নিয়োগের পরপরই কোনও কর্মীর জন্য ব্যক্তিগত ফাইল নিবন্ধকরণ শুরু করুন। মামলা দায়েরের জন্য কোনও ইউনিফাইড ফর্ম নেই, তাই আপনি নিজেই এটি বিকাশ করতে পারেন। প্রয়োজনে কর্মচারীর পাসপোর্ট, অবসর বীমা সার্টিফিকেট, টিআইএন শংসাপত্র এবং অন্যান্য ব্যক্তিগত নথির অনুলিপি তৈরি করুন, যেমন মেডিকেল শংসাপত্র এবং চালকের লাইসেন্স।
ধাপ ২
আপনার ব্যক্তিগত ফাইলের জন্য একটি কভার ডিজাইন করুন। নির্বাচনী দলিল অনুসারে আপনার প্রতিষ্ঠানের নাম ইঙ্গিত করুন, মামলার সিরিয়াল নম্বর এবং তার প্রস্তুতির তারিখটি রেখে দিন। আপনি কর্মচারীর সাথে কর্মসংস্থান চুক্তির সময়কালও লিখতে পারেন। বরখাস্ত, স্থানান্তর ইত্যাদি সম্পর্কে নোটগুলির জন্য স্থান ছেড়ে দিন প্রচ্ছদটির কেন্দ্রে কর্মচারীর পুরো নাম, প্রথম নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতা পূর্ণ, তার অবস্থান রাখুন।
ধাপ 3
ব্যক্তিগত ফাইলের প্রথম পৃষ্ঠায় কর্মীর উপলব্ধ নথিগুলির একটি তালিকা থাকা উচিত। বৈদ্যুতিন আকারে জায়গুলি সংকলন করা ভাল। অনুমোদিত কর্মচারীর নাম এবং সন্ধানের তারিখ অন্তর্ভুক্ত করার বিষয়ে নিশ্চিত হন। উপলভ্য নথি সম্পর্কে তথ্য একটি টেবিল আকারে স্থাপন করা যেতে পারে, তাদের প্রত্যেকের নম্বর উল্লেখ করে এবং প্রয়োজনীয় নোটগুলি তৈরি করে। ইনভেন্টরির নীচের অংশে সংকলক এবং যে কর্মচারীর জন্য ব্যক্তিগত ফাইল সংকলন করা হচ্ছে তার স্বাক্ষর থাকতে হবে। তালিকার পরে বিদ্যমান নথিগুলির অনুলিপি সংযুক্ত করুন। এর পরে ওয়ার্কফ্লো সম্পর্কিত সমস্ত কাগজপত্র অনুসরণ করা হয়, উদাহরণস্বরূপ, একটি ছুটির আদেশ, কর্মসংস্থান চুক্তিতে পরিবর্তনের বিষয়ে চুক্তি ইত্যাদি etc.
পদক্ষেপ 4
সংরক্ষণাগার ফোল্ডারে আপনার ব্যক্তিগত ফাইলটি ফাইল করুন। এই নথিগুলি কোনও কর্মী বিশেষজ্ঞ বা সংস্থার পরিচালক দ্বারা ডেটা সীমিত অ্যাক্সেসের মধ্যে রাখা উচিত। কর্মচারীরা ম্যানেজারের সাথে চুক্তি করে এবং একটি ব্যক্তিগত রশিদের আওতায় ব্যক্তিগত ফাইলের যে কোনও নথি গ্রহণ করতে পারে। কোনও কর্মচারীকে বরখাস্ত বা স্থানান্তরিত করা হলে, ব্যক্তিগত ফাইলটি কোম্পানির প্রাক্তন কর্মীদের সম্পর্কে একটি বিশেষ সংরক্ষণাগারে স্থানান্তরিত হয়।
