যখন প্রচুর নথি জমে থাকে এবং সেগুলি এক স্তূপে থাকে তখন কোনটি বোঝায় তা নির্ধারণ করা কঠিন হতে পারে। সঠিক দস্তাবেজ সন্ধান করা আরও বেশি কঠিন। এই সমস্যাটি সমাধান করার জন্য আপনাকে আপনার ডকুমেন্টগুলি সংগঠিত করতে হবে। বর্ণিত পদ্ধতিটি কেবল কাগজে ডকুমেন্টগুলি সংগঠিত করার জন্য উপযুক্ত নয়, এটি বৈদ্যুতিন আকারে নথির ক্ষেত্রে অবশ্যই প্রযোজ্য, অবশ্যই ছোটখাটো অনুমান সহ।
নির্দেশনা
ধাপ 1
আপনার দস্তাবেজগুলি খুব বেশি পরিমাণে থাকলেও সংগঠিত করা সহজ। উপলভ্য সমস্ত নথির মধ্যে যান এবং আপনি যেভাবে বিভাগগুলি বাছাই করবেন তার বিভাগগুলির একটি তালিকা তৈরি করুন। এই তালিকায় উপশ্রেণী আছে কিনা তা নির্ধারণ করুন। উদাহরণস্বরূপ, চুক্তির সাধারণ বিভাগে, পরিষেবার সরবরাহের জন্য, সরবরাহের জন্য যে কেউ চুক্তিগুলি আলাদা করতে পারে। আদেশগুলির মধ্যে, কোম্পানির ক্রিয়াকলাপ সম্পর্কিত সাধারণ আদেশ এবং কর্মীদের আদেশ হাইলাইট করুন।
ধাপ ২
বিভাগগুলির তালিকা সম্পূর্ণ হয়ে গেলে, আপনি কীভাবে এবং কোথায় নথি রাখবেন তা নির্ধারণ করুন। অফিস সরবরাহ সরবরাহের (ফোল্ডার, ফাইল, রঙিন স্টিকার) ব্যয়ের সাথে পরিচালনার সাথে সম্মত হন, কারণ নথিগুলি বাছাই করা এবং বিতরণ করা যদি আরও পুরানো টুকরো টুকরো ফোল্ডারগুলির সাথে ঝাঁকুনিতে না পড়ে তবে আরও সুখকর।
ধাপ 3
আপনার সংকলিত তালিকা অনুসারে উপলভ্য নথিগুলি বাছাই করুন। এগুলি পৃথক স্ট্যাকের মধ্যে রাখুন। যদি প্রয়োজন হয় তবে তাদের উপর একটি পেন্সিল দিয়ে লিখুন বা স্টিকারটি স্টিক করুন (যাতে বাছাইয়ের প্রক্রিয়া চলাকালীন বিভ্রান্ত না হয়)।
পদক্ষেপ 4
কোনও বিভাগের (উপশ্রেণী) এর নথিগুলি ফোল্ডারে ফিট হবে এবং সেগুলি ফাইল করবে কিনা তা মূল্যায়ন করুন। তাদের প্রস্তুতির তারিখ অনুযায়ী নথির ব্যবস্থা করা ভাল। একটি নিয়ম হিসাবে, প্রতিদিনের কাজগুলিতে, নথিগুলি তৈরি করার সাথে সাথে ফাইল করা হয় এবং সর্বাধিক সাম্প্রতিক নথিগুলি শীর্ষে রয়েছে। সংরক্ষণাগারটিতে কেস স্থানান্তর করার সময়, ক্রমটি পরিবর্তিত হয় (শীর্ষে নীচে প্রথম দিকের নথি - তৈরির তারিখের সাথে সর্বশেষ)।
পদক্ষেপ 5
আপনি যদি একই ফোল্ডারে বিভিন্ন বছর থেকে দস্তাবেজ ফাইল করেন তবে রঙিন স্টিকার বা বৃহত্তর শীটের সাহায্যে দৃশ্যমানভাবে এক বছর অন্য থেকে আলাদা করুন। এই জাতীয় বুকমার্কগুলি ভবিষ্যতে কাঙ্ক্ষিত নথিটি খুঁজে পাওয়া আরও সহজ করে তোলে।
পদক্ষেপ 6
পরবর্তী নথির জন্য একটি সংযুক্তি তৈরি করুন।
পদক্ষেপ 7
প্রয়োজনবোধে, প্রতিটি ফোল্ডারের বিষয়বস্তু, এটির তৈরির তারিখ এবং রক্ষণাবেক্ষণের সমাপ্তি, স্টোরেজের অবস্থান এবং আরও কীভাবে ইঙ্গিত করে নথি সহ সমস্ত ফোল্ডারগুলির একটি রেজিস্টার আঁকুন। ফোল্ডারগুলি সজ্জিত করুন যাতে এটি ব্যবহার করা সুবিধাজনক হয় এবং আপনাকে একটি টন বর্জ্য কাগজের মাধ্যমে তাদের "ব্রেক" করতে না হয়।
