শিষ্টাচার একটি বহুমুখী ধারণা, সমাজে, টেবিলে বা প্রকাশ্য স্থানে আচরণের নিয়ম রয়েছে। ব্যবসায়ের শিষ্টাচার, বিশেষত, ব্যবসায়িক লেখার শিষ্টাচারের মতো জিনিসও রয়েছে। সংস্থার খ্যাতি মূলত নির্ভর করে কীভাবে ক্লায়েন্ট, কর্মচারী এবং অংশীদারদের সাথে চিঠিপত্র পরিচালনা করা হয়।
ব্যবসায়ের চিঠিপত্রের সাধারণ নিয়ম
লিখিত বক্তৃতা মৌখিক থেকে বিশেষত ব্যবসায়ের চিঠিপত্রের থেকে আলাদা। আধুনিক বাস্তবতা এমন যে লিখিতভাবে কাগজে কোনও বার্তা না দিয়ে ই-মেইল বার্তাটি ক্রমশ বোঝানো হয়।
অংশীদারদের সাথে ব্যবসায়িক আলোচনার বিষয়টি যখন আসে, ব্যবসায়ের মুহুর্তের সাথে সম্পর্কিত কোনও বার্তা সম্পর্কে, তথ্য স্থানান্তরিত করার জন্য ই-মেইল সেরা বিকল্প। যাইহোক, আমন্ত্রণ লেখার জন্য, আপনাকে ধন্যবাদ বা অভিনন্দন পত্র কাগজে সম্পন্ন করা হয়।
মানসম্পন্ন কাগজ ব্যবহার করা ভাল এবং অনুগ্রহ করে সংস্থার লোগো সহ লেটারহেড হিসাবে বিবেচিত হয়। কুরিয়ার বা নিবন্ধিত মেইলে বিশেষ ইভেন্টগুলিতে গুরুত্বপূর্ণ চিঠি বা আমন্ত্রণগুলি সরবরাহ করা ভাল। সুন্দর উচ্চ-মানের কাগজের বার্তাটি দৃ looks় দেখায় এবং সংস্থার রেটিং বাড়ায়।
ব্যবসায়ের চিঠিপত্রের মধ্যে, সঠিকতা, সাক্ষরতা এবং বার্তার যথার্থতা গুরুত্বপূর্ণ। অতিরিক্ত সংবেদনশীলতা, পরিচিতি, আপত্তিকর মন্তব্য, পাশাপাশি উপস্থাপনার দৈর্ঘ্য এবং অস্পষ্টতা অনুমোদিত নয়।
পাঠ্যটির কাঠামো গঠন করা, সঠিকভাবে উচ্চারণ এবং বিরাম চিহ্নগুলি স্থাপন করা জরুরী যাতে চিঠিটি ঠিক কী সম্পর্কে প্রাপকটি খুব স্পষ্ট থাকে।
যোগাযোগের স্টাইল হিসাবে, ফ্লোরিড বাক্যাংশ, জটিল বহু-স্তরের বাক্য এবং অপ্রয়োজনীয় শব্দগুলি এড়ানো ভাল। ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের পেশাদার ক্লিকের প্রাচুর্য অনুমোদিত।
স্পষ্টতার জন্য, আপনি পাঠ্যে চার্ট, চিত্র বা টেবিল যুক্ত করতে পারেন।
ব্যবসায়ের চিঠিতে ইমোটিকন এবং ছবি ব্যবহার করা অগ্রহণযোগ্য। প্রেরণের আগে ত্রুটি এবং টাইপগুলির জন্য পাঠ্যটি অবশ্যই পরীক্ষা করে দেখুন।
বিজনেস লেটার ডিজাইনের নিয়ম
একটি ভাল-লিখিত ব্যবসায়িক চিঠির অবশ্যই একটি পরিষ্কার কাঠামো থাকতে হবে। কোনও একক মান নেই, তবে সাধারণ নকশার নিয়ম রয়েছে।
একটি ব্যবসায়িক চিঠিতে শিরোনাম, শুভেচ্ছা, সামগ্রী (ভিত্তি), বিদায়, স্বাক্ষর এবং প্রেরণকারী সংস্থার বিশদ থাকে।
চিঠির "শিরোনাম" এ সাধারণত সংস্থার নাম, লোগো, ঠিকানা এবং যোগাযোগের জন্য পরিচিতি (টেলিফোন, ই-মেইল, ফ্যাক্স) থাকে।
এছাড়াও, সংস্থার ক্রিয়াকলাপের ধরণ এবং পরিচালকের নামগুলি শিরোনামে বানান থেকে বের করা যায়।
ক্যাপটি প্রায়শই শীটের মাঝখানে ছাপা হয়, কখনও কখনও এটি উপরের কোণে অবস্থিত হতে দেওয়া হয়।
একটি নামী সংস্থার নিজস্ব লেটারহেড থাকা উচিত। এছাড়াও, ই-মেইলে ফর্ম থাকা উচিত, এটি সংস্থাকে দৃity়তা দেয়।
স্বাগত অংশে, আপনি "শুভ বিকাল" বা "হ্যালো" লিখতে পারেন যদি বার্তাটি কঠোর আন্তঃব্যক্তিক চরিত্রের না হয়। একটি সুস্পষ্ট ব্যবসায়িক চিঠি, নোটিশ বা অন্যান্য ব্যবসায়ের নথিতে, ঠিকানার সাথে সাথে ঠিকানা এবং পৃষ্ঠপোষকতার দ্বারা সম্বোধন করা আরও উপযুক্ত হবে।
ব্যবসায়ের চিঠিপত্রের মধ্যে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হ'ল চিঠির মূল বিষয়বস্তু the ভিত্তি।
এই অংশটিতে সর্বাধিক তথ্য লোড রয়েছে, এটির মধ্যেই আপিলের উদ্দেশ্য প্রকাশিত হয়।
যোগাযোগের বিভিন্ন কারণ থাকতে পারে যথাক্রমে, প্রতিটি দিকের উপস্থাপনাটি পৃথক অনুচ্ছেদে শুরু করা উচিত। বিষয়গুলির মধ্যে পার্থক্য করতে এবং তথ্যগুলি আরও ভালভাবে বোঝার জন্য চিঠির মূল অংশটি গঠন করা প্রয়োজনীয়।
অনুচ্ছেদের উদাহরণগুলির মধ্যে নিম্নলিখিত বাক্যগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে: "আমরা আপনাকে জিজ্ঞাসা করি", "অবহিত", "বিবেচনার জন্য প্রস্তাব" এবং অন্যান্য others
এটি মনে রাখা উচিত যে দিকগুলির মধ্যে একটি কাঠামো রয়েছে।
একটি ব্যবসায়িক চিঠির প্রেরককে অনুরোধটির প্রাসঙ্গিকতা ন্যায্যতা জানাতে, এর মূল বিষয়বস্তুটি প্রকাশ করা এবং ইতিবাচক উত্তরের ক্ষেত্রে প্রত্যাশিত ফলাফলটি বর্ণনা করা দরকার।
ব্যবসায়ের বর্ণগুলিতে সরাসরি কথার সূত্রগুলি খুব কমই ব্যবহৃত হয়। চূড়ান্ত বাক্যাংশের মূল উদ্দেশ্য হ'ল অ্যাড্রেসির প্রতি শ্রদ্ধা এবং ভদ্রতার প্রতি স্বাভাবিক শ্রদ্ধা জানানো। বন্ধ বাক্যাংশের উদাহরণ: "শুভেচ্ছা", "শুভেচ্ছা", "আপনার উত্তরের জন্য আগাম ধন্যবাদ" এবং অন্যান্য।
চিঠির শেষে অবশ্যই একটি ব্যক্তিগত স্বাক্ষর থাকতে হবে। প্রেরকের নাম, আদ্যক্ষর এবং অবস্থান সাধারণত নির্দেশিত হয়, পাশাপাশি যোগাযোগের ফোন নম্বরও।
বড় সংস্থাগুলি বৈদ্যুতিন স্বাক্ষর ব্যবহার করে। এটি একটি পাঠ্য স্বাক্ষরযুক্ত একটি বিশেষ ফাইল যা প্রতিটি বর্ণের শেষে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংযুক্ত হয়। একটি বৈদ্যুতিন স্বাক্ষর পাঁচ থেকে ছয় লাইনের বেশি এবং সত্তর অক্ষরের বেশি হওয়া উচিত নয়।
এই নকশার কাঠামো প্রচারমূলক চিঠিগুলি, কভার লেটারগুলিতে এবং আপনাকে ধন্যবাদ চিঠিগুলির পাশাপাশি বিজ্ঞপ্তি, বিবৃতি, দাবি এবং সতর্কতার ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য।
বিপুল পরিমাণে তথ্য প্রেরণ করার সময় চিঠির শরীরে একটি সংক্ষিপ্ত সমর্থন লেখা থাকে এবং মূল প্যাকেজটি আলাদা সংযুক্তি হিসাবে আঁকা হয়। সংযুক্তিটি যদি অনেক "ওজন করে", তবে পোস্টস্ক্রিপ্টের কভার লেটারে আপনার প্রাপককে এটি সম্পর্কে সতর্ক করা উচিত।
একটি ব্যবসায়িক চিঠি জবাব
ব্যবসায়ের শিষ্টাচারের নিয়ম অনুসারে, কোনও চিঠির জবাব দিতে দুই থেকে তিন দিনের বেশি দেরি করা উচিত নয়। বেশ কয়েকটি উদ্দেশ্যমূলক কারণে প্রতিক্রিয়ার জন্য যদি দীর্ঘ সময়ের প্রয়োজন হয় তবে প্রেরককে এটি সম্পর্কে অবহিত করুন, এটি ভাল ফর্ম হিসাবে বিবেচিত হয় এবং সংস্থায় বিশ্বাসযোগ্যতা যুক্ত করে।
মূল জিনিসটি মনে রাখুন - আপনার স্পষ্ট স্প্যাম বাদে সমস্ত ব্যবসায়িক ইমেলের উত্তর দেওয়া দরকার।
ব্যবসায়ের চিঠির জবাব দেওয়ার সময়, প্রায়শই স্ট্যান্ডার্ড স্পিচ সূত্র ব্যবহার করা হয়:
- "আমরা আপনাকে জানাতে আফসোস …";
- "এটার জন্য ধন্যবাদ …";
- "আমরা আপনাকে আনন্দের সাথে আমন্ত্রণ জানাচ্ছি …";
- "আমরা আপনাকে স্মরণ করিয়ে দিচ্ছি …";
- "আপনার অনুরোধ অনুসারে আমরা অবহিত …" এবং অন্যদের।
সুবিধার জন্য, আপনি অনুরূপ স্পিচ প্যাটার্ন সহ একটি পৃথক ফাইল তৈরি করতে পারেন। ফাঁকা দিকে ফিরে, আপনি ব্যবসায়ের চিঠিগুলি লেখার সুবিধার্থে এবং গতি বাড়িয়ে তুলবেন।
যদি চিঠিটি গুরুত্বপূর্ণ এবং আপনার অবশ্যই এটি জানতে হবে যে এটি ঠিকানা থেকে পৌঁছে দেওয়া হয়েছে, কুরিয়ারের মাধ্যমে সরবরাহ অর্ডার করুন বা একটি নিবন্ধিত চিঠি জারি করুন (রাশিয়ান পোস্ট)। ইমেলের একটি "রিসিভ নোটিশ" বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনাকে একটি নিশ্চিতকরণ প্রেরণ করে যে আপনার বার্তাটি দেখা হয়েছে।
শিষ্টাচার অনুসারে চিঠির কোনও উত্তর না থাকলে, চিঠিপত্রের মাধ্যমে পরিস্থিতি স্পষ্ট করার জন্য আপনি একটি অতিরিক্ত কল করতে পারেন।
ব্যবসায়ের চিঠিপত্রের প্রকার
প্রথমদিকে, দুটি ধরণের ব্যবসায়ের চিঠিপত্র রয়েছে: অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক। বাহ্যিক চিঠিপত্র হ'ল তৃতীয় পক্ষের প্রাপকের কাছে পাঠানো চিঠিপত্র, অন্যদিকে অভ্যন্তরীণ চিঠিপত্রটি একটি ফার্মের সীমানার মধ্যে ব্যবহার করা হয়।
ব্যবসায়ের চিঠিগুলি, তাদের উদ্দেশ্যযুক্ত উদ্দেশ্য অনুসারে বিভক্ত: অ্যাপ্লিকেশন, নিউজলেটার, বিজ্ঞাপন, অনুসন্ধান, সুপারিশ, প্রস্তাবনা, অনুস্মারক, দাবি, আমন্ত্রণ এবং অন্যান্য others
চিঠি - একটি বার্তায় এমন তথ্য রয়েছে যা অ্যাড্রেসিকে কোনও সাধারণ কারণে কাঠামোর মধ্যে কোনও কাজ সম্পাদন করতে হবে। এই জাতীয় তথ্য প্রাপক এবং প্রেরক উভয়েরই জন্য প্রাসঙ্গিক এবং গুরুত্বপূর্ণ।
অ্যাপ্লিকেশন - এক ধরণের ব্যবসায়ের চিঠিপত্রের মধ্যে তথ্য বা পরিষেবাদি প্রাপ্তির উদ্দেশ্যে অনুরোধ প্রেরণ জড়িত। উদাহরণস্বরূপ, একটি ইভেন্টে অংশ নেওয়ার জন্য একটি অ্যাপ্লিকেশন।
অনুরোধ - আগ্রহের তথ্য পাওয়ার জন্য একটি লিখিত অনুরোধ। অনুরোধটি আনুষ্ঠানিক এবং বাধ্যতামূলক হতে পারে।
একটি অফার লেটার সাধারণত সহযোগিতা বা নির্দিষ্ট পরিষেবা এবং বাণিজ্যিক প্রস্তাব দেয়। সাধারণত, এই জাতীয় চিঠিগুলি একবারে কয়েকটি ঠিকানায় প্রেরণ করা হয়; গণ মেলিং ব্যবহার করা যেতে পারে।
আমন্ত্রণ - একটি সভা বা একটি উত্সব অনুষ্ঠানে আমন্ত্রণের পৃথক চিঠি। এই জাতীয় চিঠিপত্রের ডিজাইনে, বিশেষ ছুটির ফর্ম বা পোস্টকার্ড ব্যবহারের অনুমতি দেওয়া হয়। মূল জিনিসটি সভার স্থানের নাম, ঠিকানা, সময় এবং স্থানের স্পষ্টরূপে বানান করা।
একটি অনুস্মারক চিঠি হ'ল কোনও বাধ্যবাধকতা পূরণের বার্তা: debtণ পরিশোধ, রিপোর্টের বিধান, সভার একটি অনুস্মারক এবং অন্যান্য।
যদি কোনও পক্ষ চুক্তিভিত্তিক শর্তগুলি পূরণ না করে বা চুক্তি লঙ্ঘন করে তবে আহত পক্ষ একটি দাবি পাঠাতে পারে। চিঠির একটি স্বতন্ত্র বৈশিষ্ট্য - দাবি - হ'ল লঙ্ঘিত শর্তগুলির বিশদ বিবরণের উপস্থিতি, ক্ষতির মূল্যায়ন সম্পর্কিত তথ্য, ক্ষতির ক্ষতিপূরণ দাবি বা চিহ্নিত লঙ্ঘন নির্মূলকরণ। প্রায়শই এই চিঠিপত্রটি নথি, ফটোগ্রাফ এবং স্বীকৃতি শংসাপত্রের অনুলিপি দ্বারা পরিপূরক হয়।
সুপারিশের চিঠিতে তৃতীয় পক্ষ বা সংস্থাকে মূল্যায়ন করা হয় এবং তাদের বৈশিষ্ট্য সরবরাহ করা হয়। নতুন অবস্থানের জন্য আবেদন করার সময় এই জাতীয় বার্তাগুলি প্রায়শই সাধারণ।
ব্যবসায়ের ইমেলের বৈশিষ্ট্য
আজকাল, ব্যবসায়ের চিঠিগুলির একটি বিশাল শতাংশ ই-মেল দ্বারা প্রেরণ করা হয়, তাই ব্যবসায়ের শিষ্টাচারের বিধিগুলিও বৈদ্যুতিন ব্যবসা যোগাযোগের জন্য প্রয়োজনীয়তা তৈরি করে।
প্রেরকের ঠিকানা মনোযোগ সহকারে পড়ুন। অনুরূপ মেলবক্স ঠিকানা সহ বার্তাগুলি দ্বারা আপনাকে সতর্ক করা উচিত: "কাপার্ক্যাট" বা "মিনি - বিকিনি"। নিয়মিত স্প্যাম ছাড়াও, এই জাতীয় ঠিকানা থেকে প্রাপ্ত বার্তাগুলিতে ভাইরাস থাকতে পারে।
সর্বদা আপনার বিষয় লাইন সংক্ষিপ্ত এবং বিন্দু রাখুন।
শিষ্টাচারটি মূল বার্তাটি উদ্ধৃত করার অনুমতি দেয় যাতে প্রাপক তাৎক্ষণিকভাবে বুঝতে পারে যে কী ঝুঁকির মধ্যে রয়েছে।
এটি সংযুক্তিতে অতিরিক্ত উপকরণ সংযুক্ত করার অনুমতি দেওয়া হয়।
ব্যবসায়িক যোগাযোগের ক্ষেত্রে শিষ্টাচারের নিয়মগুলি জানা এবং প্রয়োগ প্রেরককে একটি ভাল খ্যাতি অর্জন করতে এবং নতুন অংশীদারদের আকর্ষণ করতে সহায়তা করে।
