কিছু সংস্থা তাদের কাজে ব্যবসায়ের চিঠি ব্যবহার করে। তার মধ্যে একটি নিশ্চিতকরণ পত্র। এটি কোনও উপকরণ, তথ্য এবং অন্যান্য নথি প্রাপ্তির বিষয়টি নিশ্চিত করার জন্য প্রেরণ করা হয়েছে। এটি লিখিতভাবে এবং যে কোনও আকারে আঁকা। এই চিঠিটি সংকলনের পদ্ধতি কী?
নির্দেশনা
ধাপ 1
প্রতিষ্ঠানের লেটারহেডে নিশ্চিতকরণ লেটারটি তৈরি করুন, অবশ্যই এটি প্রয়োজনীয় নয়, তবে এটি আরও ভাল হবে। উপরের ডানদিকে, আপনার সংস্থার বিশদটি নির্দেশ করুন, নীচে এই ডকুমেন্টটি কাকে সম্বোধন করা হয়েছে তা লিখুন উদাহরণস্বরূপ, ভোস্টক এলএলসি-র জেনারেল ডিরেক্টর ইভানভ ইভানোভিচ।
ধাপ ২
অনেক সংস্থা লগগুলিতে আগত / বহির্গামী বার্তাগুলি রেকর্ড করে, তাই চিঠিপত্রের ক্রমিক নম্বর এবং সংকলনের তারিখটি রাখার পরামর্শ দেওয়া হয়। একই অ্যাড্রেসির বিশদগুলির জন্য একটি ফাঁকা রেখা ছেড়ে দিন।
ধাপ 3
এরপরে, কেন্দ্রে, শিরোনামটি নির্দেশ করুন, অর্থাত্, চিঠির বিষয়বস্তু, উদাহরণস্বরূপ, পরিষেবার জন্য মূল্য বৃদ্ধি সম্পর্কে। এর পরে, আপনি যে ব্যক্তির কাছে আবেদন করছেন তার নাম বা অবস্থান লিখুন, উদাহরণস্বরূপ, প্রিয় মিঃ ইভানভ। মনে রাখবেন যে কোনও সংক্ষিপ্তসার অনুমোদিত নয়।
পদক্ষেপ 4
তারপরে চিঠির উদ্দেশ্যটি লিখুন, উদাহরণস্বরূপ, "আমরা আপনাকে জানাব যে আমরা আপনার দামের তালিকাটি পড়েছি এবং ভবিষ্যতে সহযোগিতা করতে প্রস্তুত।"
পদক্ষেপ 5
নিম্নলিখিতটি চিঠির মূল অংশ, তবে এটির প্রয়োজন নেই। এখানে আপনি শর্তগুলি নির্দিষ্ট করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, যখন সহযোগিতা এবং অন্যান্য তথ্যের সাথে সম্মত হন।
পদক্ষেপ 6
এরপরে নিশ্চিতকরণের চিঠির চূড়ান্ত অংশটি আসে, যার বিষয়বস্তু অ্যাড্রেসির সাথে আপনার পরিচিতির ডিগ্রির উপর নির্ভর করে, এগুলি বাক্যাংশ হতে পারে: "আন্তরিকভাবে …", "আন্তরিকভাবে আপনার …" বা "শুভেচ্ছার সাথে।.. "।
পদক্ষেপ 7
সংযুক্তিগুলি নিশ্চিতকরণ পত্র পর্যন্ত আঁকতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, গ্রাফগুলি, কোনও গণনা। অপ্রয়োজনীয় তথ্য সহ চিঠিটি বিশৃঙ্খলা না করার জন্য এটি করা হয় এবং যাতে এটি সহজে পড়া যায়। পাঠ্যে, আপনাকে কেবল এই উত্সগুলি উল্লেখ করতে হবে।
পদক্ষেপ 8
চিঠির শেষে, মাথাটি অবশ্যই প্রতিষ্ঠানের স্বাক্ষর এবং সীল লাগাতে হবে। আপনার ব্যবসায়ের চিঠিটি মেইলে প্রেরণ করুন বা এটি ব্যক্তিগতভাবে হস্তান্তর করুন। কিছু লোক এটির জন্য ই-মেইল ব্যবহার করেন যা সময় সাশ্রয় করে।
