কোনও পরিষেবা চিঠি মেলের মাধ্যমে তৃতীয় পক্ষকে অবহিত করার একটি সাধারণ উপায়। অংশীদারের কাছে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য স্থানান্তর করার লিখিত নিশ্চয়তা থাকা বা যখন অন্য ধরণের যোগাযোগ ব্যবহার করা অসম্ভব তখন এটি ব্যবহার করা হয়। এই নথিতে অনেকগুলি বৈচিত্র রয়েছে, তবে এমন সাধারণ বিধি রয়েছে যা এই জাতীয় চিঠি প্রস্তুত করার সময় অবশ্যই বিবেচনায় রাখা উচিত।
প্রয়োজনীয়
লেটারহেড লেটারহেড
নির্দেশনা
ধাপ 1
শুরু করার জন্য, আপনার সংস্থার লেটারহেড এই অক্ষরগুলির জন্য বিশেষভাবে ডিজাইন করুন। স্ট্যান্ডার্ড লেটারহেড থেকে এটির প্রধান পার্থক্য হ'ল ব্যাঙ্কের বিশদ সহ ডাকঘরের উপস্থিতি। যদি আপনার এন্টারপ্রাইজে এটি না হয় তবে আপনার নিজের সংস্করণটি প্রস্তুত করুন। লোগোটি এখানে রাখুন এবং সংস্থার নাম, ব্যাঙ্কের বিশদ, ডাক ঠিকানা, টেলিফোন, ফ্যাক্স এবং যোগাযোগের জন্য ইমেলটি নির্দেশ করুন indicate
ধাপ ২
উপরের ডান কোণে, চিঠির অ্যাড্রেসিকে নির্দেশ করুন (সংস্থার নাম, ডাক ঠিকানা, অবস্থান, মাথার পুরো নাম)। যদি চিঠিটি বেশ কয়েকটি সংস্থাকে সম্বোধন করা হয়, তবে তাদের ঠিকানাগুলি একের পর এক স্থাপন করা হয়, তবে পরপর চারটির বেশি এবং নেতাদের উল্লেখ না করে। এখন সরাসরি চিঠির পাঠ্যে যান, যেহেতু এই দস্তাবেজটির নামটি (ক্রিয়াকলাপ, মেমো ইত্যাদির বিপরীতে) লিখেনি। পরিবর্তে, আপনি সংক্ষিপ্তভাবে চিঠির বিষয়টি, আপনার আপিলের মূল অংশটি - "বিলম্বিত পেমেন্ট সম্পর্কে", "শর্তাবলী পরিবর্তন সম্পর্কে", ইত্যাদি নির্দেশ করতে পারেন etc.
ধাপ 3
চিঠির পাঠ্যটি একটি ব্যবসায়িক স্টাইলে হওয়া উচিত। গুরুত্বপূর্ণ তথ্য পৌঁছে দেওয়ার সময় বিভ্রান্তি এড়াতে যথাসম্ভব সংক্ষিপ্তভাবে এবং সঠিকভাবে সারাংশটি বর্ণনা করুন State একটি চিঠি একটি ইস্যু সম্বোধন করা উচিত। আপনার এবং আপনার সঙ্গীর মধ্যকার সমস্ত সমস্যা এক চিঠিতে সমাধান করার চেষ্টা করবেন না। প্রত্যেককে পৃথকভাবে বিবেচনা করা উচিত, যেহেতু সেখানে বিভিন্ন পারফর্মার থাকতে পারে এবং এছাড়াও, আদালতে কোনও সিদ্ধান্তের প্রয়োজন হয় এমন বিরোধের ক্ষেত্রে এটি গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে। তদনুসারে, এক পৃষ্ঠার বাইরে অক্ষরের পরিমাণটি না দেখাই ভাল।
পদক্ষেপ 4
পরিশেষে, পরিশিষ্ট বিভাগে কোনও অতিরিক্ত নথি তালিকাভুক্ত করুন। পরিচালকের স্বাক্ষরের জন্য একটি স্থান ছেড়ে দিন এবং ব্রেকেকেটে তার স্বাক্ষরটি (ডারফ, আদ্যক্ষর) ডিক্রিফার করুন। কথোপকথনের জন্য অভিনয়কারীর পুরো নাম এবং অফিসের ফোন নম্বরটি অবশ্যই নির্দিষ্ট করে দিন। আপনার সুপারভাইজারের সাথে মূল নথিতে স্বাক্ষর করুন এবং বহির্মুখী নথি হিসাবে আপনার সংস্থা সচিবের সাথে চিঠিটি নিবন্ধ করুন।
