ব্যবসায়ের চিঠিপত্র অনেক উত্পাদন প্রক্রিয়া একটি অবিচ্ছেদ্য অঙ্গ। এটির একটি উল্লেখযোগ্য স্থান নিয়ন্ত্রণকারীগুলি সহ বিভিন্ন সংস্থার সরকারী আবেদনগুলির প্রতিক্রিয়া দ্বারা দখল করা হয়েছে। এই জাতীয় চিঠির জন্য, একটি অফিসিয়াল ব্যবসায়ের শৈলীর প্রয়োজন, এটি যথেষ্ট গ্রহণযোগ্য, তদতিরিক্ত, আমলাতান্ত্রিক মোড়গুলি ভাল। আপনার আবেদনের অনুপযুক্ত দাবি করা হলেও তাদের মধ্যে আবেগের কোনও স্থান নেই।
প্রয়োজনীয়
- - একটি কম্পিউটার;
- - ইন্টারনেট অ্যাক্সেস বা প্রিন্টার;
- - কোম্পানি লেটারহেডে;
- - ঠিকানা, অফিসিয়াল অফিসে মেল, কুরিয়ার বা ব্যক্তিগত দর্শন (সমস্ত ক্ষেত্রে নয়);
- - আপনি যে চিঠিতে সাড়া দিচ্ছেন তার পাঠ্য।
নির্দেশনা
ধাপ 1
আপনার প্রতিক্রিয়া লিখতে লেটারহেড ব্যবহার করুন। চিঠিতে একটি বহির্গামী নম্বর নির্ধারণ করতে ভুলবেন না, সচিবের সাথে বা অফিসে এটি নিবন্ধ করুন এবং তারিখটি রাখুন।
ধাপ ২
যার স্বাক্ষরটি চিঠির নিচে রয়েছে সেই ব্যক্তির উত্তরে সম্বোধন করুন। সাধারণত এটি আদ্যক্ষর সহ শিরোনাম এবং উপাধি উপস্থাপন করে। তার নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতা খুঁজে বের করার চেষ্টা করুন। ইন্টারনেট বা চিঠিটি এসেছে এমন সংস্থা থেকে সরাসরি কোনও সংস্থার মাধ্যমে এটি করুন। সাধারণত সরকারী চিঠির নীচে অভিনয়কারীরের নাম এবং তার ফোন নম্বর নির্দেশিত হয়। প্রয়োজন দেখা দিলে এই তথ্যটি আরও কথোপকথনের জন্য কার্যকর হবে। তবে উত্তরটি সেই ব্যক্তির নামে নির্দেশিত হওয়া উচিত যার স্বাক্ষর আপনার কাছে আসা আপিলের অধীনে। উত্তরের "শিরোনাম" এ তার আদ্যক্ষর যথেষ্ট। তবে চিঠিটি অবশ্যই নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতার সাথে একটি ঠিকানা দিয়ে শুরু করা উচিত: "প্রিয় ইভান ইভানোভিচ!"
ধাপ 3
আপনার জবাবের একেবারে গোড়ার দিকে, চিঠির আউটপুট ডেটাটি নির্দেশ করুন। সাধারণত, সরকারী আপিলগুলিতে একটি বহির্গামী সংখ্যা থাকে, তারিখটি বাধ্যতামূলক। প্রথম বাক্যাংশটির সাধারণভাবে গ্রহণযোগ্য শব্দ: "আপনার চিঠির প্রতিক্রিয়াতে (আবেদন, তথ্য অনুরোধ, দাবি, অভিযোগ - পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে) না এবং তাই এবং এরকম এবং এরকম একটি সংখ্যা থেকে আমরা এটি প্রয়োজনীয় বিবেচনা করি (বিকল্প - আমরা নিম্নলিখিত) রিপোর্ট করতে পারেন।"
পদক্ষেপ 4
তারপরে চিঠিতে যে প্রশ্নগুলি রয়েছে সেগুলি একই ক্রমে সেগুলি দেওয়া হয়েছে সেগুলির উত্তর দিন।
পদক্ষেপ 5
যদি, আপনার মতে, চিঠির লেখক দ্বারা ব্যক্তিগতভাবে বা আপনার সংস্থার বিরুদ্ধে যে কোনও দাবি বা দাবী বেআইনী হয়ে থাকে, তবে তারা ইঙ্গিত দেয় যে তারা সন্তুষ্ট হতে পারে না এবং কারণ ব্যাখ্যা করতে পারে না, বর্তমান আইনটির বিধানগুলি উল্লেখ করে, যা আপনার মতামত, বিপরীত।
পদক্ষেপ 6
আপনার উত্তরের শেষে "সম্মান" বাক্যাংশটি ব্যবহার করুন। আপনি যদি মনে করেন যে ঠিকানাটি শ্রদ্ধার যোগ্য নয় তবে আপনাকে এটি করতে হবে। তবে এই মত প্রকাশের দরকার নেই। আপনার শিরোনাম, উপাধি এবং আদ্যক্ষর পাশাপাশি অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না। আপনি যদি কোনও কাগজের প্রতিক্রিয়া জমা দিচ্ছেন তবে দয়া করে এটির স্বাক্ষর রাখুন।
