ব্যবসায়িক যোগাযোগ স্থাপনের জন্য প্রথম প্রভাবগুলি সর্বদা গুরুত্বপূর্ণ, বিশেষত যদি টেলিফোনে কথোপকথনের মাধ্যমে সহযোগিতা শুরু হয়। ব্যবসায়ের কথোপকথনের শুরুটিকে চূর্ণবিচূর্ণ হওয়া থেকে রোধ করতে টেলিফোনের শিষ্টাচারের কয়েকটি নিয়ম পালন করা প্রয়োজন।
নির্দেশনা
ধাপ 1
ব্যাকগ্রাউন্ড শোনার যত্ন নিন। কোলাহলপূর্ণ রাস্তায় বা পাবলিক ট্রান্সপোর্টে যাওয়ার সময় একটি গুরুত্বপূর্ণ কল করা সবচেয়ে ভাল সমাধান নয়। কথোপকথক আপনাকে শুনবে না, তবে গাড়ির গর্জন, যার ফলশ্রুতিতে কথোপকথনটি ধারাবাহিক প্রশ্ন এবং ব্যাখ্যাগুলির একটি ধারাবাহিকতায় রূপান্তরিত হবে। আপনি বাড়ি বা কর্মস্থলে না যাওয়া পর্যন্ত একটি শান্ত উঠোনের সন্ধান করুন বা কলটি স্থগিত করুন।
ধাপ ২
তোমার পরিচিতি দাও. আপনি ইতিমধ্যে এই নম্বরটি কল করে থাকলেও আপনার প্রথম নাম, পদবি এবং আপনি যে সংস্থায় কাজ করছেন তার নাম পরিষ্কারভাবে উচ্চারণ করতে ভুলবেন না। এটি যদি আপনার প্রথম কল হয় তবে আপনাকে আপনার শেষ নামটি কয়েকবার বলা দরকার যাতে কথোপকথক এটি সঠিকভাবে শোনেন। যাতে এটি খুব বেশি অনুপ্রবেশজনক না লাগে, ততক্ষণে নিজের শেষ নামটি দিয়ে নিজেকে পরিচয় করিয়ে দিন এবং তারপরে আপনার পুরো নাম যুক্ত করে এটি পুনরাবৃত্তি করুন।
ধাপ 3
নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনি সঠিক জায়গায় পৌঁছেছেন এবং যার সাথে আপনি পরিকল্পনা করেছেন তার সাথে কথা বলুন। কথোপকথনকারী নিজের পরিচয় না দেওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন বা নিজের ফোনের জবাব দেওয়া সেই কর্মচারীর সংস্থার নাম, নাম, উপাধি এবং অবস্থান নির্দিষ্ট করুন। ভবিষ্যতে, আপনি কেবল সচিবের সাথে কথা বললেও, নাম দ্বারা কথোপকথনকে সম্বোধন করুন।
পদক্ষেপ 4
এই মুহুর্তে অন্য ব্যক্তির পক্ষে কথা বলা সুবিধাজনক কিনা তা পরীক্ষা করে দেখুন। কথোপকথনের মাঝখানে বাধা না হয়ে অন্য ব্যক্তি কথোপকথনের জন্য কতটা প্রস্তুত তাৎক্ষণিকভাবে জানা ভাল। যদি আপনাকে পরে আবার কল করতে বলা হয়, দয়া করে কখন এটি সুবিধাজনক হবে তা পরীক্ষা করে দেখুন। জিজ্ঞাসাবাদী উদ্দীপনা সহ একটি স্বীকৃত বাক্যাংশ বলা ভাল। উদাহরণস্বরূপ: "আমি কি 20 মিনিটের মধ্যে আপনাকে আবার কল করব?" যদি কথোপকথনকারী নিজে থেকে প্রস্তাব না দেয় তবে তাদের নিজেরাই ফোন করতে বলবেন না।
পদক্ষেপ 5
আপনার কলটির উদ্দেশ্য সরবরাহ করুন। বিভ্রান্তিকর নির্মাণ, দীর্ঘ বাক্য ব্যবহার না করার চেষ্টা করুন। প্রতিটি বাক্যে একটি মাত্র চিন্তা থাকতে হবে short সংক্ষিপ্ত, স্পষ্ট এবং কেবলমাত্র বিন্দুতে। অন্য ব্যক্তি প্রশংসা করবে যে আপনি তাদের সময় সাশ্রয় করছেন। উদ্বিগ্ন হয়ে পড়লে, অনেকে তাদের বক্তব্যের টেম্পো দ্রুততর করে। এটি এড়াতে চেষ্টা করুন। আপনার শান্তভাবে এবং ধীরে ধীরে যথেষ্ট কথা বলা উচিত যাতে অন্য ব্যক্তি আপনার বক্তৃতার প্রবাহে শব্দটি.োকাতে পারে। আপনার একঘেয়ে কথা বলা উচিত নয়: আপনার মনে সমস্ত যৌক্তিক চাপ চাপ দিন, বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ বাক্যাংশগুলি আপনার ভয়েসের সাথে হাইলাইট করুন।
