একটি ব্যক্তিগত ফাইল হ'ল কোনও কর্মচারীর জন্য নথিগুলির সম্পূর্ণ ভলিউম, এতে কর্মচারী সম্পর্কে প্রয়োজনীয় ব্যক্তিগত তথ্য এবং তার জ্যেষ্ঠতার ডেটা থাকে। ব্যক্তিগত ফাইল প্রতিটি কর্মচারীর জন্য পৃথক পৃথক ফোল্ডারে রাখা হয়। কর্মচারীর ব্যক্তিগত ফাইলটি কর্মচারী সম্পর্কে সুবিধামত পদ্ধতিতে পদ্ধতিবদ্ধ করা সম্ভব করার জন্য, এর গঠনের জন্য কয়েকটি বিধি রয়েছে।
নির্দেশনা
ধাপ 1
মনে রাখবেন যে ব্যক্তিগত ফাইল কেবলমাত্র জনসেবা প্রতিষ্ঠানের কর্মচারীদের জন্য বাধ্যতামূলকভাবে পরিচালিত হয়, অন্য সমস্ত নিয়োগকর্তা তাদের বিবেচনার ভিত্তিতে ব্যক্তিগত বিষয় পরিচালনা করবেন কিনা তা স্থির করেন। একই সময়ে, যদি কর্মীদের ব্যক্তিগত ফাইল পরিচালনার বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়, তবে অফিসের কাজের নিয়ম অনুসারে ডকুমেন্টেশনটি আঁকতে হবে।
ধাপ ২
একজন কর্মচারীর ব্যক্তিগত ফাইলের মধ্যে কর্মচারীর প্রোফাইল, তার জীবনী, সুপারিশ এবং বৈশিষ্ট্য, শিক্ষার বিষয়ে নথি ইত্যাদি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যথেষ্ট পরিমাণে ডকুমেন্টেশন an
ধাপ 3
দলিলগুলির অভ্যন্তরীণ তালিকা তৈরি করুন - এটি প্রথম দস্তাবেজ যা ক্ষেত্রে বিনিয়োগ করা হয়। যেহেতু ব্যক্তিগত ফাইল কালানুক্রমিক ক্রমে গঠিত হয়, তাই জায়গুলি একইভাবে সংকলিত হয়। সুতরাং, তালিকাতে নিয়োগের সময় নিয়োগের সময় কর্মীর কাছ থেকে আঁকানো এবং প্রাপ্ত নথিগুলির পুরো তালিকা। ভবিষ্যতে, নতুন ডকুমেন্টেশন প্রাপ্তির পরে, দস্তাবেজগুলি মামলায় ফাইল করুন এবং সেগুলি কালানুক্রমিক ক্রমে তালিকাতে প্রবেশ করুন।
পদক্ষেপ 4
কোনও কর্মীর ব্যক্তিগত ফাইল বজায় রাখার সময় প্রতিটি দায়েরকৃত নথিতে একটি ক্রমিক নম্বর নির্ধারণ করুন। পৃথক নম্বর সহ পৃষ্ঠাগুলি লেবেল করুন। এছাড়াও, নথির বিভাগের উপর নির্ভর করে এটিকে একটি বিশেষ সূচি নির্ধারণ করুন।
পদক্ষেপ 5
ব্যক্তিগত ফাইল নথির অভ্যন্তরীণ তালিকাতে ডেটা প্রবেশ করার সময়, প্রতিটি নথির ক্রমিক নম্বর এবং সূচি, নথির পুরো নাম এবং এই নথিটি যে ক্ষেত্রে দখল করে সে ক্ষেত্রে শিটের সংখ্যা সম্পর্কে তথ্য নির্দেশ করুন। মামলার সাধারণ অ্যারে থেকে আলাদাভাবে যে শীটগুলিতে জায়টি চালানো হয় তার নাম্বার দিন। আপনার নিজের স্বাক্ষর এবং অবস্থানটি নির্দেশ করে এর প্রতিলিপি দিয়ে অভ্যন্তরীণ তালিকা নিশ্চিত করুন। অভ্যন্তরীণ ইনভেন্টরি সঠিকভাবে পূরণ করা আপনাকে কর্মীদের ব্যক্তিগত ফাইলগুলি পদ্ধতিবদ্ধ করতে এবং কর্মচারী সম্পর্কে সুবিধাজনক এবং দক্ষ সম্পর্কে তথ্য অ্যাক্সেস করতে দেয়।
